Leiten Sie eine HR-Abteilung? Arbeiten Sie in der Rekrutierung für ein Unternehmen? Oder arbeiten Sie in einer Agentur, sind aber in engem Kontakt mit Ihrem Kunden und in dessen Rekrutierungsprozess eingebunden? Dann gibt es viele Dinge für einen effizienten und gut strukturierten Rekrutierungsprozess zu bedenken. Der erste Schritt besteht jedoch nicht darin, die Lebensläufe der Kandidaten zu durchforsten! Stellen Sie sich selbst diese 10 Fragen im Laufe des Prozesses, um die Time-to-hire zu verringern und Ihre Mitarbeiterbindung zu verbessern.
Ein Gastbeitrag von Louise Koeckhoven
1. Welche Hard Skills suchen wir?
Besprechen Sie die Stelle, die Sie besetzen möchten, mit dem Personalmanager (für gewöhnlich ist das der Leiter des Teams). Was sind die wichtigsten Hard Skills, die für diese Stelle benötigt werden? Handelt es sich um eine direkte Nachbesetzung des vorherigen Mitarbeiters oder haben sich Funktion, Aufgabengebiete und Erwartungen geändert? Oder handelt es sich um eine neue Funktion und Sie können dem Personalmanager helfen, ein klares Bild vom Mitarbeiter, der gesucht wird, zu definieren. Für den weiteren Prozess ist es besonders wichtig, klare Erwartungshaltungen zu definieren, das erspart Ihnen langwierige Diskussionen. Auch gegenüber den Kandidaten sind klare Erwartungshaltungen wichtig; eine detaillierte Erläuterung der Funktion reduziert die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Beendigung des Dienstverhältnisses.
2. Welche Soft Skills und Charaktereigenschaften werden benötigt?
In Abstimmung mit dem Personalmanager legen Sie fest, welche Soft Skills der Kandidat haben sollte. Besprechen Sie, welche Charaktereigenschaften die aktuellen Teammitglieder haben und welcher neue Mitarbeitende zu diesem Team passen würde. Überlegen Sie sich auch, welche Skills dem Team fehlen und daher von dem neuen Mitarbeitenden gewünscht wären. Das können Eigenschaften aller Art sein – kommunikativ, positiv, beharrlich, flexibel. Wenn es sich um eine Nachbesetzung handelt, dann fragen Sie sich, welche Lücken im Team entstehen. Selbstverständlich suchen Sie nicht nach einer exakten Kopie des vorherigen Mitarbeiters, aber wenn jemand ein Team verlässt und durch eine neue Person ersetzt wird, beeinflusst das immer den Teamgeist und die Zusammenarbeit und daher in weiterer Folge auch die Leistungsfähigkeit.
3. Wie läuft der Rekrutierungsprozess ab und wer ist daran beteiligt?
In Abstimmung mit dem Personalmanager legen Sie die Schritte des Rekrutierungsprozesses fest und definieren, wer welche Rolle im Prozess übernimmt. Wer sieht sich die Lebensläufe an? Wer trifft die erste Vorauswahl und führt die Vorstellungsgespräche? Wie viele Personen nehmen an den Vorstellungsgesprächen teil und in welcher Anordnung? Möchten Sie auch Agenturen einbinden? Sind Sie als Personalmanager/Mitarbeiter der Personalabteilung der einzige Ansprechpartner für die Kandidaten, Agenturen und Interviewer? Wenn man diese Dinge im Voraus bespricht, sorgt das intern für Klarheit und zeigt Professionalität nach aussen hin.
4. Wie gewährleistet man eine vollständige und faire Beurteilung der Kandidaten?
Anknüpfend an die Besprechungen bezüglich Hard und Soft Skills sollten Sie Richtlinien für die Vorstellungsgespräche für sich selbst und andere Interviewer definieren. Diese Richtlinien helfen Ihnen und anderen (manchmal weniger erfahrenen) Interviewern, den Kandidaten vollständig zu beurteilen; bezüglich Hard Skills, Soft Skills, bisherigen Erfahrungen, Zukunftswünschen und natürlich, ob der Kandidat in das Unternehmen passt. Wenn Sie Richtlinien für die Vorstellungsgespräche definieren, können Sie die Fragen unter den Interviewern aufteilen, sodass nicht bei allen Vorstellungsgesprächen ähnliche Fragen gestellt werden und Sie den Kandidaten auf allen Gebieten beurteilen können, ohne dabei befangen zu sein.
5. Wie können wir für die Kandidaten ansprechend sein?
Wenn Sie wissen, welche Fähigkeiten der Kandidat mitbringen sollte, ist es wichtig, eine gute und ansprechende Jobbeschreibung zu formulieren. Seien Sie nicht zu streng bei all den Anforderungen, die Sie an den Kandidaten haben, Sie möchten schliesslich nicht alle guten Kandidaten abschrecken. Machen Sie den Kandidaten auch das Unternehmen und deren konkrete Funktion schmackhaft. Was werden die Kandidaten in dieser Funktion lernen und daraus mitnehmen? Wie wird sich Ihre Unternehmenskultur positiv auf deren Leben auswirken? Und was trägt Ihr Unternehmen zu unserer Gesellschaft bei? Studien zeigen, dass sich Kandidaten vor allem nach einem sinnvollen und zielführenden Job sehnen. Stellen Sie sicher, dass die Kandidaten dies bei den Jobbeschreibungen und Stellenangeboten auf Ihrer Website finden.
