Schön langsam beruhigt sich die Corona-Krise etwas. Der Zeitpunkt ist gekommen, die Arbeit in Ihrem Unternehmen wieder hochzufahren. Die in der Corona-Krise ergriffenen Weisungen des Bundesrats werden gelockert, und die Rückkehr an den Arbeitsplatz wird wieder ermöglicht. Jetzt ist das HR besonders gefordert diese Rückkehr der Mitarbeitenden sorgfältig und umsichtig vorzubereiten, denn professionelle Mitarbeiterbetreuung stärkt die Personalbindung.
Immer auf dem aktuellen Stand bleiben und Mitarbeitende informieren
Auch weiterhin heisst es: Halten Sie sich stets auf dem Laufenden über die aktuelle Situation in der Schweiz und geben Sie die Informationen umgehend an die Mitarbeitenden weiter. Bevor Sie die Arbeitsplätze angemessen vorbereiten, gilt es gut zu informieren. Das oberste Gebot ist immer noch, niemals krank zur Arbeit kommen, aber sich auch im Privatleben zu schützen.
Nicht nur CEO von Grosskonzernen, sondern auch KMU-Unternehmer sollten besonders in Krisenzeiten eine kleine Videobotschaft erstellen und so eine andere Art von Präsenz zeigen. Oder sollte es eine Zoom-Infoveranstaltung, ein Webinar oder gar ein Podcast sein, welches Ihr Unternehmen jetzt einsetzt? Egal, was Sie wählen, es muss die Menschen erreichen. Links zu den neusten Informationen des BAG im Intranet zu veröffentlichen, sollte nur als eine Zusatzmöglichkeit genutzt werden. Als alleiniges Informationsmittel sind sie in Krisenzeiten ungünstig.
Denken Sie in diesen besonderen Zeiten bei der Kommunikation ganz besonders an folgendes:
- Einfühlungsvermögen
- Sachargumentation
- Dialogbereitschaft
- Zukunftsperspektiven
Arbeitsweg und Möglichkeit zu weiterem Home Office
Auch der Arbeitsweg kann eine Infektionsgefahr darstellen. Ermöglichen Sie den Mitarbeitenden, die mit dem ÖV anreisen, ausserhalb der Stosszeiten in die Arbeit zu kommen bzw. diese zu verlassen. Ermuntern Sie Mitarbeitenden, so oft wie möglich das Velo zu nutzen, vielleicht können Sie ja Velos oder E-Bikes zur Verfügung stellen. Empfehlen Sie Ihren Mitarbeitenden, auch individuelle Transportmittel zu verwenden. Weisen Sie darauf hin, dass die Hygienemassnahmen auch im öffentlichen Verkehr und zu Hause weiterhin eingehalten werden sollten. Ausserdem sollten Sie den Mitarbeitenden auch weiterhin vermehrt die Möglichkeit zu Home Office bieten.
Schrittweise Rückkehr in der Unternehmen nach Corona
Staffeln Sie die Rückkehr ihrer Mitarbeitenden, denn die Angst vor Ansteckung erzeugt Unsicherheit und dies zeigt sich in schwindender Produktivität sowie fehlender Motivation. Behalten Sie bewusst gewisse neue Rituale bei, die während der letzten Wochen eingeführt wurden. Die Rückkehr zur neuen alten Arbeitsnormalität braucht Zeit. Zudem ist sie eine gute Gelegenheit alte Prozesse zu überdenken, anzupassen und Agilität, New Work zu leben.
Mitarbeitende überraschen und ihre Bedürfnisse überprüfen
Senden Sie den Mitarbeitenden vor dem ersten offiziellen Arbeitstag jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin ein kleines Paket, ein paar herzliche Zeilen oder eine personalisierte Kaffeetasse. Am ersten „offiziellen“ Arbeitstag überraschen Sie beispielsweise mit einer kleinen Gaumenfreude am Arbeitsplatz. Mitarbeitende wissen meist am besten, was sie brauchen. Daher machen Sie Ihre Mitarbeitenden beim Weg zurück in eine neue Normalität zu Mitgestaltern. Fragen Sie am Ende des ersten „normalen“ Arbeitstages ab, was sie jetzt besonders brauchen um wieder effizient und motiviert im Team zu arbeiten. Am Ende der ersten Arbeitswoche könnte ein Reflektionsevent (ähnlich wie Barcamps) mit dem empfohlenen Abstand organisiert werden. Lassen Sie die Mitarbeitende auf Postiche stichwortartig ihren Wochenrückblick festhalten. Fotografieren Sie das Ergebnis und hängen Sie dieses in der Cafeteria auf, damit werden Impulse/Diskussionen ausgelöst, die verbinden.
Führungskräfte unterstützen
HR und Führungskräfte sollten sich gerade jetzt als offene Ansprechpartner zeigen und gegenseitig unterstützen. Die Gefahr von Konflikten ist in der virtuellen Zusammenarbeit besonders gross. Früher sass man sich in Sitzungen gegenüber und konnte rasche Verstimmung wahrnehmen. Heute werden in Videokonferenzen oft die Kameras ausgeschaltet, damit Ärger nicht zu sehen ist. Denn durch reduzierte Arbeitszeiten und mehr Home-Office erfolgt weniger direkte Kommunikation. Es gibt Mitarbeitende, die in Krisenzeiten eine besondere Führung wünschen, damit ihnen Entscheidungen abgenommen werden. Klarheit und Vertrauen sind die beiden wichtigsten Eigenschaften, die jetzt in der Führung gefragt sind. Wenn Mitarbeitende vom reinen Homeoffice zurück ins Büro kommen, gehen virtuelle Meetings zurück, die Möglichkeit sollte jedoch weiterhin bestehen bleiben.
Einhaltung der Hygienemassnahmen
Die gemeinsame Nutzung von Computern, Telefonen und anderen Maschinen sollte unter den aktuellen Umständen möglichst vermieden werden. Selbst Mitarbeitende, die im gleichen Bürogebäude arbeiten, sollten weiterhin Videokonferenzen nutzen. Ist dies nicht möglich? Dann sollten unbedingt der angewiesene Sicherheitsabstand und die Sauberkeit/regelmässige Desinfektion der Büromöbel vor und nach dem Meeting sichergestellt werden. Bitte keine Wischlappen für allgemeine Benutzung bereitlegen.
Sie haben eine Cafeteria bzw. eine Kantine? Informieren Sie die Mitarbeitenden, dass nur noch die Zick-Zack-Sitzordnung (versetztes Gegenübersitzen mit 2-Meter-Abstand) gilt und Gemeinschaftsräume in weniger grosser Besetzung zu nutzen sind. Die Desinfektionsspender und Mundmasken sollten an den wichtigsten Punkten des Unternehmens zahlreich zur Verfügung stellen.
In Ihrem Unternehmen gibt es zentrale Drucker? Dann sollte gerade hier jeweils die Verwendung von Einweg-Desinfektionstüchern Pflicht sein. Eine häufige gute Lüftung sollte zur Selbstverständlichkeit werden.
Sicherheitsabstände aufgrund von Social Distancing
Der vorgegebene Sicherheitsabstand von 2 m erfordert von Ihnen eine Anpassung der Arbeitsplätze. Grossraumbüros können mit einer neuen Zonierung bedacht werden. Tipp: Flexible Pflanz- und Stellwände können bereits Erleichterung bringen. Dies gilt auch bei gegenüberliegenden Schreibtischen. Sichtbare Elemente sind dann besonders gut, wenn Teamkollegen auch gemeinsame Spielregeln vereinbaren. Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, indem Sie eine Ideenwand sichtbar kreieren. Versuchen Sie einen gesunden Mix aus Home Office und Büroarbeitsplatz anzubieten.
Die Home-Office-Mitarbeitenden nicht vergessen
Home Office wird wahrscheinlich ein neuer integraler Bestandteil Ihres Arbeitslebens werden. Auch wenn viele Mitarbeitende nun wieder im Büro sein werden, sollte Home Office den Mitarbeitenden weiterhin verstärkt ermöglicht mehr. Deshalb sollten klare Regeln zum Home Office kommuniziert werden. Regeln Sie Fragen nach Übernahme etwaiger Kosten für Service-Provider, Telefon, Strom, Arbeitsmaterial, Reparatur, Unfall- und Datenschutz. Dies um physische und psychische Belastungen zu vermeiden.
Personalabteilungen, die die echte Sorge um das Wohl der Mitarbeitende nicht nur ausdrücken, sondern auch Massnahmen angehen, punkten mit Vertrauensgewinn. Schliessen Sie die Kita-/Home-Schooling-Eltern ebenso ein und bieten Sie weiterhin Ihre Unterstützung an. Ein besonders Augenmerk soll den Mitarbeitenden gehören, die in dieser Zeit eingetreten sind. Sie können jetzt die wahrhafte Integration ins Unternehmen starten. Dazu sollten Sie ein überlegtes Unterstützungsprogramm andenken.
Die Post-Corona-Zeit kommt und bereits hat sich gezeigt, ob und wie Unternehmen mit Mitarbeitende/Bewerber während dieses Ausnahmezustands umgegangen sind. Mitarbeitende wollen gerade in diesen Zeiten geführt, geschützt und gut informiert werden.
Mehr dazu finden Sie auch im Schweizer HRM-Podcast der Herzblutpersonalerin.
