Während manche Unternehmen mit wenigen Bewerbungen zu kämpfen haben, quellen bei anderen die Posteingänge und Bewerbermanagement-Systeme vor lauter Bewerbungen über. Gerade nach einem Jahr, in dem viele Menschen ihren Job verloren haben oder eine Umorientierung anstreben, werden beliebte Unternehmen mit Bewerbungen überschwemmt. Wir haben für Sie 8 Tipps, um den Rekrutierungsprozess effizienter und effektiver zu gestalten und Bewerbungen zu filtern.
Ein Gastbeitrag von Louise Koeckhoven
Als erstes vorweg: Sie können nie zu viele Bewerbungen haben. Es ist ein Luxus, der Ihnen die Möglichkeit gibt, die bestgeeigneten Kandidaten für die Stelle zu finden. Es ist jedoch verständlich, dass es sehr anstrengend und aufwändig ist, sich durch all die Lebensläufe und Motivationsschreiben durchzuarbeiten, vor allem, wenn Ihr Filterungsprozess nicht effizient und daher zeitaufwändig ist. Gehen Sie dabei also systematisch vor.
Sie müssen vielen Bewerbenden eine Antwort schicken? Nutzen Sie unsere Vorlage für ein Antwortschreiben an die Kandidatinnen und Kandidaten.
1. Wonach suchen Sie?
Der erste Schritt, noch bevor Sie das Stelleninserat überhaupt schreiben, besteht darin, sich darüber im Klaren zu sein, was die Anforderungen für diese Rolle genau sind. Das hilft dem Recruiter beim Filtern, ist aber auch für alle Beteiligten in der Interviewphase wichtig. Schreiben Sie die wichtigsten Anforderungen auf, damit der Recruiter die Lebensläufe nach bestimmten Berufserfahrungen, Ausbildungen, Sprachkenntnissen oder anderen rollen- oder kulturspezifischen Anforderungen durchsuchen kann.
2. Klare Erwartungen formulieren
Um sicherzustellen, dass sich passende Personen für Ihre Stelle bewerben, sollten Sie die Erwartungen und erforderlichen Qualifikationen im Stelleninserat klar formulieren. Wenn Sie nicht viele Kandidaten haben, sollten sie kürzer und weniger detailliert sein, aber sobald Sie merken, dass Sie zu viele, auch ungeeignete Kandidaten haben, dann revidieren Sie Ihre Erwartungen und machen Sie deutlich, dass Sie in bestimmten Fällen die Bewerbung nicht berücksichtigen werden, wenn bestimmte Fähigkeiten oder Kenntnisse nicht vorhanden sind. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass zu viele Anforderungen einen Einfluss auf den Anteil von Bewerbungen von Männern und Frauen haben können, die sich auf Ihre Stelle bewerben.
3. CV, Motivationsschreiben und Zeugnisse verlangen
Fügen Sie neben den Anforderungen auch einen Abschnitt am Ende der Stellenbeschreibung ein, in dem Sie erklären, wie der Einstellungsprozess abläuft und was Sie von den Bewerbenden brauchen. Das kann der Lebenslauf, ein Motivationsschreiben, Zeugnisse, frühere Arbeiten oder ein Video beinhalten. So können Sie schnell die Leute herausfiltern, die sich nicht die Mühe gemacht haben, alles hochzuladen, was Sie verlangt haben.
4. Richtige Marketingkanäle und Jobportale nutzen
Abhängig von den Kandidaten, die Sie suchen, ist die Nutzung bestimmter Marketingkanäle mehr oder weniger effektiv. Wenn Sie auf der Suche nach einer hochqualifizierten ICT-Fachkraft sind, ist es möglicherweise nicht effektiv, Ihre Stellenausschreibung auf einer sehr generischen Social-Media-Plattform zu veröffentlichen. Sie können bereits Kandidaten herausfiltern, indem Sie die richtigen Marketingkanäle nutzen und so sicherstellen, dass nur die gewünschten Bewerberinnen und Bewerber die Stellenausschreibung sehen.
