Die Einführungszeit neuer Mitarbeitender ist nicht nur enorm wichtig, sondern bildet auch die Basis für eine gelungene Zusammenarbeit. Wenn ein neuer Mitarbeiter beginnt, sind der Vorgesetzte, das Team und das HR gefordert, einen zugeschnittenen Einführungsprozess zu entwerfen, um die Integration ins Team, in das Unternehmen und die Selbstständigkeit sicherzustellen. Damit wird die fachliche wie soziale Ebene angesprochen. Auch in Zeiten, in denen Mitarbeitende überwiegend im Home Office arbeiten, ist dies möglich. Ich gebe Ihnen hier einige Impulse, wie die Onboarding-Ziele trotz aktueller Herausforderungen zu erreichen sind.
Vorbereitung für das Onboarding ist alles
Die IT muss im Vorfeld alles so eingerichtet haben, dass der/die neue Mitarbeitende reibungslos von Zuhause am ersten Tag starten kann; das sind nicht nur die E-Mail-Adresse, Visitenkarte, Zugriffe zu Softwareprogrammen oder zum Firmenserver sondern, auch Video-Einschulungen und wichtige Informationen. Die Funktion, Komplexität der Stelle und natürlich die Anzahl der Schnittstellen definieren den Detailierungsgrad des Einführungsplanes.
Was offline möglich ist, kann online anders umgesetzt werden
Im Vorfeld sollte auch ein Mentor (Götti) für die Stelle bestimmt werden. Dieser persönliche Ansprechpartner kann auf eine informelle Art zahlreiche Fragen beantworten und vor allen die wichtigen Kontakte zum Unternehmen herstellen. Der Mentor und der Vorgesetzte sind in Home Office-Zeiten die wichtigsten Bezugspersonen.
Kurz vor Start des neuen Mitarbeitenden im Home Office
Informieren Sie alle Abteilungen über den Neueintritt per E-Mail oder Intranetmitteilung. Erinnern Sie nochmals daran, wann genau der neue Teamkollege startet. Nutzen Sie die Möglichkeit eines kleinen Team-Videos. Dazu können Sie z.B. Zoom oder Skype, TEAMS Office nutzen und alle Teammitglieder zu einem kleinen Gespräch einladen. Jedes Teammitglied stellt sich z.B. anhand von 3 Fragen vor. Dynamisch wirkt zudem, wenn die neuen Kollegen erzählen, warum man sich auf das neue Teammitglied freut. Dieses Video stellen Sie idealerweise bereits einige Tagen vor dem ersten Arbeitstag dem neuen Mitarbeitenden mit besten Grüssen aus der Personalabteilung zu!
Der erste Arbeitstag bei Remote-Onboarding
Heute startet Ihr neuer Mitarbeiter – sogleich im Homeoffice. Die Coronakrise fordert ein anderes Vorgehen – ein virtueller Eintritt beginnt. Die Blumenhändler klagen in Zeiten der Krise – wie wäre es, wenn Sie dem neuen Mitarbeitenden einen Blumenstrauss versehen mit einer ansprechenden Karte und ein paar netten Zeilen mach Hause schicken ?
In einem ersten Video-Call (Sie haben zuvor den Einführungsplan mit entsprechenden Links zugesandt) beantworten die HR-Fachperson dem neuen Mitarbeitenden alle Fragen. Sie erklären die wichtigsten Regeln des Unternehmens und Abläufe des Eintrittsplans werden gemeinsam besprochen. Hier sieht die neue Person im Unternehmen genau, wann und wie sie in die Unternehmenskultur, Produkte und unternehmenseigene Prozesse eingeführt wird. Anschliessend sollte ein Video-Call mit dem Vorgesetzten stattfinden. Schön ist es auch, wenn eine Videobotschaft vom CEO an den neuen Mitarbeitenden erfolgt.
Mittagessen mit Team
Planen Sie am ersten Tag nicht nur eine virtuelle Kaffeepause mit dem Team, sondern vor allem ein gemeinsames Mittagessen – bei jedem zu Hause und über Video. Bestellen Sie etwa jedem Teammitglied eine Pizza (Heimlieferservice) und veranstalten Sie einen Gruppen-Video-Calls, in dem gemeinsam gegessen und geschwatzt wird. Definieren Sie die genauen Zeiten und machen Sie alle darauf aufmerksam, dass Video und Audio eingeschaltet werden sollten.
Beziehungsmanagement ist ein wichtiger Schlüssel zu einem gelungenen Mitarbeiter-Eintritt. Terminieren Sie Gesprächstermine mit dem Mentor und dem Vorgesetzten. Beenden Sie den ersten Tag mit einem Telefonat. Hat der neue Mitarbeiter nur das Team kennenlernen dürfen, so empfehlen Sie dem Mitarbeitenden, allen weiteren Abteilungen ein Mail zu schreiben. Die Textgestaltung und der Inhalt sollte vollkommen dem neuen Kollegen überlassen werden. Manche schätzen jedoch ein paar Beispiele, die in der Vergangenheit geschickt wurden. Damit auch ein visueller Eindruck passiert, sollte eine Foto angefügt werden.
Die Tage im nach dem ersten Arbeitstag
Der neue Mitarbeitende sollte möglichst tägliche Kontakte mit seinem Mentor und seinem Vorgesetzten pflegen. Das kann ein Telefonat sein, ein E-Mail, eine Video-Call, eine virtuelle Pause oder auch ein gemeinsamen Feierabendbier per WhatsApp-Video. Im Offline-Leben ist die Nähe in der Probezeit sehr wichtig – für die Einarbeitung im Homeoffice ist diese essentiell.
Das erste Zwischengespräch zwischen dem Vorgesetzten und dem neuen Mitarbeitenden sollte bereits nach einer Woche stattfinden, weitere Feedbackgespräche nach Bedarf und auf jeden Fall nach 6 Wochen sowie zu Ende der Probezeit. Achten Sie darauf, dass bei diesem wichtigen Gespräch die Videokameras eingeschaltet sind. Auch, wenn das Einschalten in Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern teilweise unerwünscht ist. Und übrigens: die Videovorstellungen des neuen Mitarbeiters kann im Teamordner hinterlegt und jederzeit neugestaltet werden.
Ob offline oder online, das Ziel der Probezeit und des Onboarding ist immer dasselbe: Das gemeinsame Kennenlernen und damit das vorsichtige Prüfen, ob eine gemeinsame Zusammenarbeit auch weiterhin vorstellbar ist. Bitte bedenken Sie: Frühfluktuationen sind nicht nur imageschädigend, sondern auch ein hoher Kostenfaktor. Beenden Sie die virtuelle Einführungszeit mit einem wohlwollenden, zukunftsweisenden Abschluss. So gestalten Sie auch in Krisenzeiten gute Rahmenbedingungen, die der Mitarbeiterbindung dienen.
Mehr dazu finden Sie auch im Schweizer HRM-Podcast der Herzblutpersonalerin.
