Découvrez régulièrement sur notre blog des articles écrits par des spécialistes et experts du monde des Ressources Humaines. Nous avons à coeur de donner à ces auteurs une totale liberté totale tant sur le choix des sujets que sur l’angle d’analyse. Découvrez ci-dessous l’article rédigé par Diana Roth, coach en gestion RH, conférencière, et forte de 30 ans d’expérience dans le métier.
De nombreuses PME pensent encore qu’un processus de départ professionnel n’est pas nécessaire dans le cadre de la gestion RH. La direction ordonne même d’octroyer moins d’attention aux collaborateurs qui quittent l’entreprise. En tant que cheffe du personnel depuis plus de 20 ans, je suis d’un avis contraire…
Le processus de départ : qui a mis fin à la relation de travail ?
C’est justement lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise qu’il faut s’efforcer de mettre en place un processus RH correct et juste. On ne fait aucune différence ni entre une personne qui a été licenciée et une qui a démissionné ni entre quelqu’un qui part à la retraite et quelqu’un qui arrive au terme de son contrat à durée déterminée. Pour cette étape, toute entreprise devrait avoir institutionnalisé un processus de ressources humaines correspondant à la culture d’entreprise. Même les raisons qui ont mené à la fin de la relation de travail, qui peuvent éveiller une blessure personnelle ou une incompréhension chez l’une ou l’autre des parties, doivent être abordées au cours d’un processus RH professionnel, une fois le choc passé. Cependant, cela ne s’applique pas aux licenciements avec effet immédiat, qui sont prononcés suite à un manquement manifeste. Toutefois, ceci est valable dans tous les cas : correction et fair-play absolus avec formulation d’accords clairs.
Désamour dans le processus RH
Les personnes sur le départ ressentent souvent une sorte de « désamour ». Elles ne reçoivent plus les informations et sont prématurément effacées du registre. Il se peut même que des informations importantes n’arrivent jamais à leurs oreilles. Et ce n’est que le début d’une flopée de difficultés. Le collaborateur sur le départ n’est plus mis au parfum et ne peut donc plus accomplir ses tâches correctement. Les clients interpréteront ce service restreint de façon négative et l’image de l’entreprise en pâtira.
Il est plus facile de détruire une image positive que de la construire (marketing RH)
Revenons sur la flopée de difficultés. Les collaborateurs qui vivent ce type de départ ont généralement un taux d’absentéisme plus élevé. Ils sont moins productifs pendant la période précédant leur départ qu’auparavant. Ils n’exploitent plus totalement leur savoir et leurs capacités et restent consciemment ou inconsciemment en retrait.
Chers employeurs, n’oubliez pas : les personnes qui quittent votre entreprise en bons termes peuvent encore grandement contribuer au succès de votre entreprise. De la même façon, si leur départ se passe mal, elles peuvent y nuire, en répandant des rumeurs ou en déclenchant des émotions négatives chez vos collaborateurs actuels, ce qui nuit ensuite à votre marque employeur.
Un collaborateur qui a démissionné ou qui s’est fait licencier, saura apprécier un processus de départ correct et respectueux. Il racontera à ses collègues et à ses amis ou sa famille comment s’est déroulé ce processus. Et les clients aussi se rendent rapidement compte de la façon dont sont traitées les personnes quittant l’entreprise.
Marketing RH de qualité grâce aux collaborateurs quittant l’entreprise
Le marché suisse du travail se bat pour obtenir les meilleurs collaborateurs et les meilleurs talents et compte sur les recommandations de la part des employés. Ces recommandations peuvent également venir de personnes quittant l’entreprise. Même plusieurs mois plus tard, un ex-employeur peut toquer à la porte d’un ex-employé pour avoir des informations/des détails sur le fonctionnement interne, certains clients ou certains projets. Un collaborateur, dont le processus de départ s’est bien déroulé, donnera volontiers ce genre d’informations.
La formation du successeur nécessite également de la bienveillance et, dans le meilleur des cas, un bon transfert de savoir-faire en résulte. Ce processus RH est précieux. En règle générale, les collaborateurs quittant l’entreprise aimeraient aussi transmettre leur savoir et s’assurer que tout se passera bien une fois qu’ils seront partis. En ce faisant, ils veulent tourner la page et ne pas causer préjudice à leur ex-employeur. En retour, le nouvel employé profite d’une formation interne complète et pourra se montrer plus productif plus rapidement. Tous ces processus RH constituent la culture d’entreprise.
