Das neue Jahr ist eine gute Gelegenheit, über die Rekrutierung des letzten Jahres Bilanz zu ziehen. Es ist nicht einfach, die Rekrutierungsmassnahmen zu messen, aber mit relevanten Kennzahlen (KPIs) ist dies durchaus machbar. Wir haben hier für Sie die wichtigsten Kennzahlen zusammengefasst, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Rekrutierungsprozesse messen und bewerten können.
Was KPIs genau sind
Der Terminus KPI kommt auf dem Marketing und steht für Key Performance Indicator. Es handelt sich also um Kennzahlen, die als Indikatoren dienen, um die Leistung von diversen Unternehmensfähigkeiten zu messen und zu vergleichen. Diese KPIs können auch im Recruiting eingesetzt werden, um Vergleichswerte zu schaffen, agil zu bleiben und die eigene Rekrutierung erfolgreich verbessern zu können. Im Laufe des gesamten Rekrutierungsprozesses gibt es mehrere messbare Schritte. Wenn Sie diese durch KPIs messen, haben Sie einen besseren und präziseren Überblick über Ihren Erfolg und Verbesserungspotential im HR.
Warum es Kennzahlen im Recruiting braucht
In einem Unternehmen nehmen nicht nur Produkte und Dienstleistungen eine wichtige Rolle ein, sondern auch das Human Capital. Die Mitarbeitenden sind besonders wichtig für die Entwicklung des Unternehmens. Daher ist für die HR-Abteilungen von grossem Interesse, die passenden Mitarbeitenden zu finden und zu binden und dabei auch die Performance der HR-Aktivitäten zu messen.
KPIs für die Mitarbeiterbeschaffung und Mitarbeiterbindung
Hier finden Sie eine Aufstellung der relevantesten Kennzahlen für die Mitarbeiterbeschaffung und Mitarbeiterbindung. Natürlich gibt es weitere KPI und wir empfehlen Ihnen, diese entsprechend Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und Ihren Unternehmenszielen anzupassen. Es kann etwa von Interesse sein, die Werte zwischen mehreren Jahren, mit dem Sektor oder mit einem Mitbewerbenden zu vergleichen, falls Sie dazu die notwendigen Daten haben.
Anzahl an Bewerbungen pro Stelle
Hier wird gemessen, wie viele Bewerbungen für eine offene Stelle eingegangen sind. Der Wert kann pro einzelne Stelle oder als Durchschnitt berechnet werden.
Herkunft der Bewerbungen
Bei dieser Kennzahl wird analysiert, über welche Kanäle die Bewerbungen am häufigsten eingetroffen sind. Wichtige Kanäle können Online-Jobportale, Social Recruiting, Stellenvermittler oder Active Sourcing sein.
Das sind die wichtigsten Kanäle für die Jobsuche
Herkunft der Rekrutierungen
Dieser KPI zeigt auf, wie viele Mitarbeitende über welchen Rekrutierungskanal eingestellt wurden. Es macht Sinn, dies gleichzeitig mit der Herkunft der Bewerbungen zu messen, um so zu eruieren, welche Kanäle für die Rekrutierung verhältnismässig am erfolgreichsten sind.
Time-to-hire
Bei diesem wichtigen HR-KPI wird berechnet, wie viel Zeit zwischen dem Beginn der Suche nach einem neuen Mitarbeitenden bis zur definitiven Einstellung vergeht. Als Beginn kann etwa gelten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, aber auch, wenn eine Stelle geschaffen bzw. der Bedarf vom Management validiert wird. Dabei wird die Gesamtzeit an Tagen für alle Rekrutierungen durch die Anzahl an Rekrutierungen dividiert.
Zeitspanne der verschiedenen Rekrutierungsetappen
Bei dieser Kennzahl wird gemessen, wie lange die verschiedenen Rekrutierungsetappen dauern und eruiert, ob es Verbesserungspotenzial gibt. Zum Beispiel kann ausgewertet werden, wieviel Zeit zwischen dem Wunsch einer neuen Stelle durch den Manager und der Veröffentlichung des Stellenangebots oder der Veröffentlichung des Jobangebots und dem ersten Jobinterview vergeht. Auch die Gesamtdauer der Phase, in denen Bewerbungsgespräche geführt werden, ist durchaus interessant.
Hier finden Sie Tipps für erfolgreiche Stelleninserate
Jährliche Anzahl an Rekrutierungen
Hier wird die Summe an Rekrutierungen pro Jahr addiert. Wurden in einem Jahr Stellen abgebaut, so sollen diese abgezogen werden.
Anzahl an internen Rekrutierungen
Diese Kennzahl misst, wie viele Stellen innerhalb eines Jahres intern, also durch bestehende Mitarbeitende, besetzt wurden.
Anzahl an externen Rekrutierungen
Bei diesem KPI wird eine Summe aller Personen, die extern besetzt wurden, gebildet.
Fluktuationsrate
Hier handelt es sich um die Anzahl an Personen, die vom Unternehmen ausscheiden (freiwillig oder unfreiwillig). Diese Kennzahl ist enorm wichtig, da Rekrutierungskosten in einem Unternehmen einen nicht zu vernachlässigenden Faktor darstellen. Diese Kennzahl kann sich auf eine kurze Zeit (etwa ein Jahr) oder auch auf eine längere Zeitspanne (zum Beispiel 5 Jahre) beziehen.
Mitarbeiterbindung
Hierbei handelt es sich um eine Prozentzahl an Mitarbeitenden, die nach einer bestimmten Zeit immer noch beim Unternehmen angestellt sind. Eine hohe Mitarbeiterbindung soll ein wichtiges Ziel aller Unternehmen sein.
Kosten pro Rekrutierung
Diese Kennzahl zeigt auf, wieviel das Unternehmen die Rekrutierung einer neuen Person durchschnittlich kostet. Dabei müssen sowohl sämtliche Arbeitsstunden jener Personen, die in den Rekrutierungsprozess involviert wurden, als auch die Kosten für die Rekrutierungskanäle (Stellenplattformen) als auch eventuelle externe Partner wie Stellenvermittler oder Headhunter berücksichtigt werden.
Vollzeitäquivalent
Beim Vollzeitäquivalent werden alle Mitarbeitenden entsprechend ihrem Beschäftigungsgrad zusammengezählt. So wird beispielsweise für einen Vollzeitangestellten der Faktors 1 und für einen Beschäftigung mit 80% der Faktor 0.8 herangezogen und am Ende werden alle Faktoren zusammengezählt.
Kennzahlen visualisieren
Damit die verschiedenen Kennzahlen aussagekräftig sind und relevante Informationen liefern, ist es ratsam, diese in übersichtlicher Form mit Hilfe von Grafiken zu visualisieren. Hier sind Beispiele für die Visualisierung von KPIs auf Basis der von HR JobCloud verwendeten Reports.
Time-to-hire
Es ist wichtig, die durchschnittliche Rekrutierungszeit zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens mit dem Durchschnitt des gesamten Unternehmens zu vergleichen. So kann man auf einen Blick sehen, in welchen Bereichen die Rekrutierung schwieriger ist, und sich mögliche Verbesserungsmassnahmen überlegen.
Herkunft der Rekrutierungen
Abschliessend möchte ich nochmals auf die Wichtigkeit von Kennzahlen im HR hinweisen. Nