Während es bei Grossunternehmen eine Selbstverständlichkeit ist, eine eigene HR-Abteilung mit verschiedenen Aufgaben und Rollen zu haben, stellt sich bei kleinen Unternehmen häufig die Frage, ob ein/e eigene/r HR-Mitarbeitende/r sinnvoll ist. Die Personalerin und KMU-Expertin Diana Roth hat die Antwort darauf und erklärt, wie HR-Mitarbeitende die Führungskräfte und Mitarbeitenden unterstützen können.
Mathias Steger: Was genau sind die Aufgaben einer HR-Abteilung in einem KMU?
Diana Roth: Das Aufgabengebiet von HR-Mitarbeitenden bei Kleinunternehmen ist sehr vielfältig. Es reicht von Personalgewinnung und Onboarding bis zur Personalbindung und dem Austritt von Mitarbeitenden. Vielfach unterstützt die HR-Abteilung den Kader bei der Erarbeitung von Prozessen und ist für die Personaladministration verantwortlich. Ausserdem kann die HR-Abteilung auch als Ansprechstelle für Mitarbeitende fungieren.
Ist es bereits bei kleinen Unternehmen sinnvoll, eine eigene HR-Abteilung zu haben?
Als Grundregel gilt, dass es für 100 Mitarbeitende mindestens eine HR-Stelle mit einem 100%-Pensum braucht. Hierbei ist aber das Lohn- und Sozialversicherungswesen nicht inkludiert. In kleinen Unternehmen kann man natürlich eine HR-Stelle als Teilzeitstelle anbieten,
Warum sollte es überhaupt eine eigene HR-Stelle geben?
HR-Aufgaben dem/der Assistentin der Geschäftsleitung oder der Buchhaltung anzuhängen, ist eine halbherzige und fragliche Lösung. Beides sind Stellen, die damit eine doppelte Rolle erhalten. Diese mit Neutralität und Sachverstand wahrzunehmen, ist eine Herausforderung, die selten zu meistern ist. Ausserdem braucht es für HR-Aufgaben spezifische Ausbildungen und es macht keinen guten Eindruck für den Arbeitgeber, wenn das HR bloss als Anhängsel angesehen wird. Das kommt auch bei einem Bewerbungsgespräch nicht gut an.
Wie kann HR die Mitarbeitenden generell unterstützen?
Ein Teil der HR-Aufgaben ist die Unterstützung der Führungskräfte. Das fängt mit der Rekrutierung an, geht über die Einführungsprozesse, bis hin zu allen Themen der Personalerhaltung/-betreuung. Das HR steht an der Seite der Führungskräfte, wenn es darum geht, das Potenzial der Mitarbeitenden zu entwickeln und zu begleiten und Kündigungsprozesse neutral und professionell zu führen.
HR-Aufgaben dem/der Assistentin der Geschäftsleitung oder der Buchhaltung anzuhängen, ist eine halbherzige und fragliche Lösung.
In welchen Fällen sollen Führungskräfte die HR-Abteilung kontaktieren?
Bei Problemen im Team ist bei Führungskräften aufgrund ihrer Rolle als Vorgesetzte/r eine neutrale Betrachtungsweise oft nicht möglich. Hier kann die HR-Abteilung zur Seite stehen, denn sie hat zu dem Thema der Führungskraft die geeigneten, professionelle Instrumente und Dienstleistungen zur Hand.
Und wann können sich Mitarbeitende, die keine Führungskräfte sind, an die HR-Abteilung wenden?
Sie können sich bei Informationsbedarf zu den Themen rund um Lohn, Personalentwicklung oder Reglemente an die HR-Abteilung wenden. Bei solchen Sachproblemen kann das HR direkt Auskunft geben. Oft wenden sie sich auch an das HR, wenn es Probleme mit dem/der Chef/in gibt. Wichtig dabei ist, dass sich HR-Personen in Beratungsgesprächen, die nicht eindeutig ein Sachproblem darstellen, konsequent zurückhalten sollen. Sie sollen Verständnis zeigen und Vorschläge machen, aber im Endeffekt ist es die Aufgabe der betroffenen Person, das jeweilige Problem zu lösen.
Wie können Beratungsgespräche mit der HR-Abteilung ablaufen?
Zuerst soll das Problem analysiert werden. HR-Mitarbeitende sollten immer Verständnis für das Problem aufzeigen, durch das Stellen der Fragen das Problem genau verstehen, aber dabei selber nicht urteilen oder Partei beziehen. Dann sollte das HR Methoden und Werkzeuge zur Selbsthilfe anbieten und Unterstützung zur Lösungsfindung anbieten. Braucht es eine Entscheidung, können sie dabei beratend mitwirken.
Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeitende haben oft die Erwartung, dass das HR-Lösungen in die Hand gibt, aber eine HR-Person, die ihre Rolle wahrnimmt, wird dies nie tun. HR-Mitarbeitende sollte auf jeden Fall aktiv zuhören und Empathie zeigen. Durch Verständnis können sie Vertrauen aufbauen.
Was soll die HR-Abteilung beachten, wenn sie direkt von einem/einer Mitarbeitenden kontaktiert werden?
Auf alle Fälle sollte man Verständnis zeigen, was ja noch lange nicht heissen muss, dass man damit einverstanden ist. Ich erlebe es immer wieder, dass sich Mitarbeitende über den/die Vorgesetzte/n beschweren. Hier würde ich erstmals aktiv zuhören und dann erfragen, was die Person von mir erwartet, was sie selbst schon zur Lösung beigetragen hat und welche Lösungen sie sieht.
In vielen Fällen, in denen Vorgesetzte oder sogar Mitarbeitende ihre Probleme nicht selber lösen können, liegt es an der unklaren Problemdefinition. Die eigenen Emotionen verwässern den Handlungsspielraum. Da ist es toll, wenn eine HR-Person den Ratsuchenden Schritt für Schritt mit Fragen zur eigentlichen Problemstellung führt.
Ist es ratsam, dass HR-Abteilung und Führungskräfte einen regelmässigen Austausch haben?
Das wäre eine tolle Idee, leider lässt das der Arbeitsalltag aber oft nicht zu. Die meisten HR-Stellen sind ebenso wie die meisten Kaderanstellungen mit zu wenig Stellenprozenten berechnet. Eine Möglichkeit wäre etwa, dass HR-Mitarbeitende mit Führungskräften regelmässig Mittagessen gehen. Je besser HR-Mitarbeitenden mit den Vorgesetzten zusammenarbeiten, desto besser werden die Teamprozesse in der Abteilung ablaufen.
Diana Roth ist seit 2003 als selbstständiger HRM-Coach tätig. Zudem ist sie HR-Dozentin, -Prüfungsexpertin, -Fachbuchautorin und hat seit 2017 ihren eigenen HR-Podcast »Abenteuer HRM». Mit ihrer langjährigen Berufserfahrung unterstützt sie überwiegend Führungskräfte und Personalverantwortliche in KMU. Ausserdem ist sie regelmässige Autorin auf dem Blog von JobCloud. Mehr auf www.dianarothcoaching.com.