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Publier maintenantEn matière de marketing RH aussi : les cadeaux attirent la sympathie
Par ailleurs, la façon de prendre congé d’un collaborateur revêt une importance majeure. Est-ce qu’on offre un cadeau de départ ? Est-ce qu’on organise un apéro ? Comment l’information du départ est-elle relayée dans l’entreprise ? Quand en informe-t-on les autres employés ? Est-ce qu’une simple information factuelle sur l’intranet suffit ou est-ce qu’on fête le départ de façon conviviale ? Il est conseillé de prévoir une petite attention pour faire ses adieux au collaborateur, telle qu’un petit discours ou un cadeau. C’est à l’entreprise de choisir l’option qui convient le mieux. Quelle que soit la solution que vous choisissiez pour prendre congé de votre collaborateur, ce dernier ainsi que vos employés actuels sauront l’apprécier.
Voici un conseil issu de mon expérience personnelle : demandez à la personne quittant l’entreprise si elle souhaite ce type de départ. Ce serait tout à fait contre-productif si cette dernière associe cette célébration à une torture. La situation doit impérativement convenir aux deux parties.
La fête des dinosaures, un autre processus RH
Expertes en matière d’encadrement du personnel, les entreprises modernes invitent les anciens collaborateurs à leur fête de Noël jusqu’à 12 mois après leur départ. Tout comme les retraités qu’on invite aux événements pendant des années encore après leur départ. Le terme bienveillant de « fête des dinosaures » est aussi utilisable dans ce contexte.
L’entretien de départ : un instrument RH utile dans tout processus de départ
Les instruments suivants font partie intégrante de ce processus précieux de la gestion RH.
- Entretien de départ avec le supérieur
- Entretien de départ avec le RH
Ces entretiens ne doivent pas faire peur, mais être perçus de façon positive.
Quelle est la différence fondamentale entre ces deux entretiens ?
Entretien avec son supérieur / entretien de départ avec son supérieur
Il s’agit de faire un bilan ensemble, de répondre aux questions sur le travail/les clients/ les contrats et de conclure la relation de travail. Les informations sur les projets et leur statut sont consignées par écrit. Le supérieur doit pouvoir se faire une idée exhaustive du travail du collaborateur quittant l‘entreprise. Il faut aussi se mettre d’accord sur la façon de gérer les jours de vacances restants, un éventuel horaire flexible et la manière de conclure le dernier jour de travail.
L’entretien de départ avec le RH est un tout autre processus RH
Cet entretien vise une discussion ouverte et sincère sur différents thèmes clés (temps de travail, salaire, communication, information, caisse de pension, développement personnel, direction, équipe, culture, etc.). Pour l’entreprise, c’est une opportunité unique de recevoir un avis honnête. C’est le moment de parler des éventuels points faibles ou dysfonctionnements. Sur une année par exemple, les déclarations de l’ensemble des collaborateurs ayant quitté l’entreprise montrent clairement les mesures à prendre en vue d’une amélioration, que ce soit dans le domaine de la fidélisation, du recrutement ou du développement du personnel ou dans l’organisation des processus.
Ainsi, l’optimisation et l’amélioration sont possibles sur le long terme. Idéalement, le RH devrait évaluer les entretiens de départ statistiquement année après année. En Suisse, toujours plus d’entreprises ne mènent ce type d’entretien qu’avec les retraités ou les collaborateurs qui ont démissionné, car elles pensent, à raison, que les personnes licenciées, en colère, fausseraient les statistiques de départ de l’entreprise. Effectivement, je constate, moi aussi, ces écarts d’évaluation : un collaborateur licencié donne un plus mauvais feedback qu’un employé qui a démissionné.
C’est pourquoi je conseille de faire deux rapports statistiques RH distincts pour montrer cet écart d’évaluation. Le premier rassemblerait les évaluations des collaborateurs ayant démissionné et le second celles des employés licenciés. Vous constaterez un net écart entre les deux rapports. La perception subjective du départ sera ainsi mise en lumière.
Dernier conseil
Rédigez le certificat de travail à temps pour le dernier jour de travail prévu dans le contrat. L’entretien de départ ne doit pas avoir une quelconque influence sur ce dernier. C’est pourquoi il est conseillé de mener cet entretien lors du dernier jour de travail, après avoir remis le certificat.
Pour conclure, j’aimerais citer Eufemia von Adlersfeld, écrivain allemand du XIXe siècle : « Un adieu nous mène toujours à dire ce que l’on n’aurait jamais exprimé dans d’autres circonstances ».
Coach en gestion RH indépendante depuis 2003 (www.dianarothcoaching.com), Diana Roth se consacre entièrement au domaine qui lui tient à cœur à travers ses activités de conférencière, d’experte, d’auteure et de podcasteure. Forte de 30 ans d’expérience dans le métier, elle soutient les responsables RH et les dirigeants de PME dans les défis qu’ils rencontrent au quotidien en matière de gestion du personnel.
