10 Tipps für ein effektives Zeitmanagement

Führungskräfte kennen das Problem ebenso wie Angestellte: Die Arbeitsbelastung ist hoch und es fehlt an allen Enden an Zeit. Die Einzelheiten verschiedener Projekte geraten in Vergessenheit und es fällt schwer, Prioritäten zu setzen. Der Tag hat für alle nur 24 Stunden, doch scheinbar schaffen es einige Menschen, mehr aus der zur Verfügung stehenden Zeit herauszuholen. Dabei wirken sie entspannt und fokussiert – wie schaffen sie das?

1. Nicht gegen den Biorhythmus arbeiten
Die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit des Körpers unterliegt natürlichen Tagesschwankungen. In den Morgenstunden ist bei den meisten Menschen die grösste Leistungsfähigkeit zu erwarten. Daher sollten die wichtigsten Termine, Meetings, Aufgaben und Entscheidungen in der Zeit zwischen 8:00 und 11:00 Uhr liegen.
In der Mittagszeit kommt es bei vielen Menschen zu einem Tief. Konzentration und Leistungsbereitschaft nehmen ab. Routineaufgaben sollten idealerweise in diesen Zeitraum gelegt werden.
Gegen 16:00 Uhr nehmen die meisten einen Energieschub wahr. Deshalb kann kurz vor dem Feierabend wieder Wichtiges geleistet werden. Nichtsdestotrotz kann die Leistungskurve von Mensch zu Mensch unterschiedlich aussehen. Der Abend dagegen sollte eher mit Routinearbeiten gefüllt werden. Hören Sie auf Ihren Körper und richten Sie sich bei der Zeiteinteilung nach Ihrem persönlichen Biorhythmus.
2. Aufgaben bündeln
Durch die vielseitigen Tätigkeiten und Aufgaben und Ablenkungen wie Telefonanrufe, E-Mail und Meetings kann die Konzentration sinken und der Stressspiegel steigen. Planen Sie für verschiedene Aufgaben feste Zeiten ein und konzentrieren Sie sich immer auf nur eine Aufgabe. Das steigert die Effizienz und dient der Stressvermeidung. Wenn Ihre Agenda Bewerbergespräche, die Kandidatensuche in sozialen Netzwerken oder die Prüfung von Unterlagen vorsieht, versuchen Sie den E-Mail-Account unberührt zu lassen.
3. Routine entwickeln
Eine Routine am Morgen und am Abend unterstützt die Zeiteinteilung und spart Energie. Starten Sie mit Sport, Kaffee oder einem Blick auf die anstehenden Aufgaben in den Tag. Am Abend können Sie nächsten Tag vorbereiten und zum Beispiel Ihre Kleidung auswählen oder die Aufgaben des nächsten Tages und der laufenden Woche sichten. Planen Sie im Tagesablauf feste Zeiten für die Korrespondenz, Verwaltungsaufgaben und Telefonate ein.
4. Technische Hilfsmittel nutzen
Elektronische Kalender, die mit Computer und Smartphone verknüpft sind, erleichtern die Zeitplanung und helfen, die Übersicht zu behalten. Legen Sie eine Datenbank mit wichtigen Kontakten an, damit Sie nicht in Akten und E-Mails nach Adressen und Telefonnummern suchen müssen. Auch für Ihre tägliche Arbeit können Sie auf technische Unterstützung setzen und Ihr Zeitmanagement vereinfachen. Online-Bewerbungen geben dem Bewerber eine feste Struktur vor – dies erleichtert die Sichtung der Unterlagen. Anhand von Keywords können Sie passende Anwärter schnell herausfiltern.
5. Den Schreibtisch aufräumen
Das ständige Ordnen und Umräumen von Akten, Büromaterial und persönlichen Gegenständen kostet Zeit und hemmt den Arbeitsfluss. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und entsorgen Sie alles Unnötige. Das minimiert die Stressbelastung. Gleichzeitig hilft die äussere Ordnung, konzentriert und motiviert zu bleiben.
6. Korrespondenz effektiv bearbeiten
Gewöhnen Sie sich an, jede E-Mail und jeden Brief nur einmal zu lesen. Entweder ist sofort eine Antwort nötig oder Sie können das Schreiben zur späteren Bearbeitung oder im Archiv ablegen. Was nicht in Ihr Aufgabengebiet gehört, sollten sie an die richtige Person weiterleiten, Spam und unerwünschte Werbung dagegen können Sie sofort entsorgen.
7. Prioritäten setzen
Zeitersparnis ist nicht das primäre Ziel einer guten Zeiteinteilung. Vielmehr unterstützt Sie eine effektive Zeitplanung dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Daher ist es für das Zeitmanagement elementar, Prioritäten zu setzen. Verschiedene Methoden automatisieren den Entscheidungsprozess und werden schnell zur Gewohnheit. Hilfreich sind unter anderem folgende Lösungsansätze:

