Découvrez régulièrement sur notre blog des articles écrits par des spécialistes et experts du monde des Ressources Humaines. Nous avons à coeur de donner à ces auteurs une totale liberté totale tant sur le choix des sujets que sur l’angle d’analyse. Découvrez ci-dessous l’article rédigé par Diana Roth, coach en gestion RH, conférencière, et forte de 30 ans d’expérience dans le métier.
Il y a quelques années, j’ai eu l’occasion d’accompagner, en tant que coach GRH, une petite startup lucernoise active dans le secteur informatique durant son introduction de nouveaux processus RH. Cet exemple vise à démontrer l’importance de la gestion des ressources humaines dans les startups.
Situation de départ: startup dépassée par sa propre croissance
Petite mais forte, voilà la meilleure façon de décrire cette entreprise qui aide ses clients à travers toute la Suisse grâce au logiciel qu’elle commercialise. Comme dans beaucoup de PME, la directrice financière se chargeait également de la gestion du personnel; une responsabilité qui comprenait principalement des tâches administratives et aucun processus RH. Moins de 18 mois plus tard, cette jeune entreprise de 25 collaborateurs en comptait 85.
Dans cette startup, les RH consistaient en trois éléments: le paiement ponctuel des salaires, la gestion irréprochable de l’assurance sociale et, de temps à autres, la rédaction d’offres d’emploi et de certificats de travail. Cependant, la directrice financière n’avait ni le temps ni les compétences pour intégrer un système de gestion RH professionnel. Chaque responsable de département gérait les problèmes relatifs au personnel comme bon lui semblait. C’est là que je suis intervenue pour introduire les principaux processus RH.
Analyse: la place des RH
Pour le directeur, il était évident que l’augmentation considérable du nombre de collaborateurs nécessitait une gestion RH plus professionnelle et une standardisation de ses processus. Lors de la première réunion, j’ai posé des questions désagréables mais indispensables pour la suite: Pourquoi les RH ne sont-elles pas intégrées à la direction? Pourquoi les RH sont-elles associées au département des finances? Quel rôle revêtiront les RH dans cette entreprise à l’avenir?
Approche descendante
L’entreprise a opté pour une professionnalisation des RH en commençant par créer un service à part entière, dépendant directement de la direction. Dans un premier temps, une politique RH, comprenant des mesures à court, moyen et long terme, a été élaborée au sein de la direction. En dirigeant ce premier atelier, j’ai constaté, comme bien souvent, que ces processus étaient traités de façon très superficielle. Ce n’est que lorsque les managers ont constaté l’avantage présenté au quotidien par de tels processus qu’ils leur ont donné plus d’importance.
Lors d’un autre atelier, les membres de la direction ont rédigé tous ensemble leurs principes de gestion. Leur réticence à le faire était à peine dissimulée car de nombreux processus étaient déjà bien ancrés. Le rôle du dirigeant a alors été particulièrement important.
Les participants se sont montrés plus ouverts face à l’introduction d’instruments RH. J’ai sélectionné des instruments plutôt accessibles et compréhensibles. Par exemple, l’entreprise n’avait pas de Corporate Identity pour rédiger des offres d’emploi uniformes. Un logiciel de candidature a été acheté et intégré, et un profil requis neutre a été déterminé pour chacun des postes.
Description du poste: pourquoi est-ce important?
Etonnamment, la description de postes a constitué un obstacle majeur. Les participants prétendaient que ce processus n’apporterait rien d’autre qu’une charge bureaucratique et une sur-organisation de l’entreprise. Je leur ai donc présenté les avantages d’un tel instrument lors d’une courte présentation.
La description d’un poste favorise la transparence de l’organisation à travers:
- La description des tâches/compétences/responsabilités
- Le rôle du poste par rapport aux objectifs de l’entreprise
- Les rapports vis-à-vis des supérieurs et des subordonnés
- Une réglementation claire quant au remplacement en cas d’absence du collaborateur
Une description de poste est l’instrument le plus utile pour une gestion RH professionnelle. Elle évite les problèmes de doublons et de manque de compétences et constitue un fondement solide pour les principaux processus RH et de gestion. Je pense notamment à la détermination des salaires, la planification et l’intégration du personnel, ainsi qu’à l’évaluation.
