Eine Kündigung, die vom Unternehmen ausgesprochen wird, löst immer zwischenmenschliche Spannungen aus. Derartige Kündigungen sollen genau geplant werden und gehören zur Führungsarbeit. Wie gestaltet ein Unternehmen diesen schwierigen Prozess am besten, was sind die notwendigen Schritte und wie soll das Kündigungsgespräch aussehen?
Eine Kündigung ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung. Wenn der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis auflöst, also eine Kündigung ausspricht, ist es essentiell, diese so fair und konstruktiv zu gestalten wie möglich, denn Mitarbeitende, die ihre Arbeit verlieren, kämpfen oft mit ihrer Selbstachtung und dem Selbstwertgefühl. Ein fairer Kündigungsprozess und ein angemessenes Kündigungsgespräch gehören zur Candidate Experience und bleibende Mitarbeitende nehmen sehr wohl auf, wie dieser schwierige Prozess gestaltet wird.
Aufgabe der Führungskraft in einem Kündigungsprozess
Die Führungskraft, die einem Mitarbeiter wegen z.B. ungenügender Leistungen kündigt, hat dies idealerweise bereits im Vorfeld mit Abmahnungen und Vorgesprächen angekündigt. Sollten die Leistungen sich nicht innerhalb einer gesetzten Frist verbessern, ist die Kündigung oft der letzte logische Schritt. In den meisten Unternehmen werden Vertragsauflösungen vorab mit dem Geschäftsleiter und der Personalabteilung besprochen. Die Kündigung sollte also keine alleinige Entscheidung einer Führungskraft sein. Sobald das Einverständnis zur Kündigung von der Geschäftsleitung vorliegt, bereitet sich die Führungskraft auf das Gespräch vor.
Aufgabe der Personalabteilung bei einer Kündigung
Die Personalabteilung prüft das Personaldossier, die Kündigungsfristen sowie etwaige andere Vereinbarungen und Verpflichtungen und bereitet das Kündigungsschreiben vor.
Das Kündigungsgespräch
Das Kündigungsgespräch findet unter 6 Augen statt. Der Vorgesetzte führt das Gespräch, die Personalverantwortliche begleitet dieses Gespräch. Einerseits als Zeuge, andererseits zur Ergänzung des Vorgesetzten bezüglich weiterer Informationen oder arbeitsrechtlichen Details.
Eine gute Absprache zwischen dem Vorgesetzten und des HR ist unabdingbar. Entgegen der noch oft vorherrschenden Meinung soll eine Kündigung nicht an den Personaldienst delegiert werden.
Dies Kündigungsgespräch liegt in der Führungsverantwortung. Führungskräfte und Personalverantwortliche legen die Rollen, den Ablauf, den passenden Zeitpunkt und den Zeitrahmen des Gesprächs sowie die vorzubereitenden Unterlagen und auch Räumlichkeiten fest. Hier sollte nichts dem Zufall überlassen werden, sondern eine sorgsame, funktionsbezogene Vorbereitung erfolgen. Es wäre fatal, wenn der Gekündigte Widersprüche zwischen beiden Gesprächspartnern bemerkt.
Checkliste für die Vorbereitung des Kündigungsgesprächs
Hier eine hilfreiche kleine Vorbereitungsliste, die vor dem Kündigungsgespräch von HR und Vorgesetzten (Linie) zu berücksichtigen ist:
Eine gute Vorbereitung ist auch hier mehr als die halbe Miete. Ein Kündigungsgespräch wird niemals gut empfunden werden, aber es kann gut und fair geführt werden.
Durchführung des Kündigungsgesprächs
Bei der Durchführung des Gesprächs sind 4 Dinge besonders wichtig:
- Die rasche und klare Aussprache der Kündigung, keine Floskeln oder leere Phrasen/banale Versprechungen
- Eine kurze sachliche Begründung
- Übergabe schriftliche Kündigung mit Einholung der Unterschrift
- Festlegung eines nahen Folgetermins zur Klärung weiterer Details.
Der Vorgesetzte (Linie) spricht die Kündigung innert 3 Minuten aus. Dieses Gespräch ist ein Informationsgespräch des Vorgesetzten, in dem etwaige Schuldzuweisungen keinen Platz haben. Wichtig ist, dass man heftige Reaktionen des Gekündigten aushalten muss und keinesfalls in den Verteidigungsmodus fällt.
Dem Gekündigten muss die Möglichkeit gegeben werden, seine Emotionen und seinen Ärger zu zeigen. Offene Fragen, wie es nun weiter geht, sollten kurz mit Hinweis auf den Folgetermin beantwortet werden. Das eigentliche Kündigungsgespräch sollte höchstens 10 bis 15 Minuten dauern. Das HR informiert kurz über arbeitsrechtliche Bedingungen, Informations- und Austrittsprozess. Wertschätzung, Respekt, Anstand und Fairness zeichnen Führungskräfte, die diese Gespräche mit einer professionellen, aber menschlichen Haltung führen, besonders aus.
Checkliste für die Durchführung des Kündigungsgespräch:
Nach dem Kündigungsgespräch sollten sich der Vorgesetzte und der Personalverantwortliche kurz zusammensitzen und das Gespräch reflektieren. Es macht oft Sinn, den Gekündigten früher nach Hause gehen zu lassen oder sogar nach Hause zu fahren. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers spielt hier eine besondere Rolle.
Checkliste – nach der Kündigung
Hier die Checkliste für die anschliessenden Aufgaben:
Offboarding nach der Kündigung
Nachdem die Kündigung ausgesprochen wurden, kann das Offboarding des/der Mitarbeitenden vorbereitet werden. Was müssen Arbeitgeber beachten, wenn ein*e Mitarbeitende*r das Unternehmen verlässt? Nutzen Sie dazu unsere Checkliste und Vorlage für Offboarding.
Kündigungen sind nie einfach, aber auch eine Chance zum Neuanfang. Wie ein Unternehmen diesen wichtigen Prozess wertschätzend und professionell abwickelt, bleibt in den Köpfen der Mitarbeitenden und prägt schlussendlich das Image des Arbeitgebers.
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