Datenschutzerklärung für JobCloud Digital Recruiting «Spotted» für Stellensuchende

Liebe Stellensuchende!

Diese Datenschutzerklärung soll dir einen Überblick darüber geben, welche Personendaten im Rahmen des Digital Recruiting (wir nennen das auch «Spotted») durch die JobCloud AG (nachfolgend «JobCloud», «wir», «uns») bearbeitet werden. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. «Digital Recruiting» heisst ganz kurz erklärt, dass wir deine Personendaten hauptsächlich dafür brauchen, um zu analysieren, ob wir geeignete Stellenangebote für dich haben und um dich mit potentiellen Arbeitgebern in Kontakt zu bringen. Wenn wir nachfolgend von «Bewerber:in» sprechen, meinen wir dich; wenn wir von «potentiellen Arbeitgebern» sprechen, meinen wir Personen/Unternehmen, bei denen wir davon ausgehen, dass sie jemanden mit deinem Profil suchen. Wir können von diesen beauftragt sein, eine:n Bewerber:in zu suchen oder auch nicht. Neben den Details zu unserer Datenbearbeitung erfährst du hierin auch, welche Rechte du gemäss dem Datenschutz hast und wie du diese ausüben kannst.

Bitte stelle sicher, dass du uns Personendaten anderer Personen (z.B. Daten von Arbeitgebern) nur dann zur Verfügung stellst, wenn diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teile uns deren Personendaten nur mit, wenn du das darfst und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Bitte nimm zur Kenntnis, dass (i) Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten bzw. Tätigkeiten, (ii) Daten über die Gesundheit (inkl. genetische und gewisse biometrische Daten), die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie, (iii) Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen sowie (iv) Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe unter dem Datenschutzrecht als besonders schützenswerte Personendaten gelten. Bitte übermittele solche Daten nicht, ausser sie sind ausnahmsweise nötig für eine spezifische Stelle.

1. Wer ist für die Bearbeitung deiner Personendaten verantwortlich? Was sind unsere Kontaktangaben?

Für die Bearbeitung deiner Personendaten ist die JobCloud AG, Albisriederstrasse 253, 8047 Zürich, zuständig. Sie ist also Verantwortliche für deine Personendaten.

Du kannst uns entweder an obenstehender Adresse über Brief oder auch per E-Mail oder Telefon erreichen:

Tel: +41 44 254 69 00

E-Mail: dataprotection@jobcloud.ch

2. Wie werden deine Personendaten erhoben? Welche Kategorien von Daten bearbeiten wir?

Wir erheben deine Personendaten auf eine oder mehrere der nachfolgend aufgeführten Weisen. Je nach Art der Erhebung bearbeiten wir leicht unterschiedliche Personendaten.

2. 1 Übermittlung der Personendaten bei deiner Bewerbung auf Inserate auf den Stellenplattformen von JobCloud

Wenn du dich auf eine auf den Stellenplattformen von JobCloud veröffentlichten Stellenanzeigen bewirbst und dabei deine Personendaten für die Datenbearbeitung für Spotted frei gibst, werden folgende Personendaten und Unterlagen von dir auf dem Bewerbungsformular erfasst und an unser Recruitment Team übermittelt und in unseren Datenbanken gespeichert:

• Identifikationsdaten (z.B. Name, Geschlecht, Geburtstag, Führerschein)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stadt, Land)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zertifikate, Motivationsschreiben, etc.)

2.2 Übermittlung der Personendaten bei deiner Bewerbung bei externen Stellenbörsen und Social Media Plattformen

Wir erheben deine Personendaten, wenn du dich auf eine Stellenanzeige bewirbst, welche von uns im Auftrag eines unserer Geschäftskunden auf einer externen Stellenplattform (e.g. LinkedIn, Facebook, Job-Room (RAV) etc.) veröffentlicht wurde.

• Identifikationsdaten (z.B. Name, Geschlecht, Geburtstag, Führerschein)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stadt, Land)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zertifikate, Motivationsschreiben, etc.)

Darüber hinaus erhalten wir folgende Angaben, wenn du auf stellenbezogene Zusatzfragen für die ausgeschriebene Stelle antwortest:

• Zusätzliche stellenbezogene Angaben (Berufskenntnisse, Berufserfahrung, Vorhandensein des Führerscheins etc.

2.3 Übermittlung der Bewerber:innendaten über das Webformular auf der Webseite von Spotted

Wenn du uns auf unserer Webseite https://spotted.jobs.ch/talents besuchst und deine Bewerbungsunterlagen über das Web-Formular hochlädst, werden deine Personendaten in unseren Datenbanken erfasst, es handelt sich dabei insbesondere um:

• Identifikationsdaten (z.B. Name, Geschlecht, Geburtstag, Führerschein)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stadt, Land)
• Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Zertifikate, Motivationsschreiben, etc.)

2.4 Active Sourcing (proaktive Bewerber:innenansprache)

Wir führen Recherchen in den beruflichen Netzwerken (z.B. LinkedIn, Job-Room (RAV), etc. «Berufliche Netzwerke») durch. Wir sprechen dich nur direkt an, wenn wir datenschutzrechtlich dazu berechtigt sind. Weitere Datenbearbeitungen erfolgen erst, wenn du unsere Nutzungsbedingungen akzeptiert hast. Welche spezifischen Personendaten wir bearbeiten, bevor du unsere Nutzungsbedingungen akzeptierst, hängt von den Bedingungen der Beruflichen Netzwerke ab. Bitte konsultiere diese. Nach Akzeptanz unserer Nutzungsbedingen bearbeiten wir zusätzlich die Personendaten, die du uns zur Verfügung stellst.

2.5 Übermittlung der Bewerber:innendaten per E-Mail oder weitere Kommunikationskanäle

Wir bearbeiten deine Personendaten, wenn du sie uns im Rahmen der Kommunikation mit uns per E-Mail oder über andere Kommunikationskanäle zustellst.

2.6 Übermittlung der Bewerber:innendaten über ein Profil auf den Plattformen von JobCloud

Wenn du direkt über die Plattformen von JobCloud deine Profildaten und deinen Lebenslauf für eine Rekrutierung mit Spotted freigegeben hast, werden deine Personendaten von deinem Profil auf den JobCloud Pattformen in unseren Datenbanken erfasst; es handelt sich dabei insbesondere um:

• Identifikationsdaten (z.B. Name, Geschlecht, Geburtstag, Führerschein)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stadt, Land)
• Bewerbungsunterlagen/Lebenslauf (Jobtitel, Sprachkenntnisse, Fähigkeiten/Skills)
• Stellenanzeigen oder Jobs, die du mit deinem Profil verknüpft hast

2.7 JobCloud kann Bewerbungen auch von Dritten, etwa staatlichen Arbeitsvermittlungen erhalten, wenn diese Dritte die Einwilligung der Nutzer:innen entsprechend eingeholt haben.

2.8 Zusätzliche Personendaten

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir gewisse Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet) oder erhalten solche von Behörden und sonstigen Dritten. Nebst den Daten, die du uns direkt übermittelst, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über dich erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben im Zusammenhang mit deinen beruflichen Funktionen und Aktivitäten, Angaben über dich, die uns Personen aus deinem Umfeld (Arbeitskollegen, frühere Arbeitnehmer, etc.), mit deinem Einverständnis geben.

Wenn du als Referenzperson genannt wirst, bearbeiten wir deine Kontaktdaten, zur Einholung von Auskünften über den:die Bewerber:in und die von dir zur Verfügung gestellten Informationen zur Verwendung der Informationen in den hier beschriebenen Verfahren.

Wenn wir von potentiellen Arbeitgebern beauftragt sind, sie im Bewerbungsverfahren mit dir zu begleiten, bearbeiten wir zudem weitere Kategorien von Personendaten: Erwartungen, private Situation, Kündigungsgrund, Anreisemethode, Pensum, Kündigungsfrist, Verfügbarkeitszeiten und -methoden, Wechselgrund, Wünsche, Kommunikationsnotizen, Bewerbungshistorie, den mit dir geführten Schriftwechsel, Aufzeichnungen über die Angaben im Bewerbungsgespräch, Feedback unseres Geschäftskunden, Feedback von dir, Vertragsdetails, verhandeltes Pensum, Jahresgehalt, Länge der Probezeit.

3. Für welche Zwecke bearbeiten wir deine Personendaten und auf welcher Grundlage?

Der Hauptgrund für die Bearbeitung von Personendaten besteht darin, dir als Bewerber:in bei der Suche nach einer Anstellung zu helfen. Wir bearbeiten deine Personendaten zum Zweck und im Rahmen des Digital Recruiting im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Grundsätzen hauptsächlich zur Erfüllung unserer vertraglichen Vereinbarung mit dir entsprechend den Nutzungsbedingungen, ggf. aufgrund deiner Einwilligung. Wir bearbeiten weiter Personendaten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen und/oder im Rahmen unserer berechtigten Interessen.

