La protection des données est essentielle dans le recrutement. Les dossiers de candidature et les données personnelles qu’ils contiennent (p. ex. nom, adresse email, photo, domicile) sont des données considérées comme très sensibles et dignes de protection. C’est pourquoi la législation sur la protection des données en vigueur doit être respectée lors du traitement de ces données, qu’elles soient numériques ou sur papier. L’essentiel en bref :

Traitez les dossiers de candidature avec toutes les précautions et la confidentialité nécessaires et protégez-les de tout accès non autorisé.

Notre contribution

Notre espace de gestion des candidatures permet un processus de recrutement conforme à la loi suisse sur la protection des données (LPD). Nous informons les candidat-e-s sur le traitement de leurs données et sur leurs droits d’accès par le biais de notre Déclaration de confidentialité. En outre, nous veillons à ce que le traitement et la suppression des données par le système soit conforme à la législation sur la protection des données (LPD) et, dans la mesure où la loi est applicable dans un cas spécifique, au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Votre responsabilité

En tant qu’utilisateur-rice, vous êtes également responsable du respect des lois en vigueur en matière de protection des données, en particulier lorsque vous copiez des données de l’espace de gestion des candidatures, les enregistrez sur votre ordinateur, les imprimez, les transmettez par email ou les utilisez de toute autre manière.

Vous trouverez de plus amples informations auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Détruisez les dossiers de candidature (au format papier ou numérique) à l’issue du processus de candidature.

Pas de conservation à durée indéterminée des dossiers de candidature

En principe, la législation sur la protection des données n’autorise pas la conservation des dossiers de candidature pour une durée indéterminée. Les dossiers de candidature, qu’ils soient au format numérique ou papier, doivent être entièrement effacés, détruits ou retournés dans les six mois suivant la fin du processus de candidature. Si vous avez imprimé des dossiers de candidature, les avez envoyés par e-mail ou les avez enregistrés sur votre ordinateur, vous devez également effacer complètement ces dossiers de candidature des systèmes et des lieux de stockage correspondants.

Afin de pouvoir répondre à d’éventuelles accusations, notamment en matière de discrimination, la suppression, la destruction ou la restitution peut avoir lieu entre trois et six mois au plus tard après la fin de la procédure de candidature.

Les dossiers de candidature doivent-ils aussi être supprimés si le/la candidat-e est engagé⸱e ?

Même si le candidat ou la candidate est engagé-e, les données de candidature qui ne sont pas nécessaires à l’établissement, à l’exécution et à la résiliation d’un rapport de travail doivent être effacées, détruites ou restituées.

Les dossiers de candidature peuvent-ils être conservés pour une durée prolongée ?

Un stockage plus long des données de candidature n’est possible qu’avec le consentement – idéalement écrit – du candidat ou de la candidate, qui peut être révoqué à tout moment. Lors de l’obtention du consentement, des informations doivent être fournies sur le type de données personnelles collectées, la finalité du traitement, la base juridique et la durée du traitement, ainsi que sur les éventuels transferts de données et les droits du candidat ou de la candidate, conformément à la LPD et au RGPD.

Ne prenez pas vos obligations à la légère

Les employeurs devraient prendre au sérieux leurs obligations en matière de protection des données dans le cadre du recrutement. Le non-respect de la LPD et du RGPD et de leurs obligations, y compris le non-respect des obligations d’information ou de diligence, peut entraîner une lourde amende pour les responsables.

Clause de non-responsabilité

Le contenu de cet article est fourni à titre d’information uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. Il n’existe aucune garantie quant à l’exactitude, l’exhaustivité et l’actualité des informations contenues dans l’article. Veuillez consulter un avocat pour obtenir des conseils juridiques.