Découvrez régulièrement sur notre blog des articles écrits par des spécialistes et experts du monde des Ressources Humaines. Nous avons à coeur de donner à ces auteurs une totale liberté totale tant sur le choix des sujets que sur l’angle d’analyse. Découvrez ci-dessous l’article rédigé par Diana Roth, coach en gestion RH, conférencière, et forte de 30 ans d’expérience dans le métier.
Quelles sont les deux activités les moins appréciées des responsables RH? Non, il ne s’agit pas des listes de salaires froides et impersonnelles, mais il s’agit bien des entretiens de licenciement et la rédaction des réponses négatives aux candidatures reçues. Quelle est la meilleure façon de formuler une réponse négative et comment la communiquer à un candidat? Toutes les réponses se trouvent dans cet article.
Les réponses négatives ont une incidence directe sur l’image externe de l’entreprise. A l’heure d’un manque accru en personnel global, il est dans l’intérêt même des entreprises de mettre en place un système de gestion des réponses négatives efficace, respectueux et professionnel. Cela contribue à une bonne marque employeur et fait partie intégrante d’une expérience candidat positive.
Si le département RH reçoit par exemple 100 dossiers de candidature pour un poste, il y aura forcément 99 réponses négatives. Ces dernières sont donc le lot quotidien des responsables RH. Les phrases standards envoyées aux candidats ont des conséquences car elles leur permettent déjà de se faire une idée de la culture d’entreprise. Si les réponses négatives sont le pain quotidien des recruteurs, elles constituent une amère déception, qui se transforme parfois même en colère, pour les candidats. Il est donc utile de réfléchir en se plaçant des deux points de vue.
La réponse négative du point de vue des candidats
Partons du principe que les candidats sont particulièrement intéressés par le poste. Ils investissent beaucoup de temps dans la préparation de leur dossier de candidature et dans leurs recherches sur l’entreprise. Ils ont donc beaucoup d’espoir. Le profil requis et l’entreprise leur correspondent. Ils mettent « toute leur vie professionnelle » entre les mains d’un/e inconnu/e et attendent une réponse. Les candidats ont des attentes élevées et il est normal d’honorer leurs efforts par une réponse négative professionnelle.
Et que pense l’entreprise?
Les départements RH qui reçoivent énormément de candidatures et ceux qui n’ont pas encore numérisé entièrement le processus de sélection commencent généralement par un premier tri des dossiers en trois piles. La référence est le profil requis soumis par le/la supérieur/e. Les personnes correspondant complètement à ce profil sont mises dans la pile A et celles y correspondant en partie dans la pile B. Les candidats figurant dans la pile C reçoivent une réponse négative dans un délai fixé par l’entreprise. Il est recommandé de convier les candidats A à un entretien d’embauche et de conserver les dossiers des candidats B pour une prise de contact ultérieure.
Réponse négative suite à la première sélection
Certes, la réponse négative ne peut pas être individualisée dans l’exemple des 100 candidatures citées ci-dessus car cela ne serait tout simplement pas réalisable. C’est pourquoi on envoie généralement des lettres de refus standardisées composées d’éléments modulables. La recherche d’emploi a fortement raccourci le processus. Les candidats envoient une brève lettre de motivation, leur CV ainsi que les documents nécessaires et reçoivent en très peu de temps une confirmation de réception. Aucune réponse négative n’est donnée. Souvent, les processus internes rendent difficile le respect des délais, c’est pourquoi la plupart des candidats reçoivent une réponse dite provisoire. Les départements RH qui n’en envoient pas reçoivent souvent des rappels pour demander, à juste titre, des nouvelles du processus.
Comment une réponse négative doit-elle être formulée?
Comment refuser un candidat? En particulier si une justification individuelle de la décision n’est pas possible? Il n’y a pas de recette miracle. Ce qui peut sembler poli et juste pour l’un peut très bien sembler impertinent pour l’autre.
