La crise du coronavirus commence à se calmer gentiment. Le moment est donc venu de reprendre les activités au sein de votre entreprise. Les mesures prises par le Conseil fédéral pendant la crise sont assouplies et le retour sur le lieu de travail est de nouveau possible. C’est à présent au tour des RH de préparer le retour des collaborateurs de façon minutieuse et prudente. En effet, une prise en charge professionnelle des collaborateurs accroît la fidélisation du personnel.
Se tenir au courant des dernières nouvelles et informer les collaborateurs
Le principe reste le même: Il s’agit toujours de se tenir au courant de la situation actuelle en Suisse et d’en informer rapidement les collaborateurs. Avant de préparer les postes de travail, il faut informer. La priorité absolue reste l’interdiction de venir au travail en étant malade et la protection de sa santé, y compris dans sa vie privée.
Les CEO non seulement de grandes entreprises mais aussi de PME devraient envoyer un message vidéo pour montrer leur présence d’une façon différente, en particulier en temps de crise. Ou pourquoi pas une séance d’information Zoom, un webinaire ou même un podcast? Peu importe la solution que vous choisissez, elle doit toucher les personnes. Poster des liens vers les dernières informations de l’OFSP ne doit être une solution utilisée qu’à titre complémentaire. En temps de crise, utiliser ces liens comme uniques moyens d’information n’est pas une solution appropriée.
En cette période difficile, pensez tout particulièrement aux éléments suivants pour votre communication:
- Empathie
- Raisonnement objectif
- Ouverture au dialogue
- Perspectives d’avenir
Trajets et possibilité de continuer le Home Office
Le trajet peut aussi constituer un risque d’infection. Donnez la possibilité à vos employés voyageant en transports publics de venir au travail et de quitter le bureau en dehors des heures de pointe. Encouragez-les à utiliser le vélo autant que possible. Peut-être pouvez-vous-même mettre à disposition des vélos ou des e-bikes. Recommandez aussi à vos collaborateurs d’utiliser des moyens de transports individuels. Informez-les que les mesures d’hygiène doivent également être respectées dans les transports publics et à la maison. Par ailleurs, vous devriez continuer à davantage proposer la possibilité de travailler en Home Office.
Retour progressif au sein de l’entreprise après le coronavirus
Échelonnez le retour de vos collaborateurs car la peur d’être infecté suscite de l’inquiétude, qui se traduit par une baisse de la productivité et un manque de motivation. Conservez donc certains rituels introduits au cours des dernières semaines. Le retour à la normalité prendra du temps. En outre, c’est là une bonne occasion de remettre en question et d’adapter d’anciens processus pour introduire plus d’agilité et de nouvelles pratiques de travail (New Work).
Surprendre les collaborateurs et se renseigner sur leurs besoins
Avant leur premier jour de travail officiel, envoyez un petit paquet à chaque collaborateur et chaque collaboratrice, accompagné de quelques mots gentils ou d’une tasse à café personnalisée. Lors du premier jour de travail « officiel », surprenez-les avec une petite douceur, par exemple. Les collaborateurs sont les mieux placés pour savoir ce dont ils ont besoin. Faites-les donc participer au processus de retour à une nouvelle normalité, en leur demandant à la fin de leur premier jour « officiel » ce dont ils ont besoin pour pouvoir travailler à nouveau de façon efficace et motivée au sein de leur équipe. A la fin de la première semaine de travail, vous pourriez organiser un petit évènement de réflexion (en respectant les distances recommandées). Demandez aux employés d’écrire leur bilan de la semaine sous forme de mots-clés sur des post-it. Prenez en photo le résultat et affichez-le à la cafétéria afin d’encourager les discussions et les initiatives, un processus qui rassemble.
