L’essor du télétravail a transformé notre manière de travailler. Ce qui est valable pour les employés, l’est aussi pour les managers qui doivent désormais gérer leur équipe à distance un ou plusieurs jours par semaine. Voici nos dix conseils pour y parvenir au mieux.
1. Expliquer clairement les missions de chacun
Pour un management à distance réussi, la première étape consiste à organiser en amont le travail. Cela passe par le choix des canaux de communication (le logiciel de messagerie, celui de téléphonie, ainsi que les autres programmes de bureautique), les heures de la journée durant lesquelles vous estimez que votre équipe doit être joignable, sans oublier les missions dévolues à chacun. Ce dernier point est particulièrement essentiel. En effet, pour que chaque collaborateur se sente à son aise en télétravail ou home office, il convient de lui expliquer avec clarté ce que vous attendez de lui. Cette communication initiale doit aussi permettre aux employés de vous faire part de leurs éventuelles questions.
3. Miser sur des outils performants
Lorsqu’une entreprise décide d’accorder une place plus importante au télétravail, il est fondamental qu’elle dispose d’outils de communication performants. Une connexion internet rapide, des ordinateurs portables pour chaque collaborateur ainsi que des smartphones fonctionnels sont la base d’une telle démarche. Il faut y ajouter des logiciels qui permettent de partager des informations ou des documents à distance. On peut notamment citer Dropbox, Monday, Skype, Slack ou encore Google Drive.
3. Responsabiliser les membres de votre équipe
Que ce soit en présentiel ou à distance, un manager efficace doit toujours veiller à responsabiliser chaque membre de son équipe. Cela implique, comme nous l’avons vu, la définition claire des tâches à réaliser et des échéances à tenir, mais aussi le maintien d’une communication manager-employé individuelle. Le but est d’éviter de perdre le lien avec vos équipes, cela pourrait créer des sentiments d’isolement néfastes aux performances. En outre, vous vous en rendrez rapidement compte, certains travailleurs se responsabilisent très rapidement alors que d’autres ont besoin d’une période d’adaptation.
4. Répondre dans les meilleurs délais
Pour discuter des stratégies, des nouveaux défis à relever ou tout simplement pour désamorcer un conflit, un manager doit être capable de répondre dans les meilleurs délais aux sollicitations par e-mail ou WhatsApp de ses équipes. Cela ne veut pas dire qu’il doit se précipiter au moindre message pour y apporter une réponse dans la minute ou le quart d’heure, un délai maximum de 24 heures est généralement admis pour éviter de décourager l’employé. Si ce délai est régulièrement dépassé, cela pourrait ralentir le rythme de travail de l’ensemble de l’équipe.
5. Montrer que vous savez accorder votre confiance
Un manager qui a confiance en lui est un manager qui sait accorder sa confiance à ses équipes. Ce principe est essentiel car pour manager à distance il convient d’établir une relation de confiance mutuelle et donc une certaine liberté dans le travail. Cela passe aussi par le fait de témoigner du respect et de la considération à vos employés. L’écueil à absolument éviter consiste à vouloir les surveiller en permanence en leur demandant plusieurs fois par jour s’ils avancent bien, s’ils ont besoin d’aide ou s’ils arriveront à mener à terme leur tâche. Enfin, pensez à tenir compte des heures de pause (notamment à midi) tout en respectant la vie privée de chacun.
6. Prévoir des moments de retrouvailles
Ce n’est pas parce que les employés se retrouvent plusieurs jours par semaine à distance qu’il faut pour autant oublier de se retrouver. Ces moments de retrouvailles sont absolument fondamentaux pour maintenir les équipes soudées. Ils peuvent être réalisés en fin de journée au sein même de l’entreprise ou à l’extérieur dans un bar, par exemple. Vous pouvez aussi imaginer des activités plus récréatives comme des escape games, des séances de cinéma ou encore des sessions de sport en commun.
7. Intensifier la culture du feedback
Un management participatif permet souvent de valoriser les prises d’initiatives. Pour y parvenir, il convient d’avoir des échanges réguliers avec vos collaborateurs. Vous pouvez, par exemple, prévoir une courte réunion hebdomadaire à distance ou en présentiel pour faire le point en tête à tête avec les membres de votre équipe. Ces derniers doivent suffisamment se sentir en confiance pour vous faire remonter leurs feedbacks de la semaine. Qu’ils soient positifs ou négatifs.
8. Accroître l’esprit d’équipe
Lorsque tous les employés sont en présentiel, il est parfois difficile de maintenir un solide esprit d’équipe. Mais lorsque ces derniers travaillent à distance, le défi est encore plus grand de favoriser une cohésion de groupe. C’est pourtant un aspect fondamental dans vote rôle de manager. Pour accroître ce fameux team spirit, outre votre capacité à fédérer les membres de votre équipe autour d’un projet commun, il existe quelques petits gestes quotidiens qui peuvent être très appréciés. Comme de passer un coup de fil à un collaborateur qui rentre de vacances ou qui fête son anniversaire, d’organiser une réunion hebdomadaire incluant tous les employés ou encore d’organiser, par exemple, un café virtuel en visioconférence.
9. Estimer l’évolution des performances
L’agilité apportée par le télétravail permet souvent d’accroître la productivité des collaborateurs. Souvent, mais pas toujours. Après une certaine période d’adaptation, vous pouvez prendre un moment afin d’estimer les performances de vos équipes qui travaillent en partie à distance. Cette évaluation vous permettra d’ajuster certains paramètres et de remotiver certains employés qui semblent peut-être moins à l’aise avec le télétravail. N’hésitez pas à répéter ce bilan des performances plusieurs fois par année.
10. Faire preuve de flexibilité
Contrairement au travail en présentiel, le management à distance doit viser un seul but: les résultats. Peu importe que vos collaborateurs prennent une plus longue pause le midi et qu’ils travaillent plus tard le soir pour compenser, l’essentiel est que tout le monde tire à la même corde pour atteindre les objectifs fixés. Un manager à distance devra donc faire preuve d’une plus grande flexibilité afin de rendre son équipe plus agile et donc plus performante.
