Die Zunahme von Homeoffice- und Remote-Work-Möglichkeiten hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Das betrifft nicht nur Arbeitnehmende, sondern auch Manager, die ihr Team nun an einem oder mehreren Tagen pro Woche remote betreuen müssen. Hier sind unsere zehn Tipps, wie Sie das am besten schaffen.
1. Aufgaben klar planen und erklären
Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Remote Management besteht darin, die Arbeit im Vorfeld zu organisieren. Dazu gehören die Wahl der Kommunikationskanäle (E-Mail-, Telefon- und andere Bürosoftware), die Tageszeiten, zu denen Ihr Team erreichbar sein sollte, und nicht zuletzt die Aufgaben, die jedem/jeder Einzelnen zugewiesen werden. Der letzte Punkt ist besonders wichtig, denn damit sich alle Mitarbeitenden bei der Remote Work oder im Homeoffice wohlfühlen, muss ihnen klar sein, was Sie von ihnen erwarten. Diese anfängliche Kommunikation sollte den Teammitgliedern auch die Möglichkeit geben, Ihnen eventuelle Fragen zu stellen.
2. Mit leistungsfähigen Tools arbeiten
Wenn ein Unternehmen beschliesst, der Arbeit im Homeoffice einen höheren Stellenwert einzuräumen, sollte es über leistungsfähige Kommunikationsmittel verfügen. Eine schnelle Internetverbindung, Laptops für alle Angestellten sowie funktionstüchtige Smartphones sind die Grundlage dafür. Hinzu kommt Software, die es ermöglicht, dass die Mitarbeitende Informationen oder Dokumente remote auszutauschen. Zu nennen sind hier insbesondere Dropbox, Monday, Skype, Slack oder Google Drive.
3. Teammitgliedern Verantwortung übertragen
Für ein erfolgreiches Management sollten Sie im Präsenz- sowie im Online-Gespräch darauf achten, dass Sie jedem Mitglied Ihres Teams Verantwortung übertragen. Das bedeutet, wie bereits erwähnt, die klare Festlegung von Aufgaben und Fristen, aber auch die Aufrechterhaltung einer individuellen Manager-Mitarbeitender-Kommunikation. Das Ziel ist es, dass Sie die Verbindung zu Ihren Teams nicht verlieren, diese könnten sich sonst vergessen oder vernachlässigt fühlen, was deren Leistung negativ beeinflussen würde. Ausserdem werden Sie schnell feststellen, dass manche Arbeitnehmenden sehr schnell Verantwortung übernehmen, während andere sich zuerst an dieses Gefühl gewöhnen müssen.
4. Antwortzeiten so kurz wie möglich halten
Um Strategien zu besprechen, neue Herausforderungen zu meistern oder einfach nur einen Konflikt zu entschärfen, muss ein Manager oder eine Managerin in der Lage sein, so schnell wie möglich auf E-Mail- oder Chat-Anfragen der Teams zu reagieren. Das bedeutet nicht, dass er/sie bei der kleinsten Nachricht losstürmen und innerhalb einer Minute oder Viertelstunde antworten muss. Eine Frist von maximal 24 Stunden ist in der Regel zulässig, um den Mitarbeitenden nicht zu entmutigen. Wenn diese Frist regelmässig überschritten wird, könnte dies jedoch das Arbeitstempo des gesamten Teams verlangsamen.
5. Ihr Vertrauen in Mitarbeitende zeigen
Ein selbstbewusstes Management kann seinen Teams Vertrauen entgegenbringen. Das ist eine wichtige Voraussetzung, denn um Mitarbeitende remote zu managen, muss man ein Verhältnis des gegenseitigen Vertrauens und damit eine gewisse Freiheit bei der Arbeit aufbauen. Dazu gehört auch, dass Sie Ihren Mitarbeitenden Respekt und Wertschätzung zeigen. Vermeiden Sie es, Ihre Mitarbeiter ständig zu überwachen, indem Sie sie mehrmals am Tag fragen, ob sie gut vorankommen, ob sie Hilfe brauchen oder ob sie ihre Aufgaben erledigen können. Denken Sie dabei aber daran, Pausen (vor allem Mittagspausen) zu berücksichtigen und gleichzeitig die Privatsphäre jedes Einzelnen zu respektieren.
6. Gemeinsame Treffen einplanen
Auch wenn Mitarbeitende mehrere Tage in der Woche remote zusammenarbeiten, sollten physische Treffen nicht vernachlässigt werden. Diese Momente des Wiedersehens sind entscheidend, um die Teams zusammenzuhalten. Sie können am Ende des Tages im Unternehmen selbst oder ausserhalb des Unternehmens, z. B. in einer Bar, stattfinden. Auch Freizeitaktivitäten wie Escape Games, Kinobesuche oder gemeinsame Sporteinheiten tragen zum Zusammenhalt der Teams bei.
7. Eine Feedback-Kultur pflegen
Ein partizipatives Management trägt dazu bei, Eigeninitiative zu fördern. Um dies zu erreichen, sollten Sie sich regelmässig mit Ihren Mitarbeitenden austauschen. Sie können z. B. ein kurzes wöchentliches Online- oder Präsenztreffen einplanen, um unter vier Augen mit Ihren Teammitgliedern Bilanz zu ziehen. Diese sollten sich ausreichend sicher fühlen, um Ihnen ihre Rückmeldungen der Woche zukommen zu lassen. Egal, ob es sich dabei um positives oder negatives Feedback handelt.
8. Team Spirit stärken
Bereits wenn alle Mitarbeitenden vor Ort arbeiten, ist es manchmal schwierig, einen starken Teamgeist aufrechtzuerhalten. Wenn diese jedoch remote tätig sind, ist es eine noch grössere Herausforderung, den Zusammenhalt der Gruppe zu fördern. Dies ist jedoch eine wichtige Aufgabe in Ihrer Rolle als Manager. Um den Team Spirit zu stärken, können Sie Ihre Teammitglieder durch ein gemeinsames Projekt verbinden, aber Ihnen auch mit kleinen alltäglichen Gesten zeigen, dass sie geschätzt werden. Rufen Sie z. B. ein Teammitglied an, wenn es aus dem Urlaub zurückkommen oder Geburtstag hat, organisieren Sie ein wöchentliches Treffen, an dem alle Mitarbeitenden teilnehmen, oder laden Sie zu einer virtuellen Kaffeepause per Videokonferenz ein.
9. Regelmässige Einschätzungen der Leistungsentwicklung durchführen
Die durch Remote Work gewonnene Agilität führt oft zu einer höheren Produktivität der Mitarbeitenden. Oft, aber nicht immer. Nach einer gewissen Eingewöhnungsphase können Sie sich einmal einen Moment Zeit nehmen, um die Leistung Ihrer Teams, die teilweise remote arbeiten, einzuschätzen. Diese Bewertung ermöglicht es Ihnen, bestimmte Einstellungen anzupassen und einige Teammitglieder, die sich mit der Arbeit im Homeoffice vielleicht weniger wohl zu fühlen scheinen, neu zu motivieren. Diese Leistungsbewertung können Sie auch mehrmals im Jahr wiederholen.
10. Flexibilität zeigen
Anders als bei der Arbeit vor Ort sollte das Remote Management nur auf ein Ziel ausgerichtet sein: Resultate. Es spielt keine Rolle, ob Ihre Mitarbeitenden eine längere Mittagspause machen und dafür abends länger arbeiten, Hauptsache, alle ziehen an einem Strang, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Ein Remote Manager/Managerin sollte also flexibler sein, um sein Team agiler und damit leistungsfähiger zu machen.