Nachfolgend erklären wir, dem Ablauf der Bearbeitung entsprechend, die Zwecke (wobei nicht in jedem Fall die Daten für alle aufgeführten Zwecke bearbeitet werden):

3.1. Abgleich deiner Personendaten auf die Eignung für ein Stellenangebot

Für den Abgleich deiner persönlichen Daten setzt JobCloud eine eigens entwickelte Matching-Technologie ein. Wir extrahieren Daten aus deinen Bewerbungsunterlagen und/oder, falls du den Zugriff in deinem JobCloud Profil freigegeben hast, aus deinem Profil und aus deinem Lebenslauf. Diese Daten werden in pseudonymisierter Form entsprechend den Anforderungen eines potenziellen Arbeitgebers mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) abgeglichen, um eine erste Aussage über die potentielle Übereinstimmung zu ermöglichen. Darüber hinaus prüft das JobCloud-Rekrutierungsteam den Abgleich sorgfältig. Ergänzend dazu überprüft das Recruitment Team von JobCloud die Übereinstimmung deiner vollständigen Bewerbungsunterlagen und/oder, falls der Zugriff freigegeben wurde, die Daten aus deinem Profil und aus deinem Lebenslauf auf den JobCloud-Pattformen, mit dem Stellenangebot sorgfältig.

3.2. Übermittlung deiner Personendaten an potentielle Arbeitgeber / Kontaktaufnahme / In-Kontaktsetzen / Begleitung im Bewerbungsverfahren

a) Übermittlung deiner Personendaten / Kontaktaufnahme mit dir / In-Kontaktsetzen mit potentiellem Arbeitgeber

Wir leiten deine Personendaten nicht nur potentiellen Arbeitgebern weiter, bei denen du dich bewirbst, sondern auch weiteren, die uns passend erscheinen.

Wenn wir deine Personendaten an einen potentiellen Arbeitgeber übermitteln, bei dem du dich nicht direkt beworben hast, gehen wir auf eine der zwei nachfolgend aufgeführten Weisen vor:

(i) entweder entfernen wir Angaben, die dich als Person klar identifizieren können (wie z.B. deinen Namen) und übermitteln die Informationen dann den potentiellen Arbeitgebern, ohne vorher mit dir Rücksprache genommen zu haben; wir kontaktieren dich, sobald ein potentieller Arbeitgeber Interesse signalisiert, übermitteln mit deinem Einverständnis deine Personendaten, inkl. Angaben, die dich klar identifizieren und vermitteln den Kontakt mit dem potentiellen Arbeitgeber, wenn dieser noch Interesse zeigt; oder

(ii) wir halten zuerst mit dir Rücksprache und übermitteln dann mit deinem Einverständnis deine Personendaten an den potentiellen Arbeitgeber. Später setzen wir euch direkt in Kontakt, wenn der potentielle Arbeitgeber Interesse zeigt.

b) Unterstützung unserer Geschäftskunden in deinem Bewerbungsverfahren bis zum Abschluss des Arbeitsvertrages

Zum Teil werden wir von potentiellen Arbeitgebern beauftragt, qualifizierte Bewerber:innen für ihre offenen Stellen zu vermitteln und den Rekrutierungsprozess zu begleiten. Wenn wir von einem solchen Geschäftskunden beauftragt werden, das Bewerbungsverfahren durchzuführen, bearbeiten wir deine Personendaten zudem zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens für die Zeitdauer des Bewerbungsverfahrens.

3.3. Marketing und Marktforschung

Wir nutzen deine Kontaktinformationen dazu, dir Informationen zu unseren Dienstleistungen oder zu Stellenangeboten über unseren Newsletter oder auf andere Weise, z.B. per E-Mail, Post, Telefon oder SMS, zukommen zu lassen. Wir bitten unsere Nutzer gelegentlich, an Marktforschungen teilzunehmen. Der Rechtsgrund der Datenbearbeitung für die Marktforschung ist deine Einwilligung. Alle zusätzlichen von dir zur Verfügung gestellten Personendaten im Rahmen dieser Marktforschungen werden zudem nur mit deiner weiteren Zustimmung verwendet. Du kannst jederzeit schriftlich, telefonisch, per E-Mail (siehe die Kontaktangaben unter Ziff. 1) oder auf andere von uns vorgesehene Weise ganz oder teilweise Widerspruch gegen die Bearbeitungen gemäss dieser Ziff. 3.3 erheben und dich jederzeit von Newsletter abmelden (z.B. mittels Betätigung des Links «Abmelden» in einer E-Mail von uns). Eine Zustimmung für Marktforschung und/oder zur weiteren Verwendung deiner diesbezüglichen Daten kannst du jederzeit widerrufen (siehe Ziff. 6).

