Was sind die zwei unbeliebtesten Tätigkeiten eines Personalers? Es sind weder die trockenen Lohn-Listen – noch die endlosen Anträge beim Verwaltungsrat. Es sind Kündigungsgespräche und Absagen. Wie gehen Sie bei Absagen am besten vor und wie kommunizieren Sie diese den Kandidaten? Erfahren Sie es hier.
Absagen prägen das Bild eines Unternehmens nach aussen. Es sollte insbesondere im Zeitalter des Fachkräftemangels im ureigenen Interesse eines Unternehmens liegen, ein gutes, professionelles und wertschätzendes Absagemanagement vorzunehmen. Dies sorgt für ein gutes Employer Branding und ist Teil einer guten Candidate Experience.
Wenn die Personalabteilung 100 Bewerbungen erhält, wird es letztendlich auf jeden Fall 99 Absagen geben. Damit sind Absagen an der Tagesordnung. Die Standardsätze, die an Bewerbenden gesandt werden, hinterlassen einen Eindruck. Und tatsächlich kann man bereits hier die Unternehmenskultur ablesen.
Während Absagen für Rekrutierende zum täglichen Brot gehören, sind sie für Bewerbende eine bittere Enttäuschung, die sogar Wut auslöst. Daher macht es Sinn, an beide Seiten zu denken.
Absagen aus der Sicht der Bewerbenden
Gehen wir davon aus, dass die Bewerbenden wirklich interessiert sind, so haben sie viel Zeit in die Aufbereitung der Unterlagen und in die Recherche über das Unternehmen investiert. Sie verbinden Hoffnungen damit. Die Aufgabenbeschreibung und das Unternehmen sprechen an. Sie schicken ihr „ganzes berufliches Leben“ zu Händen einer unbekannten Person und warten ab. Bewerbende haben hohe Erwartungen und daher ist angebracht die Bemühungen durch eine professionelle Absage zu honorieren.
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Und wie denkt das Unternehmen?
Personalabteilungen, die sehr viele Bewerbungen erhalten und die Selektion noch nicht rein digitalisiert vornehmen, nehmen gewöhnlich eine erste Triage vor, d.h. sie verteilen alle Unterlagen auf drei Stapel. Als Grundlage dient das Anforderungsprofil, welches der Vorgesetzte aufbereitet einreicht. Die Personen, die offensichtlich dem Anforderungsprofil entsprechen, werden den A-Bewerbenden zugeordnet. B-Bewerber sind Bewerbende, die nur Teile der Anforderungen erfüllen. Und nur die C-Kandidaten erhalten innert einer im Unternehmen idealerweise festgesetzten Frist eine Absage. Es ist empfehlenswert, A-Kandidatinnen und Kandidaten zu einem Bewerbungsgespräch einzuladen und Personen aus dem B-Stapel für eine mögliche spätere Kontaktaufnahme in Evidenz zu halten.
Absage nach der ersten Bewerbungsselektion
Ja – diese Absage kann bei dem genannten Beispiel von 100 Bewerbungen nicht individualisiert erfolgen, denn dieses ist bei der genannten Bewerbungsflut schlichtweg nicht durchführbar. Daher werden im Regelfall standardisierte Absageschreiben verschickt, die sich aus flexiblen Bausteinen zusammensetzen. Durch die digitalisierte Jobsuche wird der Prozess stark verkürzt. Bewerbende senden online ein kurzes Anschreiben, den Lebenslauf und die verlangten Unterlagen und erhalten meistens innert kürzester Zeit eine Bestätigung des Eingangs. Eine endgültige Absage wird darin nicht erteilt. Oftmals erschweren interne Prozesse die Fristeinhaltung in der Bearbeitung, daher erhalten so manche Bewerbende einen sogenannten Zwischenbescheid. HR-Abteilungen, die keinen Zwischenbescheid senden, erhalten oft Rückrufe mit berechtigten Nachfragen zum Prozess.
Höfliche Absagen nach einer Bewerbung
Wie sagen Sie nun diesen Kandidaten ab? Insbesondere, wenn ein individuelles Eingehen auf die Gründe nicht möglich ist? Vorweg: Ein Patentrezept gibt es nicht. Was für den einen höflich und korrekt ist, ist für den anderen eine Unverschämtheit.
