Tous au bureau, puis tous en télétravail, puis retour au bureau, et maintenant retour au télétravail ! Cette année a poussé de nombreuses entreprises à tester leurs limites en matière de flexibilité des lieux de travail. Mais qu’en sera-t-il sur le long terme ? Est-ce que le télétravail va se généraliser, est-ce que tout le monde retournera au bureau, ou est-ce que de nouvelles solutions comme les espaces de coworking prendront le dessus ?
Chronique de Louise Koeckhoven
Une étude de JobCloud et Netcomm Suisse Observatory a dévoilé que 81 % des employés aimeraient avoir la possibilité de télétravailler à temps plein ou à temps partiel après la pandémie de COVID-19. Toutefois, comme l’a révélé cette même étude, le télétravail pose de nouveaux défis, dont voici quelques exemples :
- Heures supplémentaires et difficultés à déconnecter
47 % des employés interrogés avouent qu’il est difficile pour eux d’éteindre leur ordinateur à la fin de la journée lorsqu’ils travaillent en Home Office : ils restent souvent connectés et répondent aux nouveaux messages en quelques secondes, même s’ils sont en congé, ont fini leur journée ou travaillent en horaire réduit. Impossible pour eux d’ignorer les messages de leur chef, de leurs collègues ou de leurs clients, et beaucoup d’entre eux hésitent même à prendre des vacances cette année.
Quand la maison devient aussi un lieu de travail, c’est encore plus difficile de séparer la vie privée de la vie professionnelle. Même lors d’un film ou d’un repas, la présence d’un ordinateur professionnel rappelle sans cesse les tâches qui restent à faire. Il devient alors difficile de vraiment se détendre, ce qui peut provoquer un sentiment de surmenage. Ajoutez à cela l’absence de vacances et la peur de perdre son emploi, et vous vous retrouvez avec un environnement de travail très stressant.
- Accès limité au matériel de bureau
36 % des personnes interrogées révèlent qu’elles ont un accès limité au matériel de bureau, comme les imprimantes, le papier et les autres équipements. De nombreuses entreprises discutent maintenant des possibilités de remboursement de ce matériel, ainsi que de la compensation d’autres équipements et services disponibles au bureau, comme le café, les chaises et les tables, le chauffage et le loyer, qui sont en ce moment à la charge des employés.
- Manque de communication et solitude
Même s’il existe de nombreux outils pour communiquer avec le monde extérieur depuis la maison, les discussions virtuelles sont différentes d’un entretien en tête-à-tête. Les vidéoconférences sont peu spontanées et les discussions par e-mail ou par chat sont plus difficiles à interpréter, car on ne voit pas le visage de son interlocuteur. L’isolement du télétravail est perçu comme un désavantage par 28 % des employés. C’est pour les personnes qui n’assistent que rarement aux réunions que c’est le plus difficile, car les discussions spontanées avec leurs collègues constituaient l’essentiel de leurs interactions sociales. 22 % des personnes interrogées avouent se sentir seules et isolées.
Les espaces de coworking, une solution pour surmonter les défis du Home Office ?
Comme le coronavirus fera probablement partie de notre quotidien pendant quelques mois encore et changera durablement le monde du travail, il faut trouver un nouvel équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Pour ce faire, une des solutions envisageables est l’espace de coworking, à mi-chemin entre le travail au bureau et le télétravail. Reste à savoir comment mettre en place son fonctionnement.
Espaces de coworking : les avantages pour les employés
Selon le Harvard Business Review, les espaces de coworking sont plus épanouissants que les bureaux ordinaires pour les employés. D’abord utilisés par des start-up ou de petites entreprises, ils sont aujourd’hui investis par de plus grandes sociétés qui en reconnaissent les avantages. Aux États-Unis, Microsoft a été la première grande entreprise à mettre à disposition des espaces de coworking pour ses employés aux quatre coins du pays, puis ça a été le tour de Facebook, Salesforce, UBS et Ernst & Young. En Suisse, de grandes entreprises comme Swisscom ont sauté le pas en créant des espaces similaires, qui favorisent le partage et l’innovation.
Dans ces espaces, les employés n’ont pas à « rentrer dans des cases » puisqu’ils côtoient des personnes de différentes professions et de différents milieux. Dans ces espaces communautaires et collaboratifs, le réseautage et l’entraide sont encouragés, ce qui stimule l’innovation et renforce les liens sociaux. De plus, comme les employés doivent tout de même quitter leur domicile pour aller travailler, ils retrouvent enfin un rythme quotidien : en effet, même s’ils aspirent à plus de liberté et d’indépendance, ils ont tout de même besoin de structures fixes qui leur permettent de bien séparer leur vie privée de leur vie professionnelle.
Espaces de coworking : les avantages pour l’entreprise
Les espaces de coworking ne sont pas seulement avantageux pour les employés, ils sont aussi intéressants pour les entreprises : les bureaux et les coûts qu’ils engendrent peuvent être réduits ou être utilisés plus efficacement, les aspects logistiques sont pris en charge par l’espace de coworking et les coûts sont partagés. Comme les employés sont plus motivés, plus productifs, plus à l’aise et plus détendus dans ces espaces de travail, ils resteront plus longtemps et amélioreront leurs performances. De plus, les espaces de coworking sont un bon argument lors de la recherche de nouveaux talents. Enfin, comme les déplacements des collaborateurs sont raccourcis, les coûts, l’impact écologique et le risque de contraction de COVID-19 sont réduits eux aussi. Avant d’adopter définitivement cette solution, il est possible de louer ces espaces de coworking pour une durée limitée et d’en adapter l’usage aux besoins de l’entreprise.
Comment implémenter des espaces de coworking ?
Il faut tout d’abord trouver des espaces de coworking qui conviennent à votre entreprise et à vos collaborateurs.
- Déterminez l’infrastructure et les services dont vous avez besoin : bureaux réglables, imprimantes, scanners, matériel de bureau, salles de réunion, salles communes pour les événements de réseautage, places de parking etc.
- Préparez un règlement d’entreprise spécifique aux espaces de coworking.
- Déterminez les lieux les plus facilement accessibles pour vos collaborateurs.
- Planifiez une visite pour vous imprégner de l’atmosphère générale, afin de vous assurer que les lieux et les personnes qui y travaillent correspondent bien à votre entreprise et à vos collaborateurs. Sur Coworker.com, vous pouvez voir les différents espaces de coworking et réserver une visite guidée dans ceux qui sont proches de votre entreprise ou du domicile de vos employés.
- Prévoyez une phase test lors de laquelle certaines équipes ou certains départements travailleront dans un espace de coworking.
En temps de COVID-19 et au-delà, il faut trouver un équilibre entre le Home Office, le bureau et l’espace de coworking. Il semblerait d’ailleurs que ce dernier soit la meilleure solution pour plus d’efficacité, de communication, de collaboration, de praticité et de bien-être !
Louise Koeckhoven travaille depuis 5 ans dans le recrutement et le développement. Sa mission est d’aider les autres à repousser leurs limites. D’origine néerlandaise, elle vit en Suisse depuis presque 3 ans. Louise Koeckhoven outrepasse ses faiblesses en se concentrant sur ses forces et dépasse un peu plus les limites de la pensée traditionnelle à chaque contact avec une nouvelle personne ou une nouvelle culture.
