In bewegten Zeiten wie diesen ist so manches anders. Plötzlich werden unzählige Mitarbeitende aufgefordert, von zu Hause aus zu arbeiten. Nicht alle Mitarbeitenden sind es jedoch gewohnt, ausserhalb des Büros zu arbeiten. So bereiten Sie sich als Arbeitgeber und die Mitarbeitenden für eine erfolgreiche Heimarbeit vor.
Home Office ist jetzt der beste Schutz vor dem Coronavirus
Das Wichtigste zu Beginn: Der Schutz der gesamten Bevölkerung soll in der Corona-Krise oberste Priorität sein. Um die sozialen Kontakte bestmöglich zu reduzieren, sollten Sie als Arbeitgeber den Mitarbeitenden so gut es geht die Möglichkeit geben, von zu Hause zu arbeiten, auch wenn es schwerfällt und mitunter nicht die gleiche Effizienz mit sich bringt wie im Büro. Natürlich gibt es Berufe, die ihre Tätigkeit nicht auf die eigenen vier Wände verlegen können, aber in vielen Bereichen ist eine Arbeit von zu Hause durchaus machbar.
Die notwendige Infrastruktur für Remote Working zur Verfügung stellen
Wenn Mitarbeitende noch nie im Home Office gearbeitet haben, dann muss erst einmal sichergestellt werden, dass diese überhaupt die notwendige Einrichtung dafür verfügen. Eine gute funktionierende Internetverbindung sollte in den wenigsten Fällen ein Problem sein, aber nicht alle haben zu Hause einen Computer, den sie zum Arbeiten nutzen können. Am besten stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Laptops zur Verfügung, mit denen Sie auch ausserhalb des Büros auf die Daten für die Arbeit zugreifen können. Beim Einrichten des Arbeitsplatzes zu Hause sollte der Arbeitgeber so gut wie möglich unterstützen und bei Bedarf einen Laptop, ein Ladekabel, eine Maus, ein Mauspad oder auch zusätzliche Bildschirme zur Verfügung stellen.
Die Mitarbeitenden ausführlich zum Thema Heimarbeit informieren
Senden Sie Ihre Mitarbeitenden nicht nach dem Motto «Jetzt geht einfach mal alle nach Hause. Der Rest ergibt sich dann schon» in die Heimarbeit. Informieren Sie das Team im Vorhinein und setzen Sie gewisse Regeln fest. Machen Sie den Mitarbeitenden klar, dass Sie sich genauso wie im Büro an fixe Arbeitszeiten halten sollen. Geben Sie Ihnen ein paar Tipps, wie Home Office zu Hause funktioniert. Vereinbaren Sie, mit welchen Tools Sie miteinander kommunizieren. Seien Sie aber im Gegensatz dazu auch verständnisvoll, wenn Mitarbeitende zwischendurch mal 10 oder 15 Minuten nicht antworten. Das gehört zu einem ganz normalen Arbeitsalltag und kommt ja auch im Büro vor.
Heimarbeit – eine Mischung aus Kontrolle und Vertrauen
Wenn ein Vorgesetzter seine Mitarbeitenden bis jetzt noch nie von zu Hause aus arbeiten lies, dann ist die Gefahr gross, dass dieser versucht, die Teammitglieder sehr stark zu kontrollieren, immer wieder bei ihnen anzurufen und nachzufragen, ob alles in Ordnung ist.
Empfehlenswert ist, regelmässige Anrufe oder Meetings mit den Mitarbeitenden zu vereinbaren, aber nicht ständig zu kontrollieren. «Wenn ich den Mitarbeitenden vertraue, bekomme ich viel mehr vom Team zurück», sagte etwa Maria Bassi, deren Mitarbeitende fast ausschliesslich im Home Office tätig sind, beim letzten DisruptHR in Zürich. Ausserdem fügt sie hinzu: «Vertrauen motiviert. Ohne Vertrauen schaffen wir es nicht flexibel zu arbeiten».