La direction a finalement opté pour une version allégée des descriptions de postes, grâce à laquelle elle a obtenu une esquisse des principaux processus internes, qu’elle a ensuite complétée avec des formulaires et des descriptions, et publiée sur son intranet. Des formations express ont également été entreprises par les responsables RH.
Modèle incitatif: le salaire
Un modèle de tarification adapté, associé à un système incitatif, a été mis en place avec la responsable des finances, ce qui a donné naissance à un règlement du personnel complet, qui a ensuite été communiqué aux employés. Une année plus tard, le premier état des lieux a été dressé. Lors de la réunion stratégique annuelle, la responsable RH a présenté les premiers résultats: elle a demandé aux responsables de département de considérer les processus RH non pas comme des charges administratives inutiles, mais comme un soutien qui allègerait leur charge de travail à long terme.
Les nouveaux processus RH
Sur la base de ses résultats, la responsable RH a présenté les processus les plus importants pour cette entreprise:
Planification des besoins en ressources humaines
La planification réfléchie des besoins en personnel s’est avérée particulièrement utile pour cette startup qui voulait continuer de développer sa structure.
Recrutement de personnel
L’entreprise a décidé de la façon dont les postes à pourvoir devaient être diffusés. La priorité a été mise sur internet. Les participants se sont également accordés sur une présentation uniforme des offres d’emploi. Les démarches de sélection et l’organisation des entretiens d’embauche ont également été déterminées.
Développement du personnel
L’intégration des nouveaux collaborateurs a pris une importance particulière dans cette entreprise. Le besoin de développement n’était pas non plus négligeable car la startup projetait de se lancer sur le marché chinois. La priorité a été mise sur les analyses de potentiel, les évaluations et surtout les cours de langues.
Déploiement du personnel
Une organisation flexible mais claire des horaires de travail a été mise en place. Il a été décidé que tout employé à temps plein pourrait travailler jusqu’à deux jours par semaine en Home Office, en accord avec ses supérieurs afin que ces derniers puissent s’organiser.
Fidélisation des employés
Bonus, avantages, perfectionnement et formation continue, primes et véhicules de fonction ont fait l’objet de vives discussions. Afin d’éviter un trop fort taux de fluctuation, la responsable RH a expliqué qu’elle mènerait désormais des entretiens de départ pour déterminer les raisons qui poussent les collaborateurs à quitter l’entreprise. Une marque employeur devait également être créée. Ces démarches devaient réduire les coûts de recrutement à long terme et augmenter le temps que les employés restent dans l’entreprise.
La gestion du personnel ne concerne que les RH
A ce moment-là, la déclaration du dirigeant s’est avérée d’une importance cruciale: « La responsable RH élabore les processus et y intègre les instruments de gestion. Toutefois, je pense que les collaborateurs ont également leur responsabilité. J’aimerais les inciter à participer aux processus de changement, eux aussi. C’est vous qui portez la gestion du personnel. C’est vous, non notre spécialiste RH, qui mettez en œuvre les principes de gestion de façon uniforme. Je vous laisse beaucoup de liberté pour instaurer votre propre organisation dans vote département. Les nouveaux standards que nous avons déterminés serviront de guideline pour les 5 ou 10 prochaines années. »
Quand la GRH fonctionne, c’est toute l’entreprise qui fonctionne
Ce mot de la fin a été bien compris et appliqué. Aujourd’hui, cette startup compte plus de 200 collaborateurs et est cotée en bourse. Lors de mon dernier coaching GRH sur place, le CEO m’a confirmé que l’intégration des processus RH a fortement contribué à la croissance de l’entreprise et a constitué l’étape la plus importante de ces trois dernières années.
Il a conclu par cette phrase: « Quand la gestion RH fonctionne, c’est toute l’entreprise qui fonctionne. »
Coach en gestion RH indépendante depuis 2003 (www.dianarothcoaching.com), Diana Roth se consacre entièrement au domaine qui lui tient à cœur à travers ses activités de conférencière, d’experte, d’auteure et de podcasteure. Forte de 30 ans d’expérience dans le métier, elle soutient les responsables RH et les dirigeants de PME dans les défis qu’ils rencontrent au quotidien en matière de gestion du personnel.