3.4. Training der Matching- Technologie & KI, Produktentwicklung sowie Markt- und Trendanalysen

Wir bearbeiten deine Personendaten, bei denen wir klare Referenzen zu deiner Person entfernen, zur Entwicklung und Verbesserung unserer Dienstleistungen und Produkte und zur Optimierung und für das Training unserer Matching-Technologie. Wir bearbeiten zudem deine Personendaten für die Entwicklung einer KI, welche es uns erlaubt Personendaten zu entfernen und Dokumente zu anonymisieren.

Zudem bearbeiten wir deine Personendaten für Markt- und Trendanalysen.

3.5. Zahlungsabwicklung mit unserem Geschäftskunden

Ist ein potentieller Arbeitgeber unser Geschäftskunde, werden deine Personendaten (Name, Vorname, Jahreseinkommen, Arbeitspensum) bei der Rechnungsstellung für die Zahlungsabwicklung mit diesem genutzt.

4. Wem werden die Bewerber:innendaten weitergegeben und in welchen Ländern sind die Empfänger?

4.1 Wie oben unter Ziff. 3 erklärt, werden deine Personendaten potentiellen Arbeitgebern zugänglich gemacht. Diese sind im Regelfall in der Schweiz.

4.2. Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, deine Personendaten auch weiteren Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen (alle gemeinsam «Empfänger»):

• Dienstleister von uns (wie z.B. Hosting-Anbieter, Cloud-Service-Anbieter, Anbieter von Parsing- und Matching-Lösungen, Werbedienstleister, Tracking-Technologie-Anbieter, Kommunikationsanbieter wie z.B. WhatsApp, Customer Management Plattformen)
• Social Media Plattformen
• in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte, falls in einem spezifischen Fall erforderlich
• Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Teilen von JobCloud
• Gruppengesellschaften
• anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren

Diese Empfänger sind überwiegend in der Schweiz, können aber auch ausserhalb der Schweiz und der EU sein. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, inklusive Rechtsanpassungen für die Schweiz), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können.

5. Wie lange speichern wir deine Daten?

5.1 Wenn du deinen Lebenslauf zusammen mit deiner Bewerbung auf den Jobplattformen von JobCloud eingereicht hast, indem du dich auf Stellenanzeigen bewirbst, die von Spotted im Namen potenzieller Arbeitgeber auf JobCloud-Plattformen, externen Jobportalen und Social-Media-Plattformen veröffentlicht werden, oder wenn du deinen Lebenslauf per E-Mail oder Social-Media-Plattform (z. B. LinkedIn) an Spotted übermittelt oder deinen Lebenslauf auf die Spotted-Website hochgeladen hast, löschen wir deine Personendaten sechs (6) Monate, nachdem du unsere Nutzungsbedingungen akzeptiert hast. Sollten wir deine Daten länger als 6 Monate benötigen, werden wir deine erneute Zustimmung zu einer weiteren Speicherung einholen.

5.2 Wenn du direkt über die Plattformen von JobCloud deine Profildaten und deinen Lebenslauf für eine Rekrutierung mit Spotted freigeben hast, löschen wir deine Daten erst, wenn du deine Einwilligung für die Nutzung der Daten widerrufst.

Bitte beachte, dass wir Daten von dir, bei denen wir sämtliche offensichtlichen Personenbezüge entfernen, länger aufbewahren, so lange wie wir uns gesetzlich berechtigt sehen.

6. Was sind deine Rechte in Bezug auf deine Personendaten?

Gemäss der geltenden Gesetzgebung hast du das Recht auf Auskunft über die betreffenden Personendaten sowie auf Berichtigung oder Löschung und auf Einschränkung der Bearbeitung einschliesslich des Widerspruchsrechts gegen die Bearbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit. Bitte beachte aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Soweit du uns eine Einwilligung zur Bearbeitung deiner Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt hast, bearbeiten wir deine Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

Du hast zudem das Recht, deine Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (https://www.edoeb.admin.ch).

Wenn du Fragen zum Datenschutz hast, kannst du dich direkt an unser Datenschutz-Team wenden, das auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anträgen oder Beschwerden zur Verfügung steht. Die Kontaktangaben findest du in Ziff. 1.

7. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.

Zürich, Mai 2024