“85% des organisations qui mesurent la qualité de leur recrutement en observent l’impact positif. Ainsi près de la moitié de ces organisations reconnaissent une amélioration de plus de 25% de la qualité de leur recrutement.” *
* “Comment améliorer la performance de votre organisation grâce à la mesure de la qualité du recrutement?” Cabinet Hudson
Et vous, mesurez-vous la performance de vos recrutements ?
Dans une entreprise, il n’y a pas que le produit ou le service vendu qui est important, le capital humain y joue une place essentielle car ce sont les employés qui participent au développement de l’entreprise. Il est donc important pour les ressources humaines de recruter les bons collaborateurs et il est essentiel de mesurer la performance des recrutements.
Nous démarrons une nouvelle année, c’est donc le moment idéal pour faire le point sur les recrutements de l’année passée. Il est parfois complexe de déterminer la bonne performance de ses recrutements mais avec des KPI pertinents, cela est tout à fait faisable.
C’est quoi un KPI? C’est un terme utilisé à la base par le marketing qui signifie “Key Performance Indicator“. Or, aujourd’hui, les techniques marketing sont de plus en plus reprises dans le domaine des ressources humaines. Les KPI permettent de piloter et de mesurer l’efficacité d’une campagne de recrutement, de communication, de fidélisation, etc. Ils vous permettront d’être agile par rapport au changement et de pouvoir optimiser votre processus de recrutement.
Le processus de recrutement démarre à l’ouverture d’une offre d’emploi jusqu’à ce que le candidat soit recruté. Dans le processus de recrutement, il y des actions qui sont mesurables. En tenant à jour un tableau de bord avec les principaux KPI à suivre ou ceux qui sont importants pour votre entreprise, vous gardez ainsi une vue d’ensemble de votre performance RH.
Recrutement et rétention : quelques KPI essentiels à suivre
Cette liste de KPI est bien entendu non exhaustive et nous vous conseillons de la personnaliser en fonction de votre entreprise et de vos priorités. Par ailleurs, il sera intéressant de comparer ces KPI (données) avec des données similaires comme celles de l’année précédente ou avec une autre entreprise dans le même secteur par exemple. Si vous en utilisez des différents, nous vous invitons à les partager avec les autres recruteurs en commentaires de cet article.
Nombre de candidatures reçues/poste – correspond au nombre de profils ou candidatures reçus en moyenne par poste ouvert.
Sources des candidatures – ce KPI analyse les sources des candidats au niveau quantitatif (les canaux à travers lesquels vous recevez le plus de candidatures) et également au niveau qualitatif (les canaux qui débouchent le plus souvent sur des recrutements) comme par exemple les plateformes d’emploi, les réseaux sociaux, la cooptation, les agences de recrutement, le sourcing actif etc.
Sources des recrutements – ce KPI montre le nombre d’employés recrutés en fonction de la source des candidatures. Ce KPI peut être analysé en parallèle du KPI des sources des candidatures pour comparer les canaux à travers lesquels vous recevez le plus de candidatures et ceux qui convertissent le mieux au niveau des personnes réellement embauchées.
Délai de recrutement – pour parler de ce KPI, on utilise également souvent le terme anglais « time to hire », c’est-à-dire le temps passé en jours entre l’expression du besoin (validation de l’ouverture du poste) et le recrutement effectif (signature du contrat par le candidat). Il peut être calculé en effectuant la somme du nombre de jours de tous les recrutements/nombre de recrutements dans l’année.
Délai des étapes du recrutement – ce KPI permet de mesurer les délais des différentes étapes du processus de recrutement pour évaluer celles qui peuvent être optimisées. En voici quelques exemples : délai entre l’expression du besoin par les managers et la mise en ligne de l’annonce, entre la mise en ligne de l’annonce et le premier entretien, la durée totale de tous les entretiens etc.
Volume annuel des recrutements – cela correspond au nombre de recrutements réalisés sur une année.
Taux d’embauche externe – il vous permet de connaître le nombre d’employés recrutés qui viennent de l’extérieur de l’entreprise.
Taux d’embauche interne – il vous permet de mesurer le nombre d’employés recrutés via la mobilité interne de l’entreprise.
Taux de turn-over – il s’agit du nombre de départs dans l’entreprise (volontaires ou involontaires). Ce taux est également clé car les embauches ont un coût non négligeable pour l’entreprise. Cela permet donc de mesurer la qualité des recrutements sur le court terme (par exemple un an) ou sur le long terme (par exemple 5 ans). Il peut être effectué en calculant le nombre de salariés qui ont quitté l’entreprise/nombre moyen de salariés dans l’entreprise.
Taux de rétention – c’est le pourcentage de nouvelles embauches qui sont toujours employées par l’entreprise après une certaine période.
Coût par embauche – ce KPI montre combien cela coûte à l’entreprise de recruter un nouveau collaborateur. Pour cela, il faut calculer le coût horaire des personnes qui ont participé à l’embauche par le nombre d’heures passées. On y ajoute le coût des outils utilisés et des éventuelles ressources externes.
Equivalent temps plein – l’équivalent temps plein correspond à l’effectif de l’entreprise de façon homogène en rapportant le temps travaillé par chaque salarié à celui d’un salarié à temps plein. Par exemple, un collaborateur qui travaille à 100% comptera comme 1 équivalent temps plein alors qu’un employé qui travaille à 80% sera comptabilisé comme 0,8 équivalent temps plein.
Visualisation des KPI
Afin que ces différents chiffres clés soient parlants et puissent donner des indications pertinentes, nous vous conseillons vivement de les visualiser de manière claire voire simplifiée grâce à des graphes qui permettent de voir l’évolution. Voici quelques exemples possibles de visualisation de KPI basés sur les rapports utilisés par les RH JobCloud.
Il est intéressant de comparer les sources des candidatures et les sources des recrutements car ce ne sont pas forcément les mêmes canaux qui permettent d’apporter des candidatures et ceux qui permettent de recruter de bons candidats. Par exemple, la cooptation apporte généralement peu de candidats en termes de quantité mais connait un très bon taux de conversion. Le sourcing actif apporte également de bons taux de conversion.
Il est important de comparer le délai de recrutement moyen entre les différents départements de la société avec la moyenne sur l’ensemble de l’entreprise. Cela nous permet de voir en un coup d’oeil les secteurs ou il est plus difficile de recruter pour anticiper au mieux les recrutements. Par exemple, pour ce graphique il est plus rapide de recruter un employé dans le département finance que dans le département des ressources humaines.
Le volume annuel des recrutements permet de voir rapidement les périodes plus chargées et plus creuses en termes de recrutement sur l’année. Par exemple, sur ce graphique nous pouvons voir que le mois d’août et le mois de décembre sont plus calmes, ce qui est sûrement lié aux départs en vacances. Les mois de janvier et de septembre connaissent le plus fort taux de recrutement et cela peut s’expliquer par rapport au début d’année et la rentrée des vacances d’été.
Il est essentiel de suivre l’évolution de l’équivalent temps plein car cela permet d’analyser l’effectif réel d’une entreprise en fonction des recrutements et des départs. Cela permet de voir en un seul coup d’oeil si l’effectif de l’entreprise croît ou décroît malgré les nouveaux recrutements.
Pour terminer, nous dirions que les KPI sont très importants dans une approche RH aujourd’hui car d’une part ils permettent d’optimiser vos processus de recrutement, vos investissements et au final positionnent ainsi le département des ressources humaines comme partenaire stratégique dans l’entreprise qui repose sur des modèles prédictifs basés sur des données concrètes.
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