Ob im Stelleninserat, im Absageschreiben oder der Einladung zum Personalevent: Wie gelingt es Ihnen, mit Worten positiv aufzufallen? Und Bewerbende und Mitarbeitende sympathisch zu erreichen? Mit diesen 5 Schreibtipps bringen Sie frischen Wind in die schriftliche HR-Kommunikation.
Ein Gastbeitrag von Andrea Kern
Mit jeder E-Mail, jedem Brief und jedem LinkedIn-Post geben Sie ein Bild nach aussen ab – über Sie und die Firma, für die Sie arbeiten. Bei der internen Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden kennen Sie die Zielgruppe gut und können so auch formelle Schreiben wie eine Einladung zu einem Mitarbeitergespräch positiv und klar formulieren. Auch bei Kündigungen sollten Sie Ihre Worte bewusst wählen, um der betreffenden Person kein unpersönliches Schreiben vorzulegen.
Bei der externen Kommunikation repräsentieren Sie mit Ihrem Schreiben die Firma. Hier sollten sowohl die Jobbeschreibungen attraktiv wirken als auch Absagen an Bewerbende – trotz der negativen Nachricht. Es lohnt sich deshalb, HR-Texte von Zeit zu Zeit zu überprüfen und wo nötig zu überarbeiten. Als Guideline können Sie sich dabei an diesen 5 Schreibtipps orientieren:
1. Schreibtipp: Nicht mit einem Standardsatz einsteigen
Der erste Satz entscheidet, ob weitergelesen wird – oder eben nicht. Daher ist es wichtig, dass Sie nicht mit einem Standardsatz oder einer Floskel in den Text einsteigen. Mit einer Frage oder einer persönlichen Ansprache wecken Sie hingegen Aufmerksamkeit.
Ein Beispiel: Nachdem Sie bereits das Jobinserat ansprechend verfasst haben, bewerben sich viele passende Talente. Probieren Sie es einmal mit dynamischen Formulierungen. Damit geben Sie bei der Eingangsbestätigung oder bei der Einladung zum Bewerbungsgespräch einen sympathischen und kompetenten Eindruck.
Beispiel – Antwort auf Initiativbewerbung
Lieber nicht
Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Unternehmung und Ihre Initiativbewerbung vom 12. Juni.
Besser
Sie sind initiativ und zeigen Einsatz. Das gefällt uns – vielen Dank für Ihre Unterlagen.
Beispiel – Einladung zum Personalabend
Lieber nicht
Wir freuen uns, dich hiermit zum Personalabend einzuladen.
Besser
Pssst, heute lüften wir das Geheimnis: Der Personalabend findet in (Eventlocation) statt – und du bist herzlich dazu eingeladen.
Beispiel – Bestätigung des Vorstellungstermins
Lieber nicht
Wie telefonisch besprochen, bestätigen wir Ihnen gerne den Vorstellungstermin vom 18. Juli.
Besser
Unser heutiger Austausch war sympathisch und vielversprechend. Umso mehr freuen wir uns, Sie am 18. Juli persönlich kennenzulernen.
Wir haben Ihnen die wichtigsten Tipps zum Verfassen von ansprechenden Stelleninseraten in diesem Whitepaper zusammengefasst und wünschen Ihnen viel Spass beim Lesen, aber vor allem in der Umsetzung.
2. Schreibtipp: Die lesende Person nicht herumschicken
«Obgenannt», «folgend», «nachstehend», «vorgenannt», «nachfolgend»: Verweise wie diese lenken vom Text ab und verwirren die lesende Person. Gerade bei der Einstellung von Mitarbeitenden, die das Unternehmen noch nicht kennen, sollten Sie auf eine klare Kommunikation achten. Das ist auch bei rechtlichen Dokumenten wie dem Arbeitsvertrag der Fall.
Beispiel – folgende
Lieber nicht
Wir bitten Sie, uns zu Ihrer Bewerbung folgende Fragen zu beantworten:
Besser
Bitte beantworten Sie uns diese 5 Fragen zu Ihrer Bewerbung – vielen Dank:
Beispiel – obgenannten
Lieber nicht
Zum obgenannten Arbeitsvertrag möchten wir Sie auf folgende wichtige Punkte hinweisen:
Besser
Beachten Sie zum Arbeitsvertrag bitte diese 4 wichtigen Punkte:
Und falls Sie jetzt denken: «Schreibt man Zahlen von eins bis zwölf denn nicht aus?». Diese Grundregel galt lange, ist mittlerweile aber keine strikte Regel mehr. Heute gilt: Sie können die Zahlen ausschreiben, müssen aber nicht.
