Dans des temps aussi troublés que le nôtre, les choses changent. Du jour au lendemain, d’innombrables employés ont été contraints de travailler depuis chez eux. Toutefois, tous les collaborateurs ne sont pas habitués à travailler en dehors du bureau. Voici comment vous préparer en tant qu’employeur et préparer vos collaborateurs à travailler efficacement depuis chez eux.
Actuellement, le Home Office est la meilleure protection contre le coronavirus
Commençons par le plus important: la protection de l’ensemble de la population doit être la première priorité en cette période de crise. Afin de réduire au maximum les contacts sociaux, vous devriez, en tant qu’employeur, donner la possibilité à vos employés de travailler depuis chez eux, même si cela est difficile ou n’apporte pas la même efficacité que le travail au bureau. Evidemment, il existe des métiers qui ne se prêtent pas au travail entre ses quatre murs, mais dans de nombreux domaines, le travail à distance est tout à fait faisable.
Mettre à disposition l’infrastructure nécessaire pour le travail à distance
Si des collaborateurs n’ont encore jamais travaillé en Home Office, il faut d’abord s’assurer qu’ils disposent des installations nécessaires pour ce faire. Une bonne connexion internet ne devrait pas être un problème, mais tout le monde ne possède pas chez soi un ordinateur pour travailler. Idéalement, mettez à disposition de vos collaborateurs un laptop avec lequel ils peuvent aussi avoir accès aux données pour travailler en dehors du bureau. L’employeur devrait soutenir autant que possible ses employés dans l’installation de leur poste de travail à la maison et, en cas de besoin, mettre à disposition un laptop, un chargeur, une souris, un tapis de souris ou même des écrans supplémentaires.
Informer les collaborateurs en détail sur le sujet du Home Office
N’envoyez pas vos collaborateurs chez eux, en pensant que tout se fera tout seul. Informez votre équipe en amont et définissez des règles précises. Expliquez aux employés qu’ils doivent respecter des horaires de travail fixes, comme au bureau. Donnez-leur quelques conseils sur le fonctionnement du travail chez soi. Mettez-vous d’accord sur l’outil de communication à utiliser. Faites toutefois preuve de compréhension si des collaborateurs ne répondent pas pendant 10 ou 15 minutes. Cela fait partie des conditions de travail normales et survient aussi au bureau.
Travail à distance: entre contrôle et confiance
Si un manager n’a encore jamais laissé ses collaborateurs travailler depuis chez eux, il y a un risque important qu’il essaie de contrôler de façon très stricte les membres de son équipe, en les appelant et en leur demandant très régulièrement si tout est en ordre.
Il est conseillé d’organiser des séances ou appels réguliers avec les collaborateurs, mais pas de les contrôler constamment. « Si je fais confiance à mes collaborateurs, ils me le rendent à double », a expliqué Maria Bassi, dont les employés travaillent presque exclusivement en Home Office, lors du dernier DisruptHR à Zurich, avant d’ajouter : « La confiance motive. Sans confiance, il est impossible de travailler de façon flexible. »
Quand les enfants sont aussi à la maison – trouver une solution de conciliation
Comme les écoles et les garderies sont aussi fermées actuellement, beaucoup d’employés se retrouvent toute la journée à la maison avec leurs enfants. Il va de soi qu’il peut être très difficile de s’organiser pour travailler avec ses enfants et se concentrer entièrement sur ses activités. L’employeur doit faire preuve de compréhension face à ces circonstances exceptionnelles. Proposez à vos collaborateurs ayant des enfants de trouver ensemble une solution et montrez-vous conciliant pendant cette période. Aussi bien les employeurs que les employés devraient faire preuve de plus de compréhension mutuelle en ces temps de crise.
Ne pas oublier les contacts sociaux
Lorsqu’on n’est pas habitué à travailler à la maison, que le Home Office dure plusieurs semaines et qu’on est contraint de quitter son habitation aussi peu que possible, on risque de se sentir isolé. Pensez donc au bien-être de vos collaborateurs et assurez-vous que les contacts sociaux soient maintenus – virtuellement, en l’occurrence. Veillez à ce qu’il y ait suffisamment d’échange entre les collaborateurs. Un appel informel ou une brève conversation personnelle constituent de bonnes solutions. Une idée pourrait être d’organiser régulièrement avec votre équipe un call pour un café ou une pause. Signalez aussi à vos employés qu’ils doivent faire des pauses régulières, bouger un petit peu et ne pas travailler jusqu’à tard le soir. Le Home Office en particulier exige des limites claires entre le travail et la vie privée.
Les défis du Home Office
La psychologue du travail Anne Maigatter étudie notamment les formes de travail mobile et flexible et les nouvelles formes d’organisation. Ci-dessous, vous trouverez ses conseils pour gérer le Home Office.
Plusieurs étapes sont à observer pour relever les défis du Home Office. Pour commencer, il faut trouver le logiciel de communication adéquat et mettre à disposition le matériel nécessaire avec accès au serveur de l’entreprise. Ensuite, il faut s’adapter au nouveau canal de communication. Comme tout se passe sur des canaux virtuels, l’échange informel peut en pâtir. Les supérieurs devraient donc adapter leur ton avec leurs employés et demander régulièrement de leurs nouvelles. La troisième étape consiste à instaurer des règles pour le travail à distance afin de ne pas perdre totalement le contrôle. Il faut également définir comment les performances peuvent être évaluées. En effet, il est difficile d’évaluer la performance des collaborateurs lorsqu’ils ne sont pas présents au bureau. Pour cela, je conseille de déterminer des objectifs clairs, qui doivent être atteints. Cela comprend aussi le fait de donner un feedback régulier sans pour autant contrôler chaque étape. La confiance est le b.a.-ba du Home Office. Sans elle, rien n’est possible.
A quoi doivent veiller les collaborateurs?
Les collaborateurs ont besoin d’une dose d’autoréflexion et de discipline afin de pouvoir séparer le travail de la vie privée. Sinon, ils courent le risque de mettre en danger leur équilibre vie professionnelle-vie privée ou de voir leur productivité et leur concentration diminuer. Il existe différents types de caractère: certains gèrent très bien les formes de travail flexible, d’autres ont besoin de structures plus marquées. Pour ces derniers, il est conseillé d’instaurer des règles plus précises ou des recommandations pour le Home Office et de les encadrer de façon accrue – au moins au début.
