Bei der Einstellung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters ist die Integration in Ihr Unternehmen ein wichtiger Schritt, um eine solide Arbeitsbeziehung aufzubauen. Hier sind acht Best Practices für eine erfolgreiche Einarbeitung.
1. Bereiten Sie die Einarbeitung im Vorfeld vor
Die Integration neuer Mitarbeitender beginnt nicht erst am Tag ihres Arbeitsbeginns. Bevor neue Mitarbeitende in Ihr Unternehmen kommen, sollten Sie ihnen einen angenehmen Arbeitsplatz mit einem Computer (mit persönlicher Anmeldung und E-Mail-Adresse), einem Telefon, konfigurierter Software, Ablagemöglichkeiten und den üblichen Büroutensilien (Notizblöcke, Stifte, Post-it-Zettel usw.) einrichten. Darüber hinaus können Sie ihnen auch die Einstellungsunterlagen per E-Mail zukommen lassen, damit sie die administrativen Aufgaben vor dem grossen Tag erledigen können. So fühlen sich neue Kolleg*innen bereits Teil des Unternehmens und Sie sparen Zeit bei ihrem Arbeitsantritt.
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Jetzt downloaden2. Beziehen Sie das bestehende Team mit ein
Damit sich neue Mitarbeitende von den bereits tätigen Mitarbeitenden gut aufgenommen fühlen, ist es wichtig, dass diese vorab über das Kommen der neuen Kolleg*innen informiert werden. Sie können Ihren Mitarbeitenden in wenigen Worten die bisherigen Erfahrungen ihrer neuen Kolleg*in und ihre künftigen Aufgaben schildern. Sie können auch ein erstes Mittagessen mit den Neuankömmlingen an deren ersten Arbeitstag organisieren, damit diese gleich das ganze Team in einem entspannten Rahmen kennenlernen und sich integriert fühlen. Denken Sie auch daran, einen Rundgang durch die Büroräume einzuplanen.
3. Stellen Sie ein „Starterpaket“ zusammen
Bei ihrem ersten Arbeitstag werden neue Mitarbeitende Ihnen zwangsläufig viele Fragen stellen. Das zeugt von ihrem Wunsch, alles richtig zu machen und möglichst schnell die Abläufe verstehen zu wollen. Damit Sie von Ihrer Seite nichts vergessen, können Sie ihnen ein Startpaket zusammenstellen, das alle praktischen und administrativen Daten über das Unternehmen enthält, z. B. die Arbeitszeiten, die Hausordnung, ein Organigramm oder wichtige Telefonnummern. Sie können diesem Starterpaket auch einige Goodies (Kugelschreiber, T-Shirt, Tasse, USB-Sticks etc.) mit dem Logo Ihres Unternehmens hinzufügen.
4. Wählen Sie eine Gotte oder einen Götti
Damit die Integration Ihrer neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst reibungslos verläuft, können Sie auch ein Gotte-Götti-System einrichten. Dabei wird für alle neuen Mitarbeitenden ein Götti oder eine Gotte ausgewählt, der/die ihn/sie in den ersten Wochen nach Arbeitsbeginn begleitet. Das System sollte auf Freiwilligkeit basieren, damit diese Beziehung zwischen den bestehenden Mitarbeitenden und den Neuankömmlingen möglichst gut funktioniert.
5. Eine Integration über einen längeren Zeitraum
In manchen Unternehmen beschränkt sich die Integration eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin auf den ersten Tag. Dabei wird die Zeit unterschätzt, die es braucht, um die Abläufe und die Unternehmenskultur zu verinnerlichen. Mit anderen Worten: Eine erfolgreiche Einarbeitung muss sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, indem man sicherstellt, dass alles reibungslos verläuft, und indem man eventuell noch offene Fragen beantwortet. Denn auch wenn Sie kein Gotte-Götti-System pflegen, können Sie mit den neuen Mitarbeitenden regelmässig Rücksprache halten. Das kann per E-Mail, in einer virtuellen oder persönlichen Sitzung oder bei einem Lunch einen Monat nach Arbeitsantritt geschehen. So können Sie den Kurs messen und korrigieren, wenn etwas nicht optimal läuft.
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Jetzt kostenlos inserieren6. Nutzen Sie die interne Kommunikation
Neben einer kurzen mündlichen Vorstellung vor dem Arbeitsantritt können Sie auch einen kurzen Artikel auf Ihrer Website, Ihrem internen Kommunikationstool oder im internen sozialen Netzwerk des Unternehmens veröffentlichen, um die Ankunft eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin anzukündigen. Diese Information sollte idealerweise eine kurze Biografie, ein Foto und die Funktion Ihrer neuen Mitarbeitender enthalten. Wenn Sie üblicherweise einen Newsletter an Ihre Mitarbeitenden versenden, können Sie auch auf diesem Weg Ihre Neuankömmlinge vorstellen.
7. Bieten Sie Momente des Austauschs an
Ein gemeinsames Mittagessen bei Dienstantritt ist gut, aber oft nicht ausreichend. Um neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, Teil einer Gruppe zu sein, gibt es nichts Besseres als gemeinsame Momente ausserhalb der Bürozeiten. Das können After-Work-Events, sportliche oder kulturelle Aktivitäten sein. Das Prinzip ist, sich in entspannter Atmosphäre zu treffen, um sich über andere Themen als die beruflichen auszutauschen.
8. Planen Sie regelmässig Zeit für Gespräche ein
Informelle Rückmeldungen können während der Probezeit nützlich sein, sie helfen, die Stimmung in den ersten Wochen abzuschätzen. Nach den ersten drei Monaten sollte jedoch ein ordentliches Gespräch geführt werden. Das nimmt zwar Zeit in Anspruch, ist aber immer sehr aufschlussreich, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen. Es ist auch eine gute Gelegenheit, die nächsten Ziele festzulegen. Letztendlich erfordert eine gute Integration neuer Mitarbeitender Zeit. Diese Investition ist jedoch für den Zusammenhalt des gesamten Teams von entscheidender Bedeutung. Es gilt, Frustrationen, unausgesprochene Probleme und andere Missverständnisse zu vermeiden. Die Kommunikation muss transparent und die Betreuung regelmässig sein. Nur so werden sich Ihre neuen Mitarbeitenden von Anfang an in einem motivierenden Umfeld fühlen.
