L’entretien d’évaluation ne devrait pas être perçu comme une obligation annuelle, mais comme un entretien ayant lieu régulièrement au cours de l’année, en particulier lorsqu’un sujet délicat demande à être abordé. Si vous attendez la fin de l’année, vous favoriserez un mauvais climat de travail et ne donnerez aucune chance au collaborateur d’améliorer son comportement ou son travail. La réussite d’un tel entretien dépend de plusieurs facteurs. Les 10 conseils ci-dessous vous mettront sur la bonne voie.
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L’entretien en tant que modèle de gestion des talents devrait rester informel
Veillez à ce que l’endroit où a lieu l’entretien soit décontracté. Créez un espace de libre expression, en expliquant au collaborateur que cet entretien n’aura aucune conséquence ni aucune influence sur son évaluation annuelle/semestrielle.
Conseil: Considérez cet entretien comme une opportunité de voir les choses selon le point de vue du collaborateur, non comme un instrument de gestion technique et froid. Veillez à ce qu’il se déroule comme une discussion ouverte, et non comme un interrogatoire.
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Définir les sujets / le type de l’entretien
Vous devriez expliquer clairement au collaborateur de quel type d’entretien il s’agit en amont. Voulez-vous aborder la question du salaire? Ou est-ce un feedback de son travail? C’est vous qui êtes responsable des sujets traités, selon lesquels vous devrez préparer différents documents nécessaires (p. ex. évaluation de performance).
Conseil: Impliquez le collaborateur dans la préparation de l’entretien, en lui demandant quels sujets il aimerait aborder pour les inclure à l’ordre du jour. De cette façon, il se sentira pris au sérieux et vous pourrez mieux vous préparer.
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Préparer l’entretien
Outre les sujets, le cadre joue également un rôle important. Le lieu et le moment que vous choisirez pourront avoir un impact considérable sur l’entretien. Par exemple, un entretien fixé à 11h du matin sous-entend que vous ne mettez qu’une heure au maximum à disposition du collaborateur (même si ce n’est pas forcément votre intention). En effet, midi est généralement l’heure de la pause.
Conseil: Prévoyez suffisamment (vraiment suffisamment !) de temps. Non seulement vous témoignerez votre estime au collaborateur, mais vous éviterez également d’être stressé par le temps. Selon l’entretien, vous pouvez aussi choisir un lieu plus décontracté pour détendre l’atmosphère.
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Aborder les problèmes
Même si c’est désagréable et tout sauf facile, il faut absolument aborder les conflits et les problèmes pour pouvoir les régler. La forme est souvent plus importante que le fond. Si vous vous montrez trop direct, vous pourriez blesser votre interlocuteur. Si vous vous montrez trop doux, vous pourriez ne pas obtenir l’effet escompté.
Conseil: Les conflits résultent souvent de malentendus. Essayez de montrer au collaborateur que vous le comprenez, en reformulant les avis et les sentiments qu’il a exprimé. En utilisant des phrases telles que « J’ai la sensation que… » ou « Cela me donne l’impression que… », vous pouvez régler des problèmes, sans que votre interlocuteur ne se referme à l’entente de points problématiques.
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Trouver un équilibre
Au cours de l’entretien, lorsque vous abordez les points positifs et négatifs, il est important de trouver un bon équilibre. Ne vous contentez pas de pointer du doigt les faiblesses du collaborateur ; utilisez ses points positifs pour équilibrer la balance. Après tout, l’entretien n’a pas pour but de descendre la personne.
Conseil: Commencez par un point positif, seulement alors vous pourrez aborder un élément négatif. Cette méthode permet non seulement de garder l’équilibre entre le bon et le mauvais, mais aussi de témoigner de l’estime au collaborateur et de le rendre plus réceptif à la critique.
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Proposer des suggestions
Il arrive souvent que les collaborateurs ne sachent pas quelles options se présentent à eux. Aidez-les, en leur montrant dans quelle direction ils pourraient évoluer. Cela peut être utile autant dans une situation de conflit que dans le développement du personnel à travers des formations continues.
Conseil: N’imposez pas votre avis! Suggérez plutôt des options ou des idées que vous avez eues pour améliorer la situation du collaborateur.
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Communiquer de façon transparente
Il est facile de dire: « C’est comme ça et pas autrement. » Mais peu de personnes se contentent d’une telle réponse quand elles demandent pourquoi elles n’ont pas d’augmentation de salaire. Favorisez la compréhension et la confiance des collaborateurs, en leur expliquant le raisonnement derrière votre décision. Avec une explication transparente, les collaborateurs accepteront les réponses négatives et n’auront pas l’impression d’être pris de haut.
Conseil: Expliquez concrètement votre raisonnement. Vous créerez ainsi une base objective et solide pour une discussion constructive.
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Gestion des talents: hard facts et soft facts
Da façon générale, la performance du collaborateur, calculée selon le chiffre d’affaires de l’entreprise, joue un rôle important dans son évaluation. Bien sûr, il est facile de mesurer la performance d’un collaborateur en termes de chiffres, mais les valeurs sociales devraient également êtres prises en compte. Par exemple, quelles sont ses compétences sociales et de communication?
Conseil: Pour pouvoir faire une évaluation globale des compétences sociales d’un collaborateur, vous pouvez utiliser des techniques comme l’évaluation à 360°, qui consiste à interroger non seulement l’employé mais aussi ses pairs et ses collègues au sujet de son travail.
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Consigner les résultats
Les notes de l’entretien présentent deux avantages majeurs: premièrement, les interlocuteurs n’oublient pas ce qui a été dit; deuxièmement, ils se comprennent mieux lorsque les points abordés sont écrits noir sur blanc. Cela est valable autant pour la définition d’objectifs que pour la recherche de solutions à des conflits.
Conseil: Envoyez au collaborateur les notes que vous avez prises durant l’entretien. Ainsi, vous vous souviendrez exactement de quoi vous aurez parlé.
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Plan de secours si l’entretien prend une tournure inattendue
Si la situation devait s’envenimer, il vous faut prévoir un plan de secours.
« Keep it cool »: c’est la règle de base d’une stratégie efficace pour désamorcer les conflits. Il s’agit donc de rester calme face à un collaborateur fâché et d’essayer de réinstaurer un climat plus neutre pour la discussion.
Conseil: Plus vous mènerez d’entretiens au cours de l’année, moins les conflits seront importants et risqueront de prendre une dimension ingérable.
