Guide de recrutement
Comment rédiger une réponse négative ?
Adressez-vous personnellement au candidat
S’adresser à chacun des candidats par son nom semble être un travail fastidieux, mais ce détail peut être décisif sur le plan de la considération des candidats. Personne ne veut être « un parmi tant d’autres ».
Chère Madame Martin,
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise. Nous apprécions tout le travail que vous avez investi dans votre dossier de candidature.
Utilisez des formules aussi personnelles que possible
Du moment que vous avez établi un contact personnel avec les candidats et que vous avez appris à les connaître, vous devriez vous occuper d’eux. Plus le contact que vous avez noué avec eux est étroit, plus la lettre de refus doit être personnalisée.
Je vous remercie pour notre entretien très enrichissant. Votre parcours ainsi que les formations continues que vous avez suivies sont très intéressants.
Justifiez et restez honnête
Lorsqu’un candidat reçoit un refus, il aimerait généralement savoir pourquoi il n’a pas obtenu le poste. Ici aussi, l’honnêteté paie sur le long terme car c’est la seule façon pour que le candidat puisse évaluer sa situation et améliorer sa recherche d’emploi.
Néanmoins, d’autres candidats correspondent encore mieux à notre profil de recherche.
Cependant, nous avons constaté que d’autres candidats étaient mieux qualifiés pour ce poste.
Nous nous permettons toutefois de vous conseiller d’améliorer la présentation et la clarté de votre CV.
Evitez les courriers standards et les formules toutes faites
Les réponses négatives aussi peuvent être formulées de façon élégante, afin de laisser une bonne impression de l’entreprise et d’inciter les talents refusés à renvoyer leur candidature dans le futur. Les phrases impersonnelles et vides de sens ne constituent qu’une perte de temps pour les deux parties.
Chère candidate, cher candidat
En raison de circonstances diverses, nous sommes malheureusement dans l’obligation de vous répondre par la négative.
Respectez le délai de réponse
A la deuxième place, juste derrière l’absence totale de réponse, on trouve la réponse tardive. Les candidats recevant une réponse seulement deux mois après l’envoi de leur dossier non seulement sont déçus, mais ils sentent également qu’on leur manque de respect. Le délai varie d’un secteur à l’autre, mais une première réponse doit impérativement être envoyée deux à trois semaines après la réception du dossier.
En référence à votre dossier de candidature que vous nous avez envoyé la semaine dernière / il y a deux semaines, …
Laissez une bonne impression
Même si un candidat reçoit une réponse négative, il peut garder une bonne impression de l’entreprise. En suivant les conseils ci-dessus, vous y arriverez sans efforts. Et cela constitue un vrai plus pour votre marque employeur.
Nous espérons que vous garderez une bonne impression de notre entreprise malgré notre réponse négative. Pour notre part, nous n’excluons pas une collaboration dans le futur. Gardez un œil sur nos offres d’emploi sur www.entrepriseXY.ch/emploi. Nous serions ravis de recevoir à nouveau votre candidature.
Pour que vous ne perdiez pas le rythme des dernières évolutions en matière de RH et de recrutement, nous avons résumé pour vous les 10 principales tendances à suivre.
« Gardez au chaud » les bons candidats
Parfois, plusieurs bons candidats envoient leur dossier pour la même place. C’est pourquoi il vaut la peine de leur demander si vous pouvez garder leur dossier pour une future occasion. Ou alors, vous avez un autre poste à pourvoir, qui conviendrait encore mieux à un candidat.
Le poste pour lequel vous vous êtes porté candidat a déjà été pourvu. Toutefois, nous trouvons votre profil intéressant et garderions volontiers votre dossier au cas où une place se libère dans le futur.
Donnez toujours une réponse
Si le processus est désagréable et que les dossiers s’accumulent, vous devez tout de même donner une réponse à chacun des candidats. D’une part pour les informer ; d’autre part pour clarifier la situation.
Nous aurions aimé vous inviter à un entretien d’embauche pour vous donner la possibilité de nous convaincre, malheureusement il ne nous est pas possible de nouer un tel contact avec tous les candidats.