Was Sie für neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag organisieren sollten

Sie haben die passende Person für Ihr Team gefunden? Herzlichen Glückwunsch! Damit der Einstieg gelingt und neue Mitarbeitende sich vom ersten Tag an willkommen fühlen, empfiehlt es sich, einige Dinge im Vorfeld zu klären und vorzubereiten.

Vor dem Arbeitsstart: Administratives im Vorhinein klären

• Arbeitsvertrag: Ist er unterschrieben und zurückgesendet?
• Personendaten: AHV-Nummer, Bankverbindung, Notfallkontakt etc. vollständig?
• Ausländische Mitarbeitende: Liegt ein gültiger Ausweis oder eine Arbeitsbewilligung vor?

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Für einen guten Arbeitsstart: Arbeitsplatz vorbereiten

Das Wichtigste für einen guten Arbeitsstart ist der Arbeitsplatz. Dieser sollte von Anfang an parat sein. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Werkzeuge und Arbeitsmittel zur Verfügung stehen und funktionieren.

• Ist der Computer vollständig eingerichtet, inkl. Zugang zu Programmen, Firmennetzwerk und E-Mail?
• Liegen Arbeitsmaterialien wie Notizblock, Stifte oder benötigte Geräte bereit?
• Wird Schutzkleidung oder eine Uniform benötigt?

Schlüssel, Badge & Co. organisieren

• Sind Schlüssel, Türcodes oder Zugangsausweise vorhanden?
• Wurde ein Badge für die Zeiterfassung sowie ggf. eine Essenskarte organisiert?

Alle diese Dinge sollten vor dem ersten Arbeitstag geklärt und spätestens an diesem zur Verfügung stehen.

Neue Mitarbeitende: Personal über Neuzugang informieren

Informieren Sie das Team rechtzeitig über den bevorstehenden Arbeitsbeginn – idealerweise bereits einige Wochen im Voraus. So kann sich das Umfeld auf den Neuzugang einstellen und erste Kontakte entstehen schneller.

Willkommensgeschenk besorgen

Zwar kein Muss, aber ein schönes Zeichen: Eine kleine Aufmerksamkeit wie eine Trinkflasche, etwas Süsses oder ein Begrüssungsschreiben zeigt, dass Sie den Start des neuen Mitarbeitenden wertschätzen.

Onboarding: Erste Aufgaben überlegen und Einführungsprogramm organisieren

Vermeiden Sie Leerlauf in den ersten Tagen:

• Stellen Sie Unterlagen zum Unternehmen bereit, z. B. Broschüren oder Präsentationen.
• Planen Sie erste, sinnvolle Aufgaben – weder zu komplex noch langweilig.
• Organisieren Sie Treffen mit Kolleginnen und Kollegen aus relevanten Bereichen, um einen Überblick über das Unternehmen zu geben.

Tipp: In grösseren Teams kann es hilfreich sein, ein Gotti/Götti zu bestimmen. Diese Person steht für Fragen zur Verfügung und unterstützt beim Ankommen – unabhängig von Führungskraft oder HR.

Checkliste für neue Mitarbeitende

Wir haben in einer übersichtlichen Checkliste alles aufgelistet, was Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeitender und in deren ersten Arbeitswochen vorbereiten sollten – von der Jobzusage bis zum Ende der Probezeit.

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