Pour les grandes entreprises, disposer d’un département RH aux tâches et fonctions variées est une évidence. Cependant, pour les petites entreprises, la question de la pertinence d’un RH au sein de leur structure se pose souvent. Diana Roth, experte RH et conseillère PME, apporte quelques réponses à cette question et explique comment les ressources humaines peuvent soutenir les dirigeants et les collaborateurs.
Mathias Steger : Quel est le rôle exact d’un département RH dans une PME ?
Diana Roth : Dans une petite entreprise, les fonctions des RH sont très variées : recrutement, onboarding, fidélisation des collaborateurs, gestion des départs… Très souvent, le département RH soutient également la direction dans le développement des processus et se charge de l’administration du personnel. Enfin, le service RH peut aussi faire office de relais pour les collaborateurs de l’entreprise.
Est-ce pertinent pour une petite entreprise d’avoir un département RH ?
En règle générale, il faudrait prévoir au moins un poste RH à plein temps pour 100 employés, mais cela n’inclut ni le salaire ni l’assurance sociale. Pour les petites entreprises, un poste RH à temps partiel est tout à fait envisageable.
Pourquoi faudrait-il dédier un poste complet aux RH ?
L’attribution des tâches RH à l’assistant de direction ou à l’aide-comptable est une pratique inefficace et discutable, car elle double le cahier des charges des deux postes et il devient très difficile d’assurer toutes les fonctions avec neutralité et expertise : après tout, la gestion des RH est une profession à part entière qui nécessite une formation spécifique. De plus, la relégation des ressources humaines à un rôle annexe donne une mauvaise image à votre entreprise. C’est également mal vu en entretien d’embauche.
Quel soutien les ressources humaines peuvent-elles apporter aux dirigeants ?
Une partie des fonctions des RH consiste à soutenir la direction : recrutement, processus d’onboarding, fidélisation des employés, soutien du personnel… Les ressources humaines assistent la direction dans l’accompagnement des collaborateurs, dans le développement de leur potentiel, et dans la gestion des processus de licenciement de manière neutre et professionnelle.
L’attribution des tâches RH à l’assistant de direction ou à l’aide-comptable est une pratique inefficace et discutable.
Dans quels cas un responsable de l’entreprise peut-il contacter le département RH ?
Lorsque des problèmes surgissent au sein d’une équipe, un manager peut rarement rester neutre à cause de son rôle de responsable. Le département RH peut intervenir dans une telle situation, car il dispose des outils et services professionnels adaptés au problème.
Et qu’en est-il des collaborateurs ? Quand peuvent-ils faire appel au service RH ?
Ils peuvent s’adresser aux RH pour obtenir des informations sur leur salaire, leur évolution professionnelle ou les règlements de l’entreprise, car il s’agit de questions concrètes et factuelles auxquelles les ressources humaines peuvent répondre. Mais lorsque les collaborateurs contactent les RH car ils rencontrent des problèmes avec leur supérieur, celles-ci doivent faire attention à ne pas s’impliquer plus que nécessaire. Elles devraient faire preuve de compréhension et donner quelques conseils, mais en fin de compte, ce sont les personnes touchées par ces problèmes qui doivent les résoudre.
Comment se déroulent les entretiens avec le département RH ?
Il est tout d’abord nécessaire d’examiner le problème rencontré. Les collaborateurs RH doivent toujours se montrer compréhensifs, poser des questions pour bien comprendre la situation, tout en restant neutres et impartiaux, et suggérer des techniques et des outils pour trouver une solution. Ils peuvent aussi participer aux décisions à titre consultatif.
Les responsables et les collaborateurs attendent souvent des RH que celles-ci leur donnent directement des solutions, mais un collaborateur RH compétent ne le fera jamais. Il restera toutefois à l’écoute, fera preuve d’empathie et instaurera un climat de confiance grâce à son altruisme.
À quoi doivent faire attention les RH quand elles sont directement contactées par un collaborateur ?
Elles doivent toujours faire preuve de compréhension, et ce peu importe leur avis sur la situation. À chaque fois qu’un employé vient me voir pour se plaindre de son supérieur, je l’écoute d’abord attentivement, puis je lui demande ce qu’il attend de moi, ce qu’il a déjà entrepris pour résoudre le problème et quelles sont les solutions qu’il envisage.
Très souvent, lorsqu’un superviseur ou un collaborateur n’arrive pas à trouver une solution tout seul, c’est qu’il a mal défini le problème : ses émotions limitent ses capacités d’action. Les RH peuvent aider cette personne à démêler progressivement le problème, en posant les bonnes questions.
La direction devrait-elle organiser des échanges réguliers avec le département RH ?
C’est une excellente idée mais comme souvent dans le monde professionnel, on manque de temps : les postes des RH, tout comme les postes de direction, sont souvent très chargés. Toutefois, on peut envisager certaines solutions, par exemple des repas réguliers entre les RH et les responsables. Enfin, plus il y aura de coopération entre les RH et les supérieurs, meilleure sera le travail d’équipe au sein des différents départements.
Coach en gestion RH indépendante depuis 2003 (www.dianarothcoaching.com), Diana Roth se consacre entièrement au domaine qui lui tient à cœur à travers ses activités de conférencière, d’experte, d’auteure et de podcasteure. Forte de 30 ans d’expérience dans le métier, elle soutient les responsables RH et les dirigeants de PME dans les défis qu’ils rencontrent au quotidien en matière de gestion du personnel. Elle rédige régulièrement des articles pour le blog de JobCloud.
