Convoquer une réunion est une chose facile, mais souvent on y investit trop de temps pour obtenir un résultat médiocre : on se retrouve dans une salle de réunion avec des participants qui s’ennuient à gaspiller du temps de travail. Les conseils suivants vous permettront d’améliorer l’efficacité de vos réunions, de rendre les participants plus actifs et de gagner du temps de travail.
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Nécessité de la réunion
Une réunion prend du temps. Il faut donc y avoir recours qu’une fois que les autres moyens de communication se sont avérés inadéquats ou insuffisants. Vous devez vous demander si la réunion est vraiment nécessaire avant de la fixer. S’il s’agit de discuter de détails, une réunion n’est pas forcément indiquée. Par contre, s’il faut prendre des décisions fondamentales pour un projet ou confronter des activités ou des points de vue, alors une réunion s’impose.
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Le « stand-up meeting » pour plus d’efficacité
Bien que ce ne soit qu’un changement mineur, le « stand-up meeting » (ou réunion debout) a un effet impressionnant sur le temps passé en réunion. Les réunions qui se tiennent debout durent généralement moins longtemps, les discussions sont plus engagées et la participation est meilleure. De plus, on est plus attentif lorsqu’on est debout. Il faut toutefois veiller à ce que la salle contienne des meubles hauts ou des supports adéquats pour que les participants puissent prendre des notes.
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Définir des conditions cadres… et s’y tenir
Pour qu’une réunion soit efficace, des règles et des conditions cadres doivent être préalablement définies. Parmi elles, l’on peut citer les objectifs et la limite de temps, qui doivent plutôt être réalistes pour l’un et restreinte pour l’autre que trop ambitieux pour les premiers et généreuse pour la seconde. En définissant des objectifs réalistes, on montre à l’ensemble des participants l’importance de la réunion et les thèmes devant (pouvant) être traités. De plus, si le temps de réunion est restreint, le temps de parole de chacun des participants est plus court et, partant, le contenu plus ciblé. Ainsi, seul ce qui concerne tout le monde sera (et devra être) réellement traité.
D’autres règles sont également à observer. Par exemple, on peut placer un flip chart comme « document dynamique » à un endroit bien visible dans la salle de réunion. Sur ce tableau, chacun peut écrire ses propres règles, qui sont considérées comme étant en vigueur tant que personne ne les conteste ou en propose de nouvelles. Ce système garantit une certaine diversité, encourage les interactions et améliore l’attention.
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Définir le programme de la réunion
Réfléchissez en amont aux points qui doivent être impérativement traités au cours de la réunion et envoyez le programme que vous aurez préparé aux participants. Les points non essentiels ne devraient ni figurer sur le programme ni être traités durant la réunion. Ainsi, les participants sauront que ce laps de temps est réservé aux éléments essentiels et que les points inutiles n’ont pas leur place.
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Qui anime la réunion ?
L’avantage d’avoir quelqu’un qui anime la réunion est qu’il peut recentrer la discussion chaque fois que les participants s’éloignent des sujets mentionnés sur le programme. Le rôle d’animateur devrait être endossé par les participants chacun leur tour, et non uniquement par les dirigeants. Souvent, les membres d’une équipe possèdent un talent insoupçonné pour cette fonction et on peut observer leur façon de se glisser dans la peau d’un « cadre ». L’animateur doit toutefois veiller à rester dans son rôle et à ne pas se mettre trop en avant.
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Evitez les discussions détaillées
En réunion, on a tendance à discuter de tout dans les moindres détails. Non seulement cette tendance est chronophage, mais en plus elle n’en vaut souvent pas la peine. Si vous constatez que la réunion prend la direction d’un compte-rendu détaillé, aidez-vous de la méthode « GEMO » (Good Enough to Move On). Elle consiste à se contenter d’un résultat provisoire satisfaisant afin de ni perdre de vue l’essentiel ni retarder les participants non concernés par le sujet. Les discussions détaillées peuvent ensuite avoir lieu en individuel à l’issue de la réunion. Pour mettre en pratique cette méthode, un participant peut intervenir en demandant : « GEMO, est-ce que c’est suffisant pour pouvoir avancer ? » Si tout le monde est d’accord ou que les dernières objections ont été levées, on peut avancer au point suivant.
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Organiser des réunions variées
Il faut également réfléchir à la façon de maintenir l’attention des participants à la réunion. Le lieu de la réunion peut faire une grande différence. Délocalisez la réunion sur les lieux de l’événement, par exemple dans le hall de production, s’il est question des nouveaux processus de production. Une autre possibilité consiste à varier les formats de présentation : un diaporama, de courtes présentations orales ou une brève vidéo. La rotation de l’animateur (voir point 5) constitue aussi une bonne façon d’apporter plus de diversité aux réunions.
