Vous avez trouvé le collaborateur idéal ? Avant que cette personne ne commence dans votre entreprise, vous devez d’abord clarifier et organiser certaines choses.

Clarifier les éléments administratifs en amont

Assurez-vous que le contrat de travail soit signé avant le premier jour. Recueillez toutes les données du futur collaborateur que vous n’avez pas obtenues dans son dossier, comme son numéro AVS, son compte bancaire, etc. Souvenez-vous qu’un permis de séjour valable est nécessaire pour les étrangers.

Préparer le poste de travail

Le poste de travail est l’élément le plus important du premier jour. Il doit être prêt dès le départ. Assurez-vous que tous les outils de travail soient à disposition et qu’ils fonctionnent correctement.

• L’ordinateur est-il entièrement installé ?
• Le collaborateur a-t-il accès à tous les programmes nécessaires ainsi qu’au serveur de l’entreprise ?
• Une adresse email personnelle a-t-elle été préparée ?
• Le poste de travail comprend-il des stylos, des blocs-notes, les outils de travail importants ou les appareils nécessaires ?
• Le collaborateur a-t-il besoin d’un uniforme ou de vêtements de protection particuliers ?

Préparer les clés, badges, etc.

• Le personnel a-t-il besoin d’une clé pour entrer dans le bâtiment de l’entreprise ?
• Est-ce qu’il faut un code pour la porte d’entrée ?
• Les collaborateurs ont-ils besoin d’un document d’accès ou d’un badge pour la saisie du temps de travail et reçoivent-ils une carte pour la cantine ?

Informer le personnel sur l’arrivée

Informez les collaborateurs par téléphone ou par écrit sur leur arrivée à l’entreprise, idéalement déjà quelques semaines avant leur premier jour de travail.

Penser au cadeau d’accueil

Il ne s’agit certes pas d’une obligation, mais recevoir un petit cadeau d’accueil le premier jour influe grandement sur la motivation d’un nouvel employé. Que ce soit un bouquet de fleurs, une boîte de chocolats ou une bouteille d’eau, le collaborateur appréciera que l’entreprise ait pensé à son arrivée.

Préparer les premières tâches et un programme d’introduction

Pour éviter que votre employé ne sache pas quoi faire pendant les premières heures ou les premiers jours de travail au bureau ou à l’atelier, pensez à l’avance aux tâches qu’il pourrait commencer par accomplir.

• Mettez à sa disposition de la documentation générale sur l’entreprise, comme des brochures d’information ou des présentations de la société, afin qu’il puisse s’imprégner de la culture d’entreprise et s’y acclimater dès les premiers jours.
• Préparez un programme d’introduction, où vous mettez en contact le nouveau collaborateur avec des collègues spécialistes au sein de l’entreprise. Ces derniers lui expliqueront leurs tâches et leur rôle, afin que le nouvel employé se fasse rapidement une idée de l’activité de l’entreprise et qu’il apprenne à connaître ses collègues.
• Parfois, surtout dans les grandes entreprises, il vaut la peine d’attribuer un « parrain » au nouvel employé. Celui-ci s’occupera de son arrivée, répondra à ses questions et tiendra le rôle de référent principal. Le parrain ne doit pas nécessairement être le supérieur ou le responsable RH.