Ecrivez dans l’objet de l’email les informations sur le poste à pourvoir. En effet, les candidats ne postulent que rarement à un seul poste. Le premier paragraphe doit comporter des remerciements clairs pour leur intérêt mais également pour leur temps et leur patience. Le deuxième paragraphe doit exprimer poliment mais expressément que le dossier (non la personne) n’est pas retenu. Répétez les qualifications essentielles et souhaitées et concluez en mentionnant que ces aspects n’étaient pas visibles dans le dossier. Le troisième paragraphe permet de conclure avec des mots encourageants et optimistes. Evitez les formulations froides et guindées. Ajoutez une formule de salutation positive et terminez par votre nom. Montrez bien au/à la candidat/e que cette réponse a été rédigée non pas par un programme automatique mais par un être humain.
Une idée formidable consiste à ajouter un PS avec des indications sur les lieux où trouver des postes à pourvoir semblables ou des conseils précieux pour redonner confiance aux candidat/e/s.
Aussi longue que nécessaire et aussi brève que possible
Le style, la longueur et le contenu de la lettre de refus dépendent d’une part de l’expérience de l’entreprise et d’autre part du poste à pourvoir. Il est évident qu’un/e cadre issu/e d’une grande entreprise ne recevra pas le même type de réponse négative qu’un/e candidat/e à une place d’apprentissage dans une start-up. Cela demande beaucoup de doigté.
Evitez les mots vides de sens
Quels sont les mots que les candidat/e/s considèrent comme vides de sens? Comme dit plus haut, cela dépend de la personne et de sa vision des choses. Pensez à rédiger la réponse négative de sorte qu’elle soit aussi longue que nécessaire et aussi brève que possible.
Voici quelques mots que vous pouvez supprimer sans hésiter:
malheureusement, regretter, rapport négatif, à disposition, dans l’espoir, chance, réussite, examen minutieux, mûre réflexion, temps utile, compréhension
Réponse négative et feedback constructif après un premier entretien
En Suisse, une réponse négative orale (par téléphone) après un premier entretien est non seulement souhaitée mais également juste. A l’heure d’un manque de personnel, on a rarement plus de 5 candidat/e/s à convier à un entretien. Par conséquent, une entreprise devrait prendre le temps d’annoncer la décision par téléphone. Il s’agit d’une marque de respect, qui encourage le/la candidat/e. Mais attention: donner un feedback est un défi ultime.
Donner des indications constructives qui pourraient aider les candidat/e/s dans leur recherche d’emploi, c’est du marketing RH pur.
Conseils: Ne dites jamais que le/la candidat/e n’était pas à la hauteur. Expliquez pourquoi vous l’avez convié/e à un entretien et listez les points positifs de cette entrevue. Cette façon de commencer peut être très personnelle. Donnez ensuite une justification purement objective. Ne dites pas: « Nous n’avons pas retenu votre candidature parce que vous ne correspondez pas à notre équipe. » Ce sont des déclarations blessantes, qui provoquent des malentendus et des émotions fortes. Préférez une formulation telle que: « Nous avons choisi un/e autre candidat/e, qui répondait plus précisément au profil requis, en particulier en ce qui concerne les qualifications clés. »
En ce qui concerne les raisons, mentionnez des compétences plutôt techniques que personnelles car ces dernières peuvent vite devenir des sujets de conflit. Les personnes acceptent plus facilement le fait que leur niveau d’anglais ne corresponde pas au profil requis que le fait qu’elles ne soient pas assez flexibles.
En résumé, les réponses négatives peuvent constituer un formidable instrument de marketing RH. Choisissez bien vos mots et mettez-vous à la place d’un/e candidat/e qui a soigneusement préparé son dossier de candidature pour votre entreprise. En tant qu’entreprise, ayez une attitude professionnelle et respectueuse et démarquez-vous ainsi en tant qu’employeur. Peut-être que cette personne n’est pas le/la candidat/e que vous recherchez aujourd’hui. Mais il/elle le sera peut-être dans un an pour un autre de vos postes à pourvoir. Ne laissez pas passer cette chance.
Coach en gestion RH indépendante depuis 2003 (www.dianarothcoaching.com), Diana Roth se consacre entièrement au domaine qui lui tient à cœur à travers ses activités de conférencière, d’experte, d’auteure et de podcasteure. Forte de 30 ans d’expérience dans le métier, elle soutient les responsables RH et les dirigeants de PME dans les défis qu’ils rencontrent au quotidien en matière de gestion du personnel.
