Actuellement, les PME sont mises à rude épreuve. Il est donc d’autant plus important que le département RH montre une position claire face à la direction, aux managers et aux collaborateurs. La crise du coronavirus est comparable à un feu. Dans de mauvaises conditions, une étincelle suffit souvent à déclencher un incendie. Les PME qui disposent d’un système de gestion des crises réfléchi et qui l’observent de façon globale ont un avantage.
Le spécialiste RH revêt plusieurs personnalités
Actuellement, les spécialistes RH doivent revêtir plusieurs personnalités et faire preuve de particulièrement beaucoup d’empathie. Ils assistent la direction avec leur vision aussi bien commerciale que sociale, font office de partenaires, sont à la fois avocats spécialisés en droit du travail, conseillers, soutiens et doivent même pouvoir répondre aux questions d’ordre sanitaire des collaborateurs. Pour assurer toutes ces fonctions, ils doivent disposer d’une bonne résistance au stress car la pression qui pèse sur leurs épaules est plus élevée que d’habitude.
Par ailleurs, ils devraient être en mesure de mettre en œuvre les décisions de la cellule de crise de façon objective, avec calme et conviction et sans charge émotionnelle. En parallèle, l’empathie et un excellent sens de la communication sont tout aussi nécessaires car les collaborateurs doivent pouvoir comprendre les décisions pour les appliquer sans complications.
Ce grand écart montre qu’un département RH professionnel et efficace est devenu incontournable dans les entreprises modernes. Et chose importante: cette fonction ne peut pas être remplacée par la seule activité courageuse du directeur. En effet, la neutralité et l’orientation technique associées à la proximité avec les collaborateurs peuvent offrir un appui solide et inspirer confiance, en particulier en temps de crise.
Conseils pour gérer la crise du coronavirus: voici comment les RH apportent leur soutien
Aujourd’hui en particulier, la communication de crise est essentielle. Deux éléments sont à observer: des mesures de protection globales et une gestion réfléchie des émotions. Voici mes conseils pour gérer avec succès la crise du coronavirus en tant que département RH:
1. Mettre en place une cellule de crise
Invoquez une cellule de crise réduite mais efficace, composée de membres des différents départements. Un spécialiste RH devrait également en faire partie.
2. Parler d’une seule voix
Convenez avec l’entreprise de la voix qui transmettra toutes les informations. Chaque information ne sera communiquée que par cette seule personne. Dans une PME, il s’agit idéalement du directeur ou CEO. Les RH apportent leur soutien, en récoltant et clarifiant les informations du point de vue juridique. Toutes les informations publiées doivent être relues par une seconde personne, selon le principe des quatre yeux, afin de garantir que le contenu soit clair et adapté au lecteur-cible.
3. Clarifier la situation de départ
En tant que spécialiste RH, vous devez collaborer de façon particulièrement intensive avec les autres départements et leurs dirigeants. Parlez aux managers de la situation réelle en terme de charge de travail. Quelles sont les personnes-clés qui génèrent encore du chiffre d’affaires? Quelles sont les personnes à risque? Qui peut travailler en Home Office? Ce ne sont là que quelques-uns des sujets qu’il faut clarifier.
4. Privilégier la communication à l’interne
La règle d’or de la communication reste: l’interne avant l’externe. Autrement dit, les collaborateurs sont informés en premier, puis les clients et enfin tous les autres. Tenez-vous à cette règle et soutenez vos collaborateurs dans cette crise.
5. Se montrer généreux et arrangeant
Y a-t-il des collaborateurs qui doivent travailler sur place (dans votre entreprise)? S’ils n’ont pas leur propre voiture et qu’ils dépendent des transports publics, mettez à leur disposition un véhicule de fonction si cela est possible. Essayez de faire preuve de plus de compréhension en ces temps de crise, notamment si des employés doivent travailler en Home Office avec de jeunes enfants ou si d’autres souffrent de difficultés de concentration à cause de la situation difficile.
6. Communiquer de façon transparente avec les collaborateurs
Les faits instaurent la sécurité. Par conséquent, communiquez de façon transparente avec vos collaborateurs et ne leur cachez rien. Veillez également à utiliser un langage adapté au groupe-cible.
7. Elaborer un plan de remplacement
Vous êtes-vous déjà demandé qui remplace le CEO lorsqu’il tombe malade? Qui remplace le responsable des finances ou la responsable RH? C’est justement en temps de crise que les plans de remplacement clairs et réfléchis s’avèrent particulièrement précieux. Si toutes les équipes ne travaillent pas déjà toutes en Home Office, il est important que les principaux décideurs travaillent aussi loin les uns des autres que possible afin d’éviter une contamination réciproque et ainsi préserver le fonctionnement de l’entreprise et de tous les départements.
8. Saisie des heures de travail
Vos collaborateurs saisissent-ils leurs heures de travail dans un système de saisie des temps de travail? De nombreuses entreprises ont déjà instauré des codes spécifiques pour désigner les cas de maladie au coronavirus ou de quarantaine. Cela facilitera les statistiques par la suite et aide à justifier clairement la demande de soutien financier auprès du Canton/de l’Etat. Par ailleurs, vous avez ainsi un aperçu quotidien de la situation de vos collaborateurs.
9. Agir au lieu de réagir
Malgré les inquiétudes et l’éventuelle réduction de l’horaire de travail, n’oubliez pas l’après. Pour la reprise attendue après le coronavirus, votre entreprise aura besoin des bons collaborateurs et d’un plan de redressement efficace afin qu’un personnel compétent puisse faire avancer votre entreprise. C’est pourquoi le recrutement ne doit pas être mis complètement en stand-by. Publiez vos annonces pour les postes importants dès à présent et recrutez via vidéoconférence. Lorsque la crise touchera à sa fin, vous pourrez ainsi garantir la reprise grâce à des collaborateurs adéquats et disposant de hautes compétences professionnelles. N’agissez pas comme l’agneau qui a peur du méchant loup: agissez au lieu de réagir.
Pour conclure, John F. Kennedy a déclaré au sujet des crises: « En chinois, le mot crise est formé de deux caractères. L’un représente le danger. L’autre l’opportunité. » Saisissez donc cette opportunité et agissez.
Vous trouverez ici d’autres informations à ce sujet de l’auteure Diana T. Roth, spécialiste RH passionnée.