Soutenir les dirigeants
En particulier maintenant, les RH et les dirigeants devraient se présenter comme des interlocuteurs ouverts et se soutenir mutuellement. Le risque de conflit est particulièrement élevé dans le cadre d’une collaboration virtuelle. Avant, chacun était présent aux séances et il était possible de repérer rapidement les désaccords. Aujourd’hui, les caméras sont souvent éteintes en vidéoconférence; il est donc difficile de déceler la colère. Les horaires de travail réduits et le recours accru au Home Office permet moins de communication directe. Certains collaborateurs préfèrent un type de gestion particulier en temps de crise afin que le management prenne les décisions à leur place. La clarté et la confiance sont deux qualités importantes que l’on attend des dirigeants actuellement. Lorsque les collaborateurs reviendront au bureau, vous aurez moins recours aux réunions virtuelles, mais cette possibilité doit continuer d’être proposée.
Respect des mesures d‘hygiène
Dans les circonstances actuelles, l’utilisation commune d’ordinateurs, de téléphones et d’autres machines devrait être évitée autant que possible. Même les collaborateurs qui travaillent dans le même bâtiment devraient continuer à recourir aux vidéoconférences. Si cela n’est pas possible, les distances de sécurité et la propreté/désinfection régulière des meubles de bureau avant et après les réunions doivent absolument être assurées. Ne vous contentez pas de mettre à disposition des lingettes à usages multiples.
Vous disposez d’une cafétéria ou d’une cantine ? Informez vos employés qu’ils ne peuvent que s’asseoir en zigzag (face-à-face décalé avec 1,5 mètre de distance) et que seule l’occupation réduite des espaces communs est autorisée. Des distributeurs de désinfectant et des masques devraient être mis à disposition en suffisance aux endroits-clés de l’entreprise.
Votre entreprise dispose d’imprimantes centrales ? L’utilisation de lingettes désinfectantes à usage unique devrait alors être obligatoire. Il ne faut pas non plus oublier de bien aérer les locaux régulièrement.
Distance de sécurité pour respecter la distanciation sociale
La distance de sécurité fixée à 1,5m nécessite d’adapter les postes de travail. Les open spaces peuvent être réorganisés avec un zonage différent. Conseil: Les plantes et parois mobiles peuvent être utiles pour simplifier l’organisation. Cela est aussi valable pour les bureaux positionnés les uns en face des autres. Par ailleurs, les éléments visuels peuvent s’avérer particulièrement utiles si les collègues s’accordent sur des règles de jeu communes. Aidez vos employés en créant un tableau à idées visible. Essayez de proposer un juste mélange de Home Office et de travail sur place.
Ne pas oublier les collaborateurs en Home Office
Le Home Office fera certainement partie intégrante du nouveau quotidien professionnel. Même si de nombreux collaborateurs sont désormais de retour au bureau, le Home Office devrait continuer d’être davantage proposé aux employés. Par conséquent, des règles claires devraient être communiquées. Penchez-vous sur les questions de support des coûts de services internet, téléphone, électricité, matériel de travail, réparations, assurance accidents et protection des données. Tout cela afin d’éviter des charges physiques et mentales supplémentaires.
Les départements RH qui ne se contentent pas d’exprimer leur souci pour le bien-être des collaborateurs mais prennent des mesures concrètes en ce sens gagnent des points en ce qui concerne la confiance des employés. Impliquez également les parents forcés de faire la crèche ou l’école à la maison et continuez de leur proposer votre soutien. Une attention particulière devrait aussi être accordée aux nouveaux collaborateurs, arrivés durant cette période. Ils peuvent enfin commencer à réellement s’intégrer au sein de l’entreprise. Pour cela, vous devriez penser à concevoir un programme de soutien adapté.
La période post-coronavirus arrive et nous pouvons déjà tirer un premier bilan sur la façon dont les entreprises ont géré leurs collaborateurs/candidats durant cette période exceptionnelle. Nous constatons que les collaborateurs, en particulier en temps de crise, veulent être encadrés, protégés et bien informés.
Vous trouverez plus d’informations sur le sujet dans le podcast de la spécialiste RH passionnée (en allemand uniquement): https://dianarothcoaching.com/ich-krieg-die-krise-personaler-als-krisenmanager-sonderfolge-zu-corona/