• ABC-Methode: Hier unterscheiden Sie ausschliesslich nach Wichtigkeit. A-Aufgaben haben höchste Priorität und müssen sofort erledigt werden. B-Aufgaben sind weniger wichtig und können später erledigt oder an Mitarbeitende delegiert werden. C-Aufgaben sind die niedrigste Priorität. Sie können delegiert oder verschoben werden.
• ALPEN-Methode: Mit dieser Methodik erstellen Sie einen Tagesplan nach folgendem System: Aufgaben aufschreiben und Länge einschätzen, dabei verplanen Sie maximal 60 % der Arbeitszeit. Es folgen das Einplanen von Pufferzeiten, das Priorisieren von Entscheidungen und die Nachkontrolle des Erreichten. Nicht erledigte Aufgaben verschieben Sie auf den nächsten Tag.
• GTD-Methode: «GettingThings Done» ist ein Bestseller des Autors David Allen. Er empfiehlt, Aufgaben und Projekte zu sammeln und dann zeitlich sinnvoll in einen Kalender einzutragen. Für jede weitere Aufgabe muss nur entschieden werden, ob Sie wichtig ist und wo sie eingefügt wird. So konzentrieren Sie sich immer nur auf den nächsten Arbeitsschritt.

8. Delegieren
Nicht jede Aufgabe müssen Sie selbst erledigen. Lassen Sie Mitarbeitende Recherchen durchführen, eine Vorauswahl vornehmen und Routineaufgaben abarbeiten. In Ihrer persönlichen Zeiteinteilung vermerken Sie Abgabe- und Kontrolltermine. Damit behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass die Fristen eingehalten werden. Auch Arbeitnehmende, die Aufgaben nicht ohne weiteres an Mitarbeitende delegieren können, können Aufgaben untereinander verteilen. Sprechen Sie mit den Kollegen in Ihrer Abteilung. Jeder hat andere Talente und Vorlieben. Sie können sich gegenseitig unterstützen, indem jeder die Tätigkeiten übernimmt, die ihm leicht und schnell von der Hand gehen.
9. Nein sagen
Wenn Mitarbeitende versuchen, Aufgaben an Sie abzugeben, helfen Sie nur, wenn Ihre Zeitplanung das zulässt. Lernen Sie, Nein zu sagen. Das gilt auch, wenn ein Vorgesetzter Ihnen zu viele Aufgaben und Projekte gleichzeitig übertragen möchte. Stressvermeidung ist das beste Mittel gegen einen Burn-out. Ihre Vorgesetzten wissen eine zuverlässige und gleichbleibend belastbare Arbeitskraft zu schätzen. Versuchen Sie auch Nein zu sagen, wenn ein Mitarbeitender Sie stört, weil er einen kleinen Kaffeeplausch halten möchte.
10. Flexibel bleiben!
Werden Sie nicht zum Sklaven Ihres Zeitplans! Im Fokus Ihrer Betrachtungen sollten weder die Zeit noch die Problemstellungen stehen. Arbeiten Sie lösungsorientiert. Das Zeitmanagement soll nicht einschränken, es soll vielmehr den passenden Rahmen liefern, um sich auf die Gesamtlösung der Aufgaben zu konzentrieren.
(Bild: Fotolia, Westend61)