La période de formation interne des nouveaux collaborateurs est non seulement extrêmement importante mais elle constitue aussi la base d’une collaboration réussie. Quand un nouveau collaborateur commence à travailler, le supérieur, l’équipe et les RH doivent concevoir un processus d’introduction taillé sur mesure afin d’assurer l’autonomie ainsi que l’intégration au sein de l’équipe et de l’entreprise. Les niveaux aussi bien professionnel que social sont concernés. Même en période où les employés travaillent principalement en Home Office, ce processus reste possible. Dans cet article, je vous donne quelques idées sur la façon d’atteindre les objectifs d’onboarding malgré les défis que présente la situation actuelle.
Onboarding: tout est dans la préparation
Le département IT doit avoir tout préparé en amont pour que le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice puisse commencer à travailler depuis chez lui ou elle dès le premier jour: adresse email, carte de visite, accès aux logiciels ou au serveur de l’entreprise, vidéos de formation et informations importantes. La fonction, la complexité du poste et, évidemment, le nombre d’interfaces définissent le degré de détail du plan d’introduction.
Ce qui est possible hors ligne peut aussi être adapté en ligne
Un mentor (parrain) devrait être désigné en amont. Ce référent personnel peut répondre à de nombreuses questions de façon informelle et surtout créer des contacts importants avec l’entreprise. En période de Home Office, le mentor et le supérieur sont les personnes de contact les plus importantes.
Peu avant l’arrivée du nouveau collaborateur en Home Office
Informez tous les départements de l’arrivée du nouveau collaborateur par email ou via l’intranet. Rappelez aux employés quand exactement le nouveau collègue commencera. Profitez de l’opportunité d’organiser une petite vidéo avec l’équipe. Vous pouvez utiliser Zoom, Skype ou TEAMS Office, par exemple, et inviter tous les membres de l’équipe à un entretien. Chaque membre peut se présenter à travers 3 questions. De plus, cela serait plus dynamique si les futurs collègues expliquent pourquoi ils se réjouissent d’accueillir le nouveau venu. Vous pouvez envoyer cette vidéo au nouveau collaborateur quelques jours avant son premier jour de travail, accompagnée des salutations du département RH!
Premier jour de travail et onboarding à distance
Votre nouveau collaborateur commence aujourd’hui – directement en Home Office. La crise du coronavirus exige une nouvelle façon de procéder: place à l’introduction virtuelle. Les fleuristes souffrent avec cette crise. Pourquoi ne pas envoyer un bouquet de fleurs et une petite carte avec quelques mots gentils à votre nouveau collaborateur?
Lors d’une première vidéoconférence (vous avez déjà envoyé le plan d’introduction avec les liens correspondants), le spécialiste RH répond à toutes les questions du nouveau collaborateur. Il explique les principales règles de l’entreprise ainsi que le déroulement du plan d’introduction. Le nouveau venu sait alors exactement quand et comment il sera familiarisé à la culture d’entreprise, aux produits et aux processus propres à l’entreprise. Enfin, une vidéoconférence devrait avoir lieu avec le supérieur. Envoyer un message vidéo du CEO est également une bonne idée.
Repas avec l’équipe
Le premier jour, planifiez non seulement une pause-café virtuelle avec l’équipe, mais également et surtout un repas (chacun chez soi et via vidéoconférence). Par exemple, chaque membre de l’équipe peut commander une pizza (service de livraison à domicile) et vous organisez un appel vidéo en grouppe où tout le monde mange et discute ensemble. Définissez les heures exactes et rappelez à tous les participants qu’ils doivent activer le micro et la vidéo.
La gestion des relations est la clé de l’introduction réussie d’un nouveau collaborateur. Fixez des rendez-vous pour des entretiens réguliers avec le mentor et le supérieur. Clôturez le premier jour par un appel téléphonique. Si le nouveau collaborateur n’a pu faire connaissance qu’avec son équipe, proposez-lui d’écrire un email à tous les autres départements. Celui-ci doit être libre de rédiger cet email comme il le souhaite. Certaines personnes apprécient toutefois d’avoir quelques exemples d’emails envoyés par d’autres nouveaux collaborateurs. Afin que les collègues puissent aussi se faire une idée visuelle, le nouveau collaborateur devrait joindre une photo.
Jours suivant la première journée de travail
Idéalement, le nouveau collaborateur devrait entretenir un contact quotidien avec son mentor et son supérieur. Il peut s’agir d’un appel téléphonique, d’un email, d’un appel vidéo, d’une pause virtuelle ou même d’un apéro via WhatsApp Vidéo. Hors ligne, la proximité est très importante durant la période d’essai; en Home Office, elle est essentielle pour la formation interne.
Le premier entretien intermédiaire entre le supérieur et le nouveau collaborateur devrait déjà avoir lieu au bout d’une semaine. Selon les besoins, d’autres entretiens peuvent être organisés pour donner un feedback. Dans tous les cas, un autre entretien doit avoir lieu après 6 semaines puis un dernier à la fin de la période d’essai. Veillez à ce que les caméras soient allumées lors de cet entretien important, même si cela peut s’avérer plus difficile lors de vidéoconférences avec beaucoup de participants. Par ailleurs, la vidéo de présentation du nouveau collaborateur peut être classée dans le dossier de l’équipe et mise à jour à tout moment.
Que ce soit en ligne ou hors ligne, l’objectif de la période d’essai et de l’onboarding reste le même: faire connaissance et déterminer si une future collaboration est envisageable. Et pensez-y: les nouveaux collaborateurs qui quittent l’entreprise de façon prématurée (taux de fluctuation élevé) non seulement nuisent à l’image de l’entreprise mais coûtent également cher. Par conséquent, mettez fin à la période de formation interne virtuelle de façon bienveillante et axée sur le futur. Ainsi, vous mettez en place des conditions favorables à la fidélisation des employés, même en temps de crise.