3. Schreibtipp: Doppelpunkt einsetzen
Ein Doppelpunkt erzeugt Spannung und gibt dem Text durch die (gedachte) Sprechpause einen angenehmen Rhythmus. Er eignet sich daher als Stilmittel. Beispielsweise in Ihren Schreiben an Mitarbeitende oder beim Social Recruiting auf Online-Kanälen. Aber auch allgemein bei E-Mails ist es für die lesende Person erfrischend, wenn Sie Ihre Mitteilungen damit auflockern.
Beispiele
- Übrigens: Diese Mitarbeiteraktion läuft bis am 19. Oktober.
- Gut zu wissen: Den nächsten Einsatzplan erhältst du eine Woche vor dem üblichen Termin.
- Bitte beachten Sie: Wir berücksichtigen nur Bewerbungen über dieses Portal.
- Save the date: Am 25. Juni findet unser Teamevent statt. Details folgen.
- Hinweis zum Arbeitsvertrag: Auf Seite 3 finden Sie die bezahlten Absenzen, nach denen Sie gefragt haben.
4. Schreibtipp: konkret und anschaulich schreiben
Je konkreter Sie schreiben, desto besser. Denn nur so kann sich die lesende Person auch wirklich ein Bild zum Text machen. Das gilt besonders bei Stelleninseraten, die manchmal auch der erste Kontakt mit dem Unternehmen sind. Achten Sie beim Schreiben dieser Texte auch immer auf eine inklusive Sprache, um die Offenheit des Unternehmens für mehr Diversity und Inclusion zu zeigen.
Beispiele – Stelleninserat
Lieber nicht
In dieser Funktion führen Sie ein kleineres Team.
Besser
Sie sind direkt der Geschäftsleitung unterstellt und führen ein 4-köpfiges Team.
Lieber nicht
Sie organisieren unterschiedliche Events.
Besser
Sie organisieren Events mit bis zu 150 Gästen wie unsere jährliche Mitgliedertagung.
Lieber nicht
Sie finden bei uns einen attraktiven Arbeitsplatz.
Besser
Ihr Einzelbüro mit Stehtisch liegt inmitten von (Ortschaft) und ist mit dem Zug gut erreichbar.
5. Schreibtipp: Modalverben vermeiden
Begrüssen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden mit persönlichen und direkten Schreiben. Modalverben wie «können», «dürfen», «müssen» oder «sollen» verwässern eine Aussage. Sie sind meist überflüssig.
Beispiel – Eintrittsbrief
Lieber nicht
Wir freuen uns, Sie bald bei uns willkommen heissen zu dürfen.
Besser
Wir freuen uns, Sie bald bei uns willkommen zu heissen.
Schön, gehören Sie bald zu unserem Team – herzlich willkommen!
Beispiel – Begleitbrief zum Arbeitsvertrag
Lieber nicht
Allfällige Fragen zum Arbeitsvertrag können Sie gerne an Frau Muster richten.
Besser
Haben Sie eine Frage zum Arbeitsvertrag? Frau Muster beantwortet sie Ihnen gerne.
Fazit: Mit diesen 5 Tipps bringen Sie Dynamik in formelle und informelle HR-Texte. Mitarbeitende, Bewerbende und externe Partnerinnen und Partner nehmen Sie und Ihre Firma sofort anders wahr. Denn mit ansprechenden Texten hinterlassen Sie einen guten Eindruck – ob es sich dabei nun um eine Einladung oder eine Absage handelt.
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Andrea Kern sorgt für frischen Wind in der schriftlichen Kommunikation. Sie schult Führungskräfte, Mitarbeitende und Privatpersonen in moderner Korrespondenz und schreibt für Unternehmen. Sie ist Texterin, Bewerbungscoach und ehemalige HR-Leiterin sowie Autorin der Textbox «Moderne Korrespondenz»: www.wortundstil.ch, www.textbox.ch