6. Wo platziere ich meine Stellenangebote?
Wenn Sie die richtigen Kandidaten für sich gewinnen möchten, müssen Sie auf den Plattformen sichtbar sein, auf denen die Kandidaten sich bewegen. Überlegen Sie sich, wo Sie selbst nach einem Job suchen würden. Suchen Sie nach IT-Experten? Dann platzieren Sie Ihr Stellenangebot unbedingt auf einer Rekrutierungsseite, wo konkret nach IT-Fachkräften gesucht wird. Wenn Sie nach 18-jährigen Ferialpraktikanten suchen, sollten Sie dieses Stellenangebot eher nicht auf offiziellen Firmenseiten platzieren, sondern auf Job-Portalen von Universitäten oder Schulen. Arbeiten Sie aktiv an der Vermarktung von Job-Portalen und Social Media; machen Sie Follower auf sich aufmerksam, antworten Sie aktiv auf Fragen, Beschwerden oder Lob und vermitteln Sie den Kandidaten das Gefühl, dass sie Teil Ihrer Marke sind.
Inserieren Sie kostenlos eine Stelle auf dem grössten und beliebtesten Jobportal der Schweiz.
Jetzt kostenlos inserieren7. Wie viele Kandidaten möchte ich mindestens zu einem Vorstellungsgespräch einladen?
Es kann passieren, dass Sie mit dem Prozess der Vorstellungsgespräche beginnen, Sie auf alles vorbereitet sind, aber nach dem ersten Kandidaten der Prozess bereits beendet sind; Sie finden einen guten Zugang zueinander und er/sie ist hervorragend für die Funktion geeignet. Sie denken sofort: Das ist der Mann/die Frau für den Job! Ich rate Ihnen, zumindest drei weitere Kandidaten zu einem Gespräch einzuladen. Warum? Vergleich schafft Klarheit. Entweder Sie sind sich danach noch sicherer, dass Kandidat 1 der/die Richtige ist oder aber Sie merken, dass die Dinge, die Ihnen an ihm/ihr so gefallen haben, doch nicht so herausragend sind. Es kann nie schaden, sich bei einem Kandidaten zu 150% sicher zu sein, dass er/sie der/die Richtige ist, denn letztendlich wollen Sie doch nur Superstars einstellen!
8. Wen sollten die finalen Kandidaten treffen?
Wenn Sie Ihre Finalisten gefunden haben, reduzieren Sie Ihre Endauswahl auf zwei Kandidaten – es ist wichtig, dass sie einige Leute aus dem Team und dem Unternehmen treffen. Erstens, um zu sehen, ob der Kandidat oder die Kandidatin sich mit den anderen Kollegen versteht und wirklich in das Unternehmen passt und zweitens, um dem Kandidaten das Unternehmen schmackhaft zu machen. Schliesslich müssen beide Seiten am Ende einen Vertrag unterzeichnen. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie den Kandidaten einstellen möchten, sollten Sie sichergehen, dass der Kandidat vom Unternehmen angetan ist und sich bei keinem anderen Unternehmen mehr bewirbt. Es können auch ungezwungene Treffen mit anderen Kollegen abseits der Interviewer stattfinden; zum Beispiel in einer Kaffeepause oder bei einem gemeinsamen Mittagessen, bei dem sich der Kandidat entspannen kann.
9. Wie soll man mit dem neuen Mitarbeiter bis zu seinem Arbeitsbeginn umgehen?
Sie haben beide den Vertrag unterzeichnet und der „Deal“ ist abgeschlossen, aber das ist erst der Anfang! Um den neuen Mitarbeitenden „warm zu halten“, sollten Sie regelmässigen Kontakt zu ihm/ihr pflegen. Neulinge sollten sich in das Unternehmen eingebunden fühlen, noch bevor sie ihren Job antreten. Organisiert das Team vielleicht eine Happy Hour? Dann laden Sie den neuen Mitarbeitenden auch dazu ein. Gibt es im Unternehmen grosse Neuigkeiten? Dann senden Sie dem neuen Mitarbeitenden eine nette Nachricht und schicken Sie ihm einen Link zu dem Artikel. Es braucht nicht viel, aber solche Kleinigkeiten sorgen dafür, dass der neue Mitarbeiter loyaler ist und sich auf den Arbeitsbeginn freut.
10. Wie kann man den neuen Mitarbeitenden am besten in das Unternehmen einführen?
Senden Sie dem neuen Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag eine E-Mail mit Informationen zu Arbeitszeiten, Arbeitsbeginn, Kleiderordnung und Ansprechpartnern. Erstellen Sie einen Terminplan mit dem Personalmanager für die Einführung des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen für (mindestens) die ersten beiden Wochen. Gibt es eine allgemeine Einführung für neue Mitarbeitenden? Erstellt der Personalmanager einen eigenen Terminplan? Wer kümmert sich um die Ausführung dieses Plans und wer ist der Ansprechpartner für den neuen Mitarbeitenden von Tag zu Tag? Studien haben gezeigt, dass eine gute Einführung in das Unternehmen kurzfristig zu besseren Ergebnissen führt und langfristig dafür sorgt, dass die Mitarbeiter das Unternehmen nicht so schnell wechseln.
Viel Erfolg bei der Rekrutierung Ihrer Superstars!
Louise Koeckhoven arbeitet seit 5 Jahren in der Personalbeschaffung und Entwicklung und ihre Mission ist es, andere darin zu bestärken, die Extrameile zu gehen. Sie stammt aus den Niederlanden und lebt seit fast 3 Jahren in der Schweiz. Louise Koeckhoven weiss, wie man seine Schwächen bekämpft, indem man sich auf seine Stärken fokussiert, und wie man traditionelle Denkmuster durchbricht, indem man von neuen Personen und Kulturen lernt.