Muster und Aufbau einer Absage nach einer Bewerbung
Schreiben Sie in der Betreffzeile die Angabe zur offenen Stelle, denn selten bewirbt sich ein Kandidat nur auf eine Stelle. Der erste Absatz sollte ein deutliches Dankeschön für das Interesse, aber auch für die Zeit, die das Warten verlangt hat, zum Ausdruck bringen. Im zweiten Absatz sollte höflich, aber verständlich stehen, dass die Bewerbung (und nicht die Person) für die Stelle nicht infrage kommt. Schreiben Sie nochmals, welche Schlüssel- und Wunschqualifikationen entscheidend sind und schliessen Sie dann an, dass diese Aspekte in den Unterlagen nicht sichtbar waren.
Im dritten Absatz beenden Sie den kurzen Text mit mutmachenden und zuversichtlichen Worten. Streichen Sie jegliche hölzernen, starren Formulierungen. Fügen Sie eine positive Grussformel ein, und geben Sie Ihren Namen an. Zeigen Sie dem Bewerber/der Bewerberin damit, dass kein automatisiertes Programm, sondern ein echter Mensch diese Absage vorgenommen hat.
Wunderbar ist die Möglichkeit, ein PS mit einem Hinweis anzuschliessen, wo ähnliche Stellen öfter ausgeschrieben werden, oder ein anderer wertvoller Hinweis, der Mut macht.
Höfliche Absage: So lang wie nötig und so kurz wie möglich
Welche Wörter empfinden Bewerber als leere Worthülsen? Wie oben beschrieben ist dieses sehr abhängig von der Person und der Sichtweise. Denken Sie daran, die Absage so lang wie notwendig und so kurz wie möglich zu verfassen.
Hier sind einige Wörter, die getrost weggelassen werden können:
bedauern, negativer Bericht, zur Verfügung gestellt, in der Hoffnung, Glück und Erfolg, genaue, sorgfältige Prüfung, reiflicher Überlegung, nützliche Frist, zu unserer Entlastung, Verständnis.
Absage und konstruktives Feedback nach einem ersten Gespräch
In der Schweiz ist eine mündliche (telefonische) Absage nach einem Jobinterview nicht nur erwünscht, sondern auch fair. In Zeiten des Fachkräftemangels hat man selten mehr als 5 Bewerbenden im ersten Gespräch, und da sollte sich ein Unternehmen Zeit nehmen, mündlich abzusagen. Das ist ein Zeichen von Wertschätzung und hilft den Bewerbenden weiter. Aber Achtung: Feedback geben ist eine ultimative Herausforderung.
Es ist Personalmarketing pur, wenn man den Bewerbenden konstruktive Hinweise gibt, die ihm eventuell im weiteren Bewerbungsprozess helfen.
Tipp: Sprechen Sie nie davon, dass der Bewerber nicht genügt hat. Erklären Sie, warum Sie den Bewerber eingeladen haben und kommen dann zu den positiven Punkten, die er im Gespräch gezeigt hat. Dieser Anfang kann wirklich sehr persönlich und beherzt erfolgen. Wechseln Sie dann in eine rein sachliche Begründung. Sagen Sie nicht: „Wir haben uns gegen Sie entschieden, weil Sie nicht ins Team passen!“ Das sind verletzende Äusserungen, die starke Emotionen wecken und missverstanden werden können. Besser ist eine Formulierung wie: „Wir haben uns für einen Kandidaten entschieden, der insbesondere die Schlüsselqualifikationen in dem von uns erwünschten Umfang erfüllte.“
Nennen Sie bei den Gründen eher fachliche als persönliche Kompetenzen, denn über zweitere kann man sich nicht nur streiten, sondern es kann schnell zu persönlich werden. Menschen akzeptieren eher, dass ihre Englischkenntnisse nicht dem Profil entsprachen, als den Hinweis, dass sie nicht flexibel genug sind.
Zusammenfassend können Absagen zu einem genialen Personalmarketinginstrument werden. Wählen Sie Ihre Worte klug und versetzen Sie sich in die Lage eines Bewerbers, der mit hoher Sorgfalt seine Bewerbung für Ihre Firma aufbereitet hat. Zeigen Sie als Unternehmen eine respektvolle und professionelle Haltung und machen Sie damit den Unterschied als Arbeitgeber. Vielleicht ist die Person jetzt noch nicht der richtige Bewerber – aber vielleicht in einem Jahr für eine andere Stelle. Nutzen Sie diese Chance.
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