Stellenbeschreibung administrativer Assistent/in
Eine gute Stellenbeschreibung ist entscheidend, um die richtigen Kandidat*innen für Ihre offene Stelle zu finden. Hier finden Sie einen Überblick über die Tätigkeiten, das Anforderungsprofil, die Aufgaben, Soft Skills und den Lohn für den Beruf als administrative(r) Assistent/in.
Offene Stellen als administrative(r) Assistent/in werden häufig auch als administrative Assistenz, Assistenz der Geschäftsführung, Verwaltungsassistent/in oder auf Englisch als Administrative Support Specialist ausgeschrieben.
Tätigkeiten administrativer Assistent/in
Administrative Assistenten führen alltägliche Büro- und Organisationsaufgaben aus. Sie gehören zu den wichtigsten Mitarbeitern einer Organisation und sorgen dafür, dass hinter den Kulissen alles reibungslos läuft. Administrative Assistenten organisieren Akten, verfassen Nachrichten, planen Termine und helfen anderen Mitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit. Sie erstellen Tabellenkalkulationen am Computer, setzen E-Mails auf, verwalten Datenbanken und erstellen Präsentationen, Berichte und Dokumente. Sie können auch mit Zulieferern verhandeln, Material einkaufen, Lagerräume oder Firmenbibliotheken verwalten und Daten aus verschiedenen Quellen abrufen.
Aufgaben administrativer Assistent/in
Die spezifischen Aufgaben variieren je nach Erfahrung und Fachgebiet, aber im Allgemeinen umfasst die Arbeit eines/r administrativen Assistenten/in die folgenden Aufgaben:
- Pflege von Ablagesystemen für Unterlagen und Nachrichten (auf Papier oder elektronisch)
- Weiterleiten und Verteilen eingehender Post und E-Mails
- Beantworten von Briefen und E-Mails
- Korrigieren von Rechtschreibung und Grammatik
- Bedienen von Faxgeräten, Videokonferenz- und Telefonsystemen sowie anderen Bürogeräten
- Verwendung von Computern zur Tabellenkalkulation, Textverarbeitung und Datenbankmanagement
- Ausfüllen von Formularen in Übereinstimmung mit den Unternehmensanforderungen und -richtlinien
Anforderungsprofil administrativer Assistent/in
Wenn Sie auf der Suche nach administrativen Assistenten für Ihr Unternehmen sind, sollten Sie darauf achten, dass diese unter anderem folgende Anforderungen erfüllen und Kenntnisse mitbringen:
- Hochschulabschluss in einem relevanten Bereich
- Ausgezeichnete Computerkenntnisse und Sicherheit im Umgang mit den gängigen Programmen
- Maschinenschreiben, am besten Zehnfingersystem
- Liebe zum Detail und Genauigkeit
- Mehrsprachigkeit kann bevorzugt oder sogar erforderlich sein
- Bereitschaft, proaktiv zu handeln und eine positive Arbeitsumgebung für andere zu schaffen
Zusätzliche Fähigkeiten und Soft Skills administrativer Assistent/in
Neben den obigen unbedingt erforderlichen Punkten gibt es noch weitere Fähigkeiten, die für administrative Assistenten zwar meist nicht unbedingt nötig sind, aber von Vorteil sein können. Hierzu zählen unter anderem:
- Berufserfahrung in der administrativen Assistenz und/oder Kenntnis der gängigen Büroverwaltungsabläufe
- Gute Kommunikationsfähigkeiten
- Emotionale Intelligenz
- Geduld, Diskretion und Urteilsvermögen
- Korrekturlesen
Lohn Administrativer Assistent/in
Gemäss dem Lohnvergleich von jobs.ch beträgt der mittlere Bruttojahreslohn für administrative Assistenten in der Schweiz CHF 69’478, inklusive 13. Monatslohn und Bonus. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Lohn je nach Berufserfahrung und Alter abweichen kann. Zudem können die Löhne in den verschiedenen Kantonen der Schweiz unterschiedlich hoch ausfallen.
Weitere Informationen zum Lohn von administrativen Assistenten finden Sie in unserem Lohnrechner.