Connaissez-vous cette impression de ne pas réussir à accomplir vos tâches en temps et en heure et d’en recevoir de nouvelles constamment ? Il serait utile pour vous d’essayer d’augmenter votre efficacité et, partant, votre productivité. Ces six conseils constituent un bon point de départ pour une meilleure planification du travail :
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Réservez des plages dans votre agenda
Vous avez de nombreuses tâches en cours et trop peu sont accomplies ? On a souvent tendance à repousser les tâches à accomplir et plus la date limite approche, plus vous travaillez dans la précipitation. Pour prévenir ce stress, réservez du temps pour une tâche en fixant en amont des plages dans votre agenda qui vous serviront à ne travailler sur rien d’autre que cette tâche précise. Si le temps que vous avez prévu ne suffit pas, ce n’est pas dramatique. Fixez simplement une nouvelle plage pour pouvoir terminer.
2. Travaillez au bon moment
Chacun a son propre rythme et nous devrions tous y adapter notre production. Certains sont plus productifs le matin. D’autres atteignent leur pic de productivité en soirée. Le plus important est d’en être conscient et de trouver le moment où l’on est le plus efficace pour accomplir les tâches prioritaires.
3. Fixez des priorités
Les tâches n’ont pas toutes la même importance et certaines nécessitent d’être traitées immédiatement. Il vaut donc la peine de les classer par ordre de priorité pour clarifier leur importance et leur urgence. La matrice d’Eisenhower est une technique qui a fait ses preuves :
Grâce à cette matrice, vous déterminerez rapidement l’importance et l‘urgence d’une tâche. Si elle est importante et urgente, alors elle devrait être traitée directement. Si elle est importante mais pas urgente, vous pouvez planifier un moment pour la gérer plus tard. Si elle est urgente mais pas importante, vous pouvez soit la déléguer soit la traiter vous-même, directement après les tâches importantes et urgentes. Enfin, si une tâche n’est ni importante ni urgente, il n’y a aucune raison de s’en charger et elle peut être soit supprimée soit placée dans les archives.
4. Utilisez l’aide d’applications
A l’heure actuelle, il existe une grande diversité de programmes aidant à l’organisation, et donc à l’amélioration de l’efficacité et du flux de travail. Todoist est un outil de gestion de projet?s tout à fait indiqué pour l’utilisation personnelle. Cette application vous permet d’entrer facilement et rapidement des tâches et de les classer par ordre de priorité et par projet. Elle fonctionne aussi bien sur l’ordinateur que sur un smartphone et se synchronise d’un côté et de l’autre. Un bel avantage de cette liste des tâches est de pouvoir cocher les tâches accomplies… même si ce n’est que virtuel.
5. Gérez vos emails de façon plus efficace
Afin de ne pas passer votre temps à lever votre boîte email et à recevoir constamment de nouvelles tâches, vous devriez la consulter qu’à des moments précis. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur votre travail en cours et le terminer.
De plus, il est utile d’écrire des emails suffisamment clairs pour que le destinataire n’ait pas à demander des précisions. Vous pouvez mentionner des mots-clés dans la ligne d’objet pour qu’il puisse classer directement votre email. Il est également important de répondre aux questions qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment dans chaque email que vous écrivez. Il faut toutefois éviter d’écrire des romans et plutôt se concentrer sur l’essentiel.
6. Evitez les distractions
Nous consultons notre smartphone 88 fois par jour, soit toutes les 18 minutes environ. Souvent, c’est pour lire nos emails ou nous égarer sur les réseaux sociaux. Lorsque nous pensons jeter un œil sur Facebook ou répondre rapidement à un email, nous perdons en fait bien plus de temps que nous le pensons. En effet, il faut en moyenne plus de 25 minutes pour nous concentrer à nouveau pleinement sur notre activité de départ. Pour éviter cela, deux solutions : mettre son smartphone en mode avion ou l’éteindre complètement. Il en va de même pour les notifications. Ainsi, vous serez plus concentré et vous vous focaliserez sur vos tâches. Attention toutefois à ce que vos collègues et supérieurs sachent quand vous êtes atteignables, et cela est valable chaque fois que vous décidez de réduire l’utilisation des moyens de communication.
