Découvrez régulièrement sur notre blog des articles écrits par des spécialistes et experts du monde des Ressources Humaines. Nous avons à coeur de donner à ces auteurs une totale liberté totale tant sur le choix des sujets que sur l’angle d’analyse. Découvrez ci-dessous l’article rédigé par Christoph Jordi, fondateur et CEO de DoD!fferent et auteur de la chronique fictionnelle mensuelle « Julie Martin ». Christoph Jordi enseigne également à l’Institut suisse pour l’économie d’entreprise.
Après ses débuts en fanfare chez le fabricant de câbles Bentex, Julie se réjouit chaque matin de se rendre au travail. Lors du troisième jour, elle quitte sa maison pleine d’entrain, car aujourd’hui elle aura enfin accès au joyau du département des finances : Talior, le logiciel comptable. Mais une fois arrivée au bureau, Julie se trouve seule.
« Bizarre, pense-t-elle. J’avais pourtant rendez-vous avec Sonia à 8 heures. » Elle vérifie à nouveau dans l’agenda. Oui, il est bien écrit 8 heures, Sonia et Julie, formation Talior. Impatiemment, elle fait les cent pas dans le bureau, vérifie ses emails, boit un café. Sa deuxième tasse avalée, elle aperçoit Romain qui arrive. « Bonjour, Julie », la salue-t-il. Julie le salue en retour, avant de lui demander : « Dis, tu ne saurais pas où est Sonia ? Elle devait m’apprendre à utiliser Talior ce matin. » Romain la regarde d’un air surpris. « Aujourd’hui ? Pourtant, Sonia ne sera pas dans l’entreprise avant cette après-midi. Si tu veux, je peux me libérer une heure », lui propose Romain. Reconnaissante, Julie accepte.
A 10 heures, Romain doit retourner à son travail. Julie aimerait envoyer un email à Sonia, mais elle hésite. Elle ne voudrait pas l’agacer, elle est avec des clients après tout. En même temps, elle a besoin d’aide pour utiliser le programme. Elle est sur le point de lui envoyer un email, quand soudain le téléphone sonne.
« Julie ?, demande Sonia d’une voix haletante. Je suis vraiment désolée de t’avoir posé un lapin. J’avais complètement oublié que j’étais en déplacement avec Alina et Patrick aujourd’hui et je n’ai pas eu une seconde à moi pour t’appeler », lui explique-t-elle. Julie ne sait pas vraiment que dire. Sonia est toujours aussi essoufflée, comme si elle venait de courir le marathon de New York en moins de deux heures. « Est-ce que tout va bien, Sonia ? » demande finalement Julie. « Oui, oui, j’ai juste dû courir pour prendre le train et, comme tu peux le constater, la course à pied n’est pas mon fort. » Julie sourit. « Est-ce que tu es sur le chemin du retour ? Pour être honnête, je ne sais pas ce que je dois faire », avoue Julie. « Non, je ne rentre pas avant midi. Mais pour t’exercer, tu peux entrer les nouvelles coordonnées des clients dans le logiciel. Demande à Romain de te montrer comment faire. Je dois raccrocher, on se voit plus tard. » Elle a déjà raccroché. Pendant quelques instants, Julie écoute la tonalité de la ligne interrompue, avant de raccrocher à son tour.
« Dieu que c’est agaçant ! » s’exclame-t-elle, en colère. Romain n’est pas son référent et il a déjà pris une heure de son temps pour l’aider. Il est impensable de lui demander à nouveau de l’aide. Et puis, Sonia n’a même pas demandé s’il était envisageable de demander à Romain de l’aider. Cependant, Julie n’est pas réellement en colère contre Sonia. Elle sait qu’elle est stressée. « Qui ne tente rien n’a rien », pense Julie, dans un élan de confiance. « Entrer des adresses, s’encourage-t-elle intérieurement. Je dois pouvoir le faire toute seule. » Julie double-clique sur l’icône avec le stylo-plume doré et Talior, dans toute sa splendeur, s’ouvre sur son bureau. « Et si je supprime des contacts importants par inadvertance ?, pense-t-elle, en se mordant la lèvre inférieure. Bon, ce ne serait pas de ma faute. Après tout, personne n’était là pour m’expliquer. » Ainsi justifie-t-elle intérieurement son initiative personnelle.
Aussi, elle se connecte et cherche la liste de contacts. Le document avec les nouvelles adresses porte le même nom. Julie se met donc au travail et modifie une bonne quinzaine d’adresses. Puis c’est déjà l’heure de manger. A 13h30, Sonia apparaît enfin et se confond en excuses. Entretemps, toute confusion a disparu. Julie a pu accomplir sa tâche sans demander de l’aide. « Pas de problème. Les adresses sont à jour », l’arrête Julie. Toutefois, elle ne peut s’empêcher d’ajouter : « Tu as raccroché si vite que je n’ai pas eu le temps de te dire que Romain n’avait pas le temps de m’expliquer comment saisir des adresses. Ce matin, il a déjà pris une heure pour m’expliquer le fonctionnement du système comptable. Je ne pouvais pas le retarder encore plus dans son travail. » Sonia la regarde avec une pointe de colère. « Tu ne lui as donc rien demandé ? Tu peux te reconnecter, s’il-te-plaît, j’aimerais m’assurer que tout soit bien fait correctement. » Julie sent le rouge lui monter aux joues. Sonia vérifie quelques entrées au hasard et sa mine se détend un peu plus à chaque entrée correcte. Après avoir vérifié huit entrées, elle se tourne vers Julie. « C’est super ce que tu as fait. Désolée d’avoir été aussi stressée. J’ai tellement de choses à faire en ce moment que ta formation en pâtit. Cela dit, quand je te demande de t’adresser à quelqu’un, je te serais reconnaissante de le faire. » La consigne est claire. Julie acquiesce et s’excuse pour son initiative personnelle. Sonia est certes très occupée, mais elle ne peut quand même pas s’attendre à ce que d’autres collègues fassent son travail à sa place. Après tout, c’est elle, son référent. Allons bon, Julie se promet de ne plus prendre d’initiative personnelle, même si cela implique de rebattre les oreilles de ses collègues avec ses questions.
La période de formation interne n’est pas de tout repos, pour les « nouveaux », comme pour l’entreprise. Le référent ne peut pas accomplir en même temps sa charge de travail habituelle. Le travail inaccompli doit être redistribué à d’autres collègues. De plus, la période de formation interne est déterminante pour que les nouveaux collaborateurs deviennent rapidement productifs. Comme dans le cas de Julie, les référents ont tendance à laisser tomber la formation plutôt que leur propre travail. Cette situation est désagréable pour toutes les personnes impliquées. Il faut donc calculer les dépenses supplémentaires et planifier la période de formation interne bien à l’avance pour que cela se passe bien avec les référents.
Christoph Jordi est fondateur et CEO de DoD!fferent et auteur de la chronique fictionnelle mensuelle « Julie Martin ». DoD!fferent propose des conseils stratégiques et met l’accent sur la marque employeur. Christoph Jordi enseigne également à l’Institut suisse pour l’économie d’entreprise, où il s’occupe de la formation Cert. Employer Branding.
