Depuis mars 2020, beaucoup ont connu et subi le télétravail obligatoire et les bureaux vides. Initier et intégrer les collègues qui viennent de rejoindre l’équipe à distance est un véritable défi.
Au cours des derniers mois, de nombreuses PME ont pu avoir leur propre expérience de ce processus. Une nouvelle étude montre comment elles s’en sont sorties : voici un résumé des observations les plus importantes pour la pratique.
Chronique d’Yves Alain Studer
Les nouveaux processus d’onboarding se sont multipliés durant la crise sanitaire, et la majorité d’entre eux s’est faite numériquement. Cette numérisation a été un véritable défi, pour les PME notamment. Il suffit pourtant de peu de choses pour compléter un processus d’onboarding digital ou du moins hybride. L’important est que les nouveaux collaborateurs et collaboratrices sachent ce qu’il faut faire, se sentent bienvenus dans l’équipe et connaissent les valeurs de l’entreprise. Les grands principes de l’onboarding sont identiques, même s’il se fait en ligne, même s’il demande un peu de connaissances techniques, d’imagination et de flexibilité.
La question centrale des interactions humaines, comme l’intégration sociale et l’intégration axée sur les valeurs, comporte de nombreux écueils à cause des attentes cachées ou erronées, des malentendus, des mauvaises interprétations et des omissions supposées qui peuvent survenir durant l’onboarding. L’absence de rencontres spontanées et la communication verbale limitée viennent encore exacerber ces problèmes d’intégration.
Pour éviter ces difficultés, il convient d’abord de définir les deux termes ci-dessous.
- Intégration sociale : la personne qui vient d’arriver découvre son nouvel environnement et trouve sa place au sein de l’entreprise. Les interactions sociales développent les relations avec les responsables, le reste de l’équipe et la clientèle. L’intégration sociale est réussie si le nouveau collaborateur ou collaboratrice a un sentiment d’appartenance. Dans ce processus, le parrain ou la marraine joue un rôle central.
- Intégration axée sur les valeurs : le nouveau collaborateur ou collaboratrice prend connaissance des objectifs et des valeurs de l’entreprise, non seulement en consultant les documents écrits, mais avant tout en observant des exemples concrets.
Diverses études montrent que les raisons les plus fréquentes d’une démission durant la période d’essai ne sont pas liées à des aspects techniques, mais à des questions de « mauvaise alchimie » ou d’ « incapacité à concilier des idées différentes pour gérer les procédures et les priorités ». En termes plus directs : l’onboarding a échoué sur le plan social.
Dans les PME, particulièrement durant cette période où le télétravail est toujours plus fréquent, l’intégration sociale et axée sur les valeurs est une tâche ardue pour les responsables. Un supérieur ou une supérieure hiérarchique qui lève les yeux au ciel lorsque quelque chose se passe mal donne une mauvaise impression. Il faut plutôt insister sur les réussites et l’esprit d’équipe. Les nouveaux collaborateurs et collaboratrices remarquent vite si les valeurs prônées par l’entreprise ne sont pas appliquées dans la pratique. Dans le meilleur des cas, cela peut mener à une déception, dans le pire, à une démission avant la fin de la période d’essai. Dans le langage RH, on appelle cela une fluctuation prématurée.
En télétravail, toute interaction devient un acte de volonté, car il n’y a plus de rencontres spontanées devant la machine à café ou de blagues lancées lorsqu’on se croise dans un couloir. L’intégration sociale ne doit donc plus être laissée au hasard : il faut qu’elle soit aussi structurée et planifiée que l’intégration technique. Les nouveaux arrivants et arrivantes ont besoin de nombreux échanges et d’une communication riche, qui doivent être assurés même en télétravail. Les coûts d’un échec sont simplement trop grands.
Le home office est un véritable lieu de travail
L’onboarding virtuel a été une première pour de nombreux responsables, qui ont dû trouver empiriquement un équilibre entre le contrôle et la confiance, la proximité et la distance, l’intégration et la supervision. Même si le télétravail des employés et employées actuels demande quelques efforts, leurs responsables savent comment ces personnes fonctionnent. Ce n’est pas le cas des nouveaux arrivants : c’est pourquoi leur supervision nécessite un peu de sensibilité et de confiance. Pour assurer un équilibre entre le contrôle, la confiance et le respect de la vie privée lors du télétravail et remplacer les discussions informelles qui ont lieu durant les pauses, une communication intense est indispensable. Des réunions virtuelles régulières et des retours fréquents assurent une structure au télétravail quotidien.
10 conseils pratiques pour un onboarding réussi
- Définissez des processus d’onboarding numériques avec des règles claires sur la marche à suivre. Pour ce faire, créez une liste et déterminez des processus contraignants.
- Parlez du télétravail déjà lors de l’entretien d’embauche.
- Lors de l’onboarding en ligne, veillez à des conditions cadres techniques optimales.
- Ne vous contentez pas d’un onboarding technique. L’intégration sociale et axée sur les valeurs est tout aussi importante.
- Lors de la première phase d’onboarding, discutez de manière complète et ouverte des conditions cadres et des détails de la collaboration. Soyez honnête et complet afin d’éviter les fausses attentes.
- Conservez ou introduisez un système de parrainage, qui a fait ses preuves dans l’onboarding numérique.
- Assurez-vous qu’il ait assez de matériel d’information accessible en ligne (présentations, wikis internes, autres supports), et encouragez ainsi un travail autonome.
- Veillez à des retours réguliers non seulement entre collègues, mais aussi de la part des responsables. Pour éviter les malentendus, il est recommandé d’instaurer des moments d’échange.
- Évaluez les processus grâce à des indicateurs qualitatifs et quantitatifs. Parmi les indicateurs clés de performance, on compte le nombre d’entretiens, le taux de fluctuation prématurée, l’évaluation des entretiens de la période d’essai et le taux de formation.
- Représentez activement les valeurs de votre entreprise et faites les valoir également dans l’environnement numérique, par exemple lors de rencontres virtuelles, de pauses café en ligne ou d’une présence flexible au bureau. Dans les petites entreprises, c’est souvent le directeur ou la directrice, ou le/la propriétaire, qui s’en charge.
En conclusion
L’onboarding, qu’il ait lieu sur place à distance, est un processus important qui doit être structuré et planifié. L’intégration technique se déroule généralement sans problème, car les outils de travail sont souvent numériques. L’intégration sociale et axée sur les valeurs est, en revanche, une tâche plus difficile. Comme les interactions spontanées du bureau ne peuvent pas avoir lieu, il est nécessaire de définir des règles claires, de faire preuve de créativité et d’encourager tout le monde à participer. Une communication transparente et régulière permet d’éviter les mauvaises surprises.
L’étude
Cet article est un résumé du mémoire de maîtrise « Onboarding von neuen Mitarbeitenden im Home-Office » d’Yves Alain Studer, rédigé dans le cadre du MAS Arbeit 4.0. La partie théorique présente la structure idéale de l’onboarding, les effets sur l’entreprise si celui-ci échoue et les étapes pour qu’il se déroule bien. La partie pratique présente les réponses de huit experts et expertes au sujet des difficultés d’un onboarding entièrement virtuel et la manière dont les entreprises l’ont mis en place. Comme les pratiques sont différentes dans les grandes entreprises, seuls des représentants et représentantes de PME ont répondu aux questions. Le travail comprend également des directives concrètes pour l’onboarding numérique.
Yves-Alain Studer a 10 ans d’expérience dans les RH et accompagne les nouveaux collaborateurs et collaboratrices, ainsi que leurs responsables, durant cette époque de « nouvelle normalité ».
