Sie erhalten eine Unzahl an Bewerbungen und tun sich schwer, den Überblick über die offenen Stellen zu behalten bzw. die Bewerbungen zu sortieren? Um genau dieses Problem zu lösen, gibt es Bewerber-Management-Tools oder «Applicant Tracking Systems» (kurz ATS). Erfahren Sie hier, wie Sie ein solches ATS nutzen können.
Wie der Name schon besagt, können mit Bewerber-Management-Tools sämtliche Bewerbungen verwaltet werden. Konkret bedeutet das:
- Filtermöglichkeit: Eingehende Bewerbungen können gefiltert (etwa in A-, B- oder C-Bewerbungen) und mit einem Status (etwa Bestätigung, Warten, Interview, Absage) versehen werden.
- Automatische Antwortschreiben: Dank dieser Funktion können nach dem Erhalt einer Bewerbung automatisch Antwortschreiben an die Kandidaten, wie eine Empfangsbestätigung, eine Einladung zum Bewerbungsgespräch oder eine Absage, versendet werden.
- Textvorlagen: Für die Antwortschreiben werden von der Software Textvorlagen zur Verfügung gestellt, die dann individuell angepasst und bearbeitet werden können.
- Mehrere Benutzer: ATS können von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden (es besteht die Möglichkeit zu verschiedenen Berechtigungsstufen); so sind ein gutes Tracking und ein harmonisierter Prozess aller Bewerbungen jederzeit gewährleistet.
Die grössten Vorteile einer solchen Software sind der bessere Überblick über die Bewerbungen und die grosse Zeitersparnis beim Bewerbermanagement.
Für Grossunternehmen ist der Einsatz von Applicant Tracking Systems eine Selbstverständlichkeit. Ein solches Tool kann jedoch auch für kleine oder mittlere Unternehmen von Nutzen sein. Oft treffen bei offenen Stellen eine Vielzahl an – passenden und weniger passenden – Bewerbungen ein. Durch ein ATS werden der Überblick und die Verwaltung gewährleistet, weil die Bewerbungen in entsprechende Kategorien gefiltert werden können. So wird der Rekrutierungsprozess effizienter und strukturierter und der administrative Aufwand reduziert. Da Bewerbende automatisch Antworten erhalten und die Prozesse durch das Tool genau definiert sind, verbessert sich ausserdem die Candidate Experience. Der Auftritt gegenüber den Bewerbenden ist sehr einheitlich, was wiederum das Image als Arbeitgeber und somit das Employer Branding verbessern kann.
Bewerbungsstatistiken und Bewerbermanagement durch ATS
Wie lange dauert es, bis der neue Mitarbeiter eingestellt wird (Time-to-hire), wie viele Bewerbungen gab es für die jeweiligen Stellen oder von welchen Kanälen kommen die Kandidaten? All das sind wichtige Kennzahlen, die den Erfolg von Rekrutierungen messen und basierend auf diesen Verbesserungsmassnahmen getroffen werden können. Mit einem Bewerber-Management-Tool können eine Vielzahl an Kennzahlen besser analysiert und in Form von Reportings, Graphiken und Statistiken angezeigt werden.
ATS und Datenschutz
Ein wichtiges Element bei den Bewerber-Management-Tools ist der Datenschutz. Aufgrund der Datenschutzbestimmungen der Schweiz und der EU (Stichwort DSGVO) können nicht alle Bewerbungen ohne Weiteres unbeschränkt und unbefristet in Evidenz gehalten werden. Der Arbeitgeber kann Informationen speichern, muss die Daten und Dokumente aber nach dem Bewerbungsschluss löschen, wenn der Stellensuchende nicht unter Vertrag gekommen ist. Es gibt die Möglichkeit, die Bewerbungen für zukünftige Stellen aufzubewahren – dazu müssen die Bewerbenden jedoch ausdrücklich ihr Einverständnis geben. Ausserdem können Bewerbende jederzeit ihre Bewerbung zurückverlangen und diese muss daraufhin gelöscht bzw. vom ATS entfernt werden. Mit ATS können Informationen problemlos gelöscht oder das Einverständnis der Kandidaten eingeholt werden, dass die Bewerbung aufbewahrt wird.
Grosse Auswahl an ATS-Anbietern
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern von ATS, die je nach Firmengrösse und Ansprüchen verschiedene Pakete und Lösungen anbieten. Einige Beispiele sind Umantis, Greenhouse, rexx, Prescreen.io, jacando, Personio, SuccessFactors oder Talentsoft. Wenn in einem Unternehmen noch nie ein Applicant Tracking System verwendet wurde, dann empfiehlt es sich, mehrere Tools zu testen und diese zu vergleichen, bevor man sich für eines entscheidet. Am besten erstellt man ein Anforderungsprofil mit all den Kriterien, die das gewünschte ATS erfüllen soll. Wichtige Kriterien sind:
- die Bedienungsfreundlichkeit,
- die möglichen Sprachen,
- ob es Schnittstellen zu anderen HR-Tools wie Mitarbeiterempfehlungsprogrammen gibt
- oder die verschiedenen Nutzerberechtigungen.
Kostenloses ATS von JobCloud
Bei JobCloud können Sie von einem kostenlosen Bewerber-Management-Tool profitieren. So haben Sie einen Überblick über alle offenen Positionen bei Ihnen und können je nach Bewerbung den Status «Bestätigung», «Warten», «Interview» oder «Absage» vergeben und so einfacher Ihren nächsten Mitarbeiter finden. Sie können den Kandidaten nach Erhalt der Bewerbung eine Bestätigung über das System verschicken. Auch stehen diverse Vorlagen für die Kommunikation an die Kandidaten bereit, die über das Tool verschickt werden, etwa eine Absage oder eine Einladung zum Bewerbungsgespräch.
