Leitfaden für Arbeitgeber: Bewerbungsgespräche richtig führen

Das Bewerbungsgespräch ist ein wichtiger Schritt, um passende Mitarbeitende zu finden. Eine strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Interviews sind dabei besonders sinnvoll. Sie wollen Ihre Bewerbungsgespräche optimieren? In diesem Artikel erhalten Sie Impulse, die das Bewerbungsgespräch und Ihre Rekrutierungsprozesse wesentlich positiv beeinflussen können.

Das Bewerbungsgespräch ist nicht nur eine Visitenkarte, sondern auch ein hochkonzentrierter, geplanter Prozess, der nichts mit einem lockeren Austausch zu tun hat. Vielleicht erkennen Sie, dass der/die Bewerbende nicht zu der Stelle passt. Bestenfalls stellt sich heraus, dass es der ideale Match ist, der unbedingt in ein zweites Vorstellungsgespräch kommen muss. Erst mit dieser Grundlage können Sie die Vorselektion und die gute Vorbereitung eines Gesprächs durchführen.

Vorbereitung des Arbeitgebers auf das Bewerbungsgespräch

Damit das Bewerbungsgespräch reibungslos abläuft und Sie einen strukturierten Prozess haben, sollten Sie sich folgendermassen vorbereiten und an folgende Schritte denken:

1. Drucken Sie die Unterlagen des/der Bewerbenden für sich und die vorgesetzte Person aus. Damit können Sie sich ideal vorbereiten und handschriftliche Ergänzungen während des Gesprächs vornehmen.
2. Unterstreichen Sie alle Bemerkungen im Bewerbungsdossier, die Sie hinterfragen wollen. Hier immer mit dem Fokus der Jobrelevanz und Kriterien, die im Vorfeld klar bestimmt wurden.
3. Bereiten Sie einen Leitfaden vor. Hier ist einerseits Individualität gefragt, andererseits muss jede*r Kandidat*in zu den gleichen Kriterien abgefragt werden. Dies mit den gleichen Fragetechniken, um jegliche Manipulation zu vermeiden.
4. Lesen Sie die Arbeitszeugnisse der letzten Jahre durch. Legen Sie das Anforderungsprofil mit den gewünschten Kriterien daneben und gleichen Sie sie ab.
5. Recherchieren Sie auf den sozialen Netzwerken, was der/die jeweilige Bewerbende offen in den Profilen frei gegeben hat. Schauen Sie nach möglichen Differenzen zum vorgelegten Lebenslauf, die ausserordentlich sind. Bedenken Sie immer, dass in den sozialen Netzwerken nur Teile des Lebenslaufs dargestellt werden.
6. Besprechen Sie mit der zuständigen Führungskraft jede einzelne Phase des Gesprächs. Dabei ist die jeweilige Unternehmenskultur ausschlaggebend.

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So führen Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch

Im Gespräch selbst ist es wichtig, sehr strukturiert vorzugehen. Die einheitliche sowie individuelle Vorgehensweise ist kein Widerspruch, sondern das Gütezeichen eines guten Bewerbungsprozesses. Hier einige Impulse, wie Sie als Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch führen können:

1. Nutzen Sie keinen Laptop beim Gespräch, sondern widmen Sie sich dem Dialog und der Person, die vor ihnen sitzt. Ein aufgeschlagener Laptop wirkt oft als Abgrenzung und lenkt die Aufmerksamkeit ab. Ausserdem ist es ein störendes Element.
2. Vergessen Sie die viel diskutierten Brain Teaser. Bekannt ist z.B. die Frage: Wie bekommen Sie einen Giraffen in den Kühlschrank? Brain-Teaser sind unprofessionell und selten wertvoll. Aber auch Fragestellungen wie: „Nennen Sie ihre Stärken und Schwächen“ oder „Wo sehen Sie sich in 10 Jahren“ sind nicht mehr wirklich zeitgemäss. Fragen müssen eine Jobrelevanz haben, ansonsten können sie mit den Antworten nicht wirklich etwas anfangen.
3. Notieren Sie in Stichworten. Die Aufmerksamkeit gehört dem/der Bewerbenden. Er/sie sollte mindestens 70 Prozent Redezeit haben.
4. Stellen Sie weder geschlossene noch Auswahlfragen, wie „Sind Sie flexibel“? oder „Arbeiten Sie gerne in einem Team oder eher allein“? Gerade mit der letzteren Frageform lenken Sie die möglichen Antworten. Besser stellen Sie offene Fragen (Bsp. Wie haben Sie dies in der Vergangenheit erledigt?).
5. Vermeiden Sie Mehrfachfragen, wie «Wie haben Sie dieses Projekt geleitet und wie war Ihr Kunde zufrieden». Es ist besser eine Frage nach der anderen zu stellen und der bewerbenden Person auch Pausen zu gönnen (erinnern Sie sich: es ist kein Verhör!).
6. Verabschieden Sie sich immer verbindlich. Der/die Kandidat/die Kandidatin muss genau wissen, was wer als nächstes tut oder tun muss.

Nachbereitung des Bewerbungsgespräch durch den Arbeitgeber

Hier die wichtigsten 6 Punkte:

1. Nehmen Sie sich Zeit Ihre Notizen zu ergänzen. Reflektieren Sie. Eilen Sie nicht gleich zur nächsten Bewerbung.
2. Bedanken Sie sich per Mail bei dem Bewerber/der Bewerberin.
3. Tauschen Sie sich mit dem/der direkten Vorgesetzten, der/die mit Ihnen das Gespräch geführt hat, erst einen Tag später aus. Beurteilen Sie nicht die Bewerbenden – sondern nur das gezeigte Verhalten oder die Antworten.
4. Führen Sie Zweitgespräche und organisieren Sie diese.
5. Führen Sie Referenzgespräche mit einem strukturierten Leitfaden ein.
6. Sie sind sicher, dass diese Bewerbung eine Absage erhält? Rufen Sie an und erklären kurz die Gründe.

Jobinterview Bewertungsbogen

Verwenden Sie diese Vorlage, um das Feedback über Bewerbende zu strukturieren und zu erfassen.

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Ich wünsche Ihnen viel Glück beim nächsten Bewerbungsgespräch, welches ein echter, wertschätzender Dialog sein darf.

Diana Roth ist aktive Personalerin und HRM-Mentor für KMU-Personalverantwortliche. Zudem ist sie HR-Dozentin, -Prüfungsexpertin, -Fachbuchautorin und hat seit 2017 den ersten Schweizer HRM-Podcast (Abenteuer HRM).