Arbeitszeugnisse sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber ein wichtiges Instrument zur Beurteilung der Arbeitsleistung der Mitarbeitenden. Aus Sicht des Arbeitgebers sind dabei zahlreiche rechtliche Aspekte zu beachten. Welche Aspekte das sind, haben wir für Sie im Whitepaper «Knackpunkte im Arbeitsrecht» recherchiert.
Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 328 OR verpflichtet, die Persönlichkeit des Arbeitnehmers zu achten und zu schützen. Dies ist auch der Ursprung des Anspruchs auf ein Zeugnis. Es soll das wirtschaftliche Fortkommen des Mitarbeitenden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erleichtern.
Zwischenzeugnis und Schlusszeugnis
Es sind grundsätzlich zwei Formen zu unterscheiden: das Zwischenzeugnis und das Schlusszeugnis. Ein Zwischenzeugnis kann vom Arbeitnehmer während des laufenden Arbeitsverhältnisses verlangt werden, es ist in der Gegenwartsform verfasst. Normalerweise beinhaltet es einen Hinweis darauf, weshalb es ausgestellt wird (zum Beispiel Wechsel des Vorgesetzten). Das Schlusszeugnis wird nach Beendigung der Anstellung verfasst, in der Vergangenheitsform.
Arbeitnehmende können jederzeit ein Zwischenzeugnis verlangen. Ohne besondere Umstände, wie beispielsweise eine Reorganisation, ist allerdings das Verlangen von mehr als einem Zwischenzeugnis pro Jahr eher unüblich. Auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses können während zehn Jahren ehemalige Arbeitnehmende ein Zeugnis verlangen.
Relevante Unterlagen für das das Verfassen des Arbeitszeugnisses können die unterschiedlichsten Quellen sein, zum Beispiel Zwischenzeugnisse, Stellenbeschreibungen, Zielvereinbarungen, Mitarbeiterbeurteilungen, Protokolle zu Gesprächen aber auch Arztzeugnisse, Verwarnungen, Organigramme und dergleichen.
Inserieren Sie kostenlos eine Stelle auf dem grössten und beliebtesten Jobportal der Schweiz.
Jetzt kostenlos inserierenRechtliche Anforderungen
Ein Zeugnis muss persönlichkeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Punkte beachten. Dazu gehört, dass die Angaben im Zeugnis, wohlwollend, wahr und vollständig sind. Was das konkret bedeutet, ist erklärungsbedürftig, denn das Gesetz äussert sich zu den Arbeitszeugnis-Formulierungen nicht. Durch die Rechtsprechung sind anhand konkreter Streitfälle aber gewisse Grundsätze entstanden.
Wahrheit
Angaben im Zeugnis müssen wahr sein. Andeutungen, Annahmen, Verdächtigungen und Codierungen, also versteckte Bedeutungen, sind nicht zulässig. Zudem müssen die Angaben objektiv richtig sein, also zum Beispiel die tatsächlichen Arbeiten aufführen, nicht die des Stellenbeschriebs (Art. 5 DSG: Vergewisserung der Richtigkeit von Personendaten).
Wohlwollen
Es sind grundsätzlich wohlwollende Formulierungen zu wählen, denn das Zeugnis soll das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmenden nicht erschweren. Entscheidend ist der Gesamteindruck, einzelne untypische Ereignisse gehören nicht in ein Zeugnis. Die wohlwollenden Formulierungen dürfen aber nicht zu einem missverständlichen Gesamteindruck führen, die Wahrheit geht vor.
Vollständigkeit
Hier unterscheidet man die Arbeitsbestätigung vom Vollzeugnis. Die Arbeitsbestätigung enthält nur Angaben zur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses (Art. 330a Abs. 2 OR). Die Beurteilung der Arbeitsleistungen und des Verhaltens im Betrieb fehlen in einer Arbeitsbestätigung. Wünscht der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich eine Arbeitsbestätigung, ist ein Vollzeugnis auszustellen (Art. 330a Abs. 1 OR). Das qualifizierte Zeugnis hat alle Angaben zu enthalten, welche für die Gesamtbeurteilung von wesentlicher Bedeutung sind, muss sich jedoch auf die Eignung des Arbeitnehmers für die konkrete Stelle beschränken (Art. 328b OR; Art. 4 DSG). Arbeitnehmende haben das Recht auf beide Formen, wenn sie dies möchten.
Vollständigkeit heisst auch, dass die Personalien des Arbeitnehmenden, die wichtigen Funktionen, Aufgaben und Verantwortungen innerhalb des Unternehmens, das Pensum sowie eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens im Zeugnis aufgeführt sein müssen.
Einheitlichkeit
Ein Arbeitszeugnis hat die gesamte Dauer der Anstellung zu umfassen, es darf nicht auf ein Zwischenzeugnis verweisen.
Klarheit
Ein Zeugnis muss für jeden Leser verständlich formuliert sein, Auslassungen sind zu unterlassen. Gegen den Willen von Arbeitnehmenden darf die Art der Auflösung des Arbeitsverhältnisses im Zeugnis nur dann genannt sein, wenn sonst ein falscher Gesamteindruck entsteht, also zum Beispiel, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht im gegenseitigen Einvernehmen erfolgt. Das Zeugnis ist auf den Tag zu datieren, an dem es ausgestellt wird – nicht den Termin der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ein Zeugnis muss von einem Vorgesetzten des Arbeitnehmenden, allenfalls zusammen mit einer Person aus der Personalabteilung oder einem zweiten Vorgesetzten unterzeichnet werden.
Zu guter Letzt noch ein Hinweis: Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Referenzauskünfte zu erteilen, wenn der Arbeitnehmende dies wünscht. Diese Auskunft hat den Grundsätzen von Zeugnissen zu entsprechen.
DAS GESAMTE WHITEPAPER DOWNLOADEN
