Datenschutz ist in der Rekrutierung essenziell. Bewerbungsdossiers und die darin enthaltenen persönliche Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Foto, Wohnadresse) sind sehr sensible und schützenswerte Daten. Deshalb müssen im Umgang mit diesen Daten, ob digital oder in Papierform, die geltenden Datenschutzgesetze berücksichtigt werden. Das Wichtigste im Überblick: 

Behandeln Sie Bewerbungsdossiers mit grosser Sorgfalt und Vertraulichkeit und schützen Sie diese vor unberechtigtem Zugriff

Unser Beitrag 

Unsere Bewerbungsverwaltung ermöglicht einen datenschutzkonformen Rekrutierungsprozess nach dem Schweizerischen Datenschutzgesetz DSG. Wir informieren Bewerbende mit unserer Datenschutzerklärung über die Verarbeitung ihrer Daten und Auskunftsrechte. Zudem sorgen wir für eine datenschutzkonforme Verarbeitung und systemseitige Löschung der Daten nach dem DSG und, soweit gesetzlich im spezifischen Fall anwendbar, der Datenschutzgrundverordnung DSGVO. 

Ihre Verantwortung 

Sie als Nutzer:in sind ebenso für die Einhaltung geltender Datenschutzgesetze verantwortlich, insbesondere sobald Sie Daten aus der Bewerbungsverwaltung kopieren, auf Ihrem Computer abspeichern, ausdrucken, per E-Mail weiterleiten oder anderweitig nutzen. Weitere Informationen finden Sie beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB). 

Löschen Sie Bewerbungsdossiers (digital und in Papierform) nach Abschluss des Bewerbungsprozesses

Das Datenschutzrecht erlaubt grundsätzlich keine unbefristete Speicherung von Bewerbungsunterlagen. Bewerbungsdossiers, digital und in Papierform, müssen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses innerhalb von 6 Monaten vollständig gelöscht bzw. vernichtet oder zurückgegeben werden. Falls Sie Bewerbungsdossiers ausgedruckt, per E-Mail versendet oder auf Ihrem Computer gespeichert haben, müssen Sie auch diese Bewerbungsunterlagen aus den entsprechenden Systemen und Speicherorten vollständig löschen.  

Um allfälligen Vorwürfen, speziell bezüglich Diskriminierung, entgegentreten zu können, kann die Löschung bzw. Vernichtung oder Rückgabe drei bis spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens erfolgen. 

Müssen Bewerbungsunterlagen auch gelöscht werden, wenn es zu einem Anstellungsverhältnis kommt? 

Auch wenn es zu einem Anstellungsverhältnis kommt, sind diejenigen Bewerbungsdaten zu löschen bzw. zu vernichten oder zurückzugeben, die nicht für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. 

Ist eine längere Speicherung von Bewerbungsunterlagen möglich? 

Eine längere Speicherung von Bewerbungsdaten ist nur mit einer – idealerweise schriftlichen – Einwilligung des Bewerbers oder der Bewerberin möglich, die jederzeit widerrufbar ist. Beim Einholen einer Einwilligung muss über Art der personenbezogenen Daten, Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage und Dauer der Verarbeitung informiert werden, sowie über allfällige Datentransfers und Rechte entsprechend dem DSG und der DSGVO. 

Nehmen Sie Ihre Pflichten ernst! 

Arbeitgebende sollten Ihre Pflichten in Bezug auf Datenschutz in der Rekrutierung ernst nehmen. Die Nichteinhaltung des DSG und der DSGVO und dessen Pflichten, einschliesslich der Verletzung von Auskunfts- oder Sorgfaltspflichten, kann für die Verantwortlichen eine hohe Geldstrafe zur Folge haben. 

Disclaimer 

Der Inhalt dieses Artikels dient ausschliesslich Informationszwecken und stellt keine rechtliche Beratung dar. Es besteht keinerlei Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der im Artikel enthaltenen Informationen. Bitte konsultieren Sie einen Anwalt für rechtliche Beratung.