Wenn die Kinder auch zu Hause sind – nach einer kulanten Lösung suchen
Da aktuell auch die Schulen und Kindergärten geschlossen sind, sind viele Mitarbeitende den ganzen Tag mit den Kindern zu Hause. Es versteht sich von selbst, dass es sich als sehr schwierig gestalten kann, gemeinsam mit Kindern zu arbeiten und sich vollumfänglich auf die Arbeit zu konzentrieren. Für diese aussergewöhnlichen Umständen braucht es Verständnis von der Seite des Arbeitsgeber. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden mit Kindern die Möglichkeit an, gemeinsam eine Lösung zu finden und zeigen Sie sich in diesen Zeiten etwas kulanter – sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten in diesen Zeiten mehr gegenseitiges Verständnis aufbringen.
Nicht auf soziale Kontakte vergessen
Wenn man es nicht gewohnt ist, von zu Hause zu arbeiten, und wenn die Heimarbeit über Wochen dauert und ausserdem noch das Gebot besteht, die eigene Wohnung so wenig zu verlassen, besteht die Gefahr einer Vereinsamung. Denken Sie daher an das Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden und schauen Sie, dass die sozialen Kontakte aufrechterhalten bleiben – in diesem Fall virtuell. Sorgen Sie dafür, dass es unter den Mitarbeitende genügend Austausch gibt. Auch der eine oder andere informelle Anrufe und ein kurzes privates Gespräch gehören genauso dazu. Eine Idee wäre, mit dem Team regelässig einen Kaffee- oder einen Pausen-Call zu vereinbaren. Weisen Sie die Mitarbeitenden auch darauf hin, dass Sie bei der Arbeit zu Hause regelmässige Pausen machen, sich kurz bewegen und nicht bis spät in den Abend hineinarbeiten sollen. Es muss vor allem in der Heimarbeit klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben geben.
Herausforderungen beim Home Office
Die Organisationspsychologin Anne Maigatter forscht unter anderem über mobil-flexible Arbeitsformen und neue Organisationsformen. Im Folgenden ihre Ratschläge, wie man mit Home Office umgeht.
Mehrere Schritte sind zu beachten, um die Herausforderungen des Home Office zu bewältigen. Erstens muss die richtige und passende Kommunikationssoftware gefunden werden und die nötige Hardware mit Zugang zum Firmenserver bereitgestellt werden. Danach gilt es, sich an den neuen Kommunikationsweg anzupassen. Weil alles über virtuelle Kanäle läuft, kann der informelle Austausch darunter leiden. Die Vorgesetzten sollten daher den Umgangston mit den Angestellten anpassen und sich nach ihrem Befinden regelmässig erkundigen. Im dritten Schritt müssen Regeln für Remote Working festgelegt werden, damit die Kontrolle nicht vollständig verloren geht. Danach muss auch beachtet werden, wie die Leistungen gemessen werden können. Sind die Mitarbeitenden nicht mehr im Büro anwesend, ist es schwierig, ihre Leistung zu beurteilen. Hier ist die Empfehlung, klar definierte Ziele festzulegen, die erreicht werden sollen. Teil davon ist auch ein regelmässiges Feedback zu geben, ohne jeden einzelnen Schritt zu kontrollieren. Vertrauen ist das A und O für das Home Office – ohne geht es nicht.
Was müssen die Mitarbeitenden beachten?
Die Mitarbeitenden brauchen eine Portion Selbstreflexion und Disziplin, damit sie Berufliches und Privates voneinander trennen können. Ansonsten laufen sie Gefahr, ihre Work-Life-Balance zu gefährden oder ihre Produktivität und Konzentration nimmt ab. Es gibt verschiedene Charaktertypen – manche können gut mit der flexiblen Arbeitsform umgehen, andere benötigen stärkere Strukturen. Bei solchen Mitarbeitenden empfiehlst es sich, genauere Reglungen bzw. Empfehlungen für das Home Office aufzustellen und sie – zumindestens anfangs – besonders zu betreuen.
