Vous avez peut-être fondé votre entreprise il y a quelques années. C’était d’abord une petite start-up dans laquelle quelques personnes se chargeaient de tout. Mais maintenant que votre entreprise se développe, vous ne pouvez plus garder ce même fonctionnement, même s’il a été efficace jusqu’à maintenant. Il faut que vous passiez à des processus plus structurés et que vous créiez des rôles mieux définis. Voici quelques conseils RH pour une croissance harmonieuse de votre entreprise.
Chronique de Louise Koeckhoven
Il est tout d’abord nécessaire de distinguer deux stratégies de croissance : vous pouvez calquer l’augmentation de vos effectifs sur la croissance de votre chiffre d’affaires (business growth) ou viser une croissance rapide de votre chiffre d’affaires avec une augmentation de vos effectifs plus lente (business upscaling). Par exemple, lorsque vous concluez un contrat avec un nouveau client, si vous décidez de recruter un nouveau chargé de clientèle, vous adoptez la première approche. En revanche, si vous augmentez de 20 % le taux d’activité d’un de vos chargés de clientèle actuels, vous adoptez la seconde stratégie.
Culture d’entreprise : mission, vision et valeurs
Peu importe l’approche que vous choisirez, l’augmentation de votre chiffre d’affaires sera accompagnée d’une augmentation plus ou moins rapide de vos effectifs. Une start-up démarre souvent avec une petite équipe dont les membres partagent les mêmes passions, les mêmes connaissances, les mêmes objectifs et les mêmes valeurs. Toutefois, dès que des personnes externes rejoignent l’entreprise et viennent s’ajouter à l’équipe initiale, il devient plus difficile de garder la même culture d’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de bien définir la mission, la vision et les valeurs de votre entreprise. Mettez des mots sur ces idées et affichez-les afin que tout le monde puisse les voir. C’est d’autant plus important de diffuser votre culture d’entreprise à l’heure où chacun travaille de son côté en Home Office, même si c’est plus difficile d’atteindre tout le monde
Présentez ces principes fondamentaux de votre entreprise lors de l’onboarding de nouveaux collaborateurs, et référez-vous-y autant que possible lors de prises de décisions, de réunions, d’événements externes ou d’entretiens individuels. Il faut qu’ils fassent partie de l’ADN de l’entreprise.
Standardisation : processus et modèles
La recherche d’efficacité est indispensable, d’autant plus si vous adoptez la stratégie upscaling business : pour qu’un même nombre de collaborateurs puisse accomplir plus de tâches, il faut que l’efficacité soit votre priorité. Par exemple, la rédaction d’un nouveau e-mail pour chaque client ou candidat représente une vraie perte de temps et d’énergie, sans parler du risque d’erreurs, comme l’oubli de certaines informations ou les fautes de frappe.
En créant des modèles d’e-mails, des checklistes pour les nouveaux projets et un processus de recrutement standardisé, vous réduisez les risques d’erreurs et limitez les tâches répétitives, tout en intégrant votre culture d’entreprise et votre marque employeur à toutes les étapes des processus. Vous soulagerez également vos employés, qui n’auront plus peur d’oublier des informations importantes ou de perdre le contrôle.
Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez faire une liste de tous vos processus, aussi bien longs que courts, et les classer selon leur importance, leur complexité et leur fréquence. Commencez par standardiser ceux qui sont importants, peu complexes et fréquents.
Si vous prévoyez de recruter plus de collaborateurs, cette standardisation est très importante car plusieurs personnes seront amenées à effectuer des tâches similaires et, comme chacun a sa propre personnalité et sa propre manière de travailler, chacun s’y prendra un peu différemment. Grâce à la standardisation, vous pourrez vous assurer que les standards de votre entreprise sont respectés et que tous vos collaborateurs aboutissent aux mêmes résultats.
Investissez dans de bons systèmes informatiques
De bons systèmes informatiques vous aident à structurer vos processus, à limiter les erreurs, à automatiser les tâches manuelles et à assurer le stockage et le transfert facile des connaissances. L’investissement dans de tels systèmes ne se limite toutefois pas au simple achat d’un logiciel ou d’une licence : avant de faire votre choix, il faut que vous réfléchissiez à vos besoins sur le court terme et le long terme. Quels sont les processus et les fonctionnalités dont vous avez besoin actuellement, et quels sont ceux dont vous aurez besoin quand l’entreprise sera deux voire trois fois plus grande ? Quels sont les logiciels facilement accessibles et quels sont ceux qui vous permettront de connecter tous les départements de l’entreprise ?
En ce qui concerne tout particulièrement les systèmes de SIRH, n’hésitez pas à demander les devis et les démonstrations de divers fournisseurs pour vérifier s’ils correspondent aux exigences actuelles de votre entreprise et s’ils pourront être adaptés selon les évolutions de vos propres processus et des besoins de l’industrie. Définissez également quelles sont les données RH que vous aimeriez stocker et vérifiez que votre système de gestion de candidatures (ATS) puisse être intégré à votre nouveau SIRH. L’analyse des données RH gagnera en importance dans les années à venir.
Recrutement : spécialistes ou collaborateurs polyvalents ?
Les start-ups ont souvent intérêt à recruter des collaborateurs polyvalents qui pourront mener à bien toutes sortes de tâches. Toutefois, lorsque votre entreprise grandit, le cahier des charges pour les différents postes change, et vous devez engager des personnes aux compétences plus spécialisées. Si par le passé, il était souvent difficile de trouver des personnes pour des rôles très spécifiques, le travail à distance vous permet aujourd’hui de choisir parmi un plus grand nombre de candidats.
Dans l’approche business upscaling, ce sont plutôt les collaborateurs polyvalents qui sont demandés : ceux-ci sont plus à même d’effectuer de nombreuses tâches variées, alors que des profils plus spécialisés, par exemple les experts IT, préfèrent généralement s’investir dans des projets complexes auxquels ils peuvent se consacrer pleinement. En revanche, dans l’approche business growth, une augmentation du chiffre d’affaires entraîne une augmentation du budget de recrutement, ce qui permet d’engager des spécialistes pour les différentes tâches.
Enfin, peu importe votre approche, votre équipe devrait compter aussi bien des spécialistes, pour leurs connaissances pointues, et des collaborateurs polyvalents, pour leur vue d’ensemble de l’entreprise.
Louise Koeckhoven travaille depuis 5 ans dans le recrutement et le développement. Sa mission est d’aider les autres à repousser leurs limites. D’origine néerlandaise, elle vit en Suisse depuis presque 3 ans. Louise Koeckhoven outrepasse ses faiblesses en se concentrant sur ses forces et dépasse un peu plus les limites de la pensée traditionnelle à chaque contact avec une nouvelle personne ou une nouvelle culture.