5. Fragen zum Vorfiltern stellen
Viele Bewerbermanagement-Systeme und Jobportale bieten mittlerweile die Möglichkeit, Filterfragen für die Bewerbenden einzubauen, die diese ausfüllen können bzw. müssen. Fragen wie «Wie gut sind Ihre schriftlichen Englischkenntnisse?», «Was ist Ihre minimale Gehaltsvorstellung?» oder «Wie viele Jahre haben Sie schon mit Excel gearbeitet?» können dem Recruiter entweder einen schnellen Überblick verschaffen, ob die Bewerbenden die Anforderungen erfüllen, oder in manchen Systemen werden die Kandidatinnen und Kandidaten dadurch sogar schon geordnet bzw. ausgefiltert, falls sie bestimmten Anforderungen nicht entsprechen. Wichtig ist, darauf zu achten, dass die Fragen nicht diskriminierend sind, also niemals nach Dingen wie Geschlecht, Nationalität oder Alter fragen.
6. Künstliche Intelligenz als Hilfe verwenden
Dank künstlicher Intelligenz ist es möglich, eine Bewertung zu erhalten, wie gut der Kandidat zu Ihrem Stellenangebot passt. Das System kann den Lebenslauf durchlesen und screenen und basierend auf den Schlüsselwörtern, die Sie für diese Vakanz eingeben, wird eine Bewertung abgegeben. Um die Effizienz Ihres Rekrutierungsprozesses zu erhöhen, können Sie daher mit den Vorstellungsgesprächen mit den Personen mit den höchsten Rankings zuerst beginnen.
7. Online-Assessment als zusätzliche Runde planen
Entweder vor oder nach Ihrem ersten CV-Screening können Sie die Bewerberinnen und Bewerber bitten, ein Online-Assessment auszufüllen. Assessments gibt es in allen Arten, von technischen Assessments über Persönlichkeitstests bis hin zum Lösen eines berufsspezifischen Falls. Hier können Sie erstens die Leute herausfiltern, die kein Assessment machen wollen, und zweitens viele Informationen über die Kandidaten ableiten, bevor Sie sie mit den Bewerbungsgesprächen starten.
8. Führen Sie ein Video-Screening ein
Bewerbende zu bitten, Ihnen ein kurzes Video zu schicken, in dem sie zwei oder drei Fragen beantworten, kann Ihren Rekrutierungsprozess in seiner Effizienz und Effektivität unterstützen, denn wenn Sie jemanden ein paar Minuten lang beim Sprechen beobachten, können Sie etwa sein Auftreten, seine Sprachkenntnisse, seine grundlegenden technischen Fähigkeiten oder seine Motivation besser beurteilen.
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Rekrutierungsprozesse zu optimieren. Was aber ein absolutes No-Go und und in manchen Unternehmen leider Realität ist: Alle Bewerbungen nehmen und ohne zu prüfen die Hälfte ablehnen, um ihren Arbeitsaufwand zu verringern. Das ist absolut respektlos gegenüber den Bewerberinnen und Bewerbern und unprofessionell. Die Mitarbeitenden machen ein Unternehmen aus, also ist es gut investierte Zeit, etwas Mühe in die Rekrutierung der Besten zu stecken.
Louise Koeckhoven arbeitet seit 5 Jahren in der Personalbeschaffung und Entwicklung, sie ist Strengths Coach und ihre Mission ist es, andere darin zu bestärken, die Extrameile zu gehen. Sie stammt aus den Niederlanden und lebt seit 3 Jahren in der Schweiz. Louise Koeckhoven weiss, wie man seine Schwächen bekämpft, indem man sich auf seine Stärken fokussiert, und wie man traditionelle Denkmuster durchbricht, indem man von neuen Personen und Kulturen lernt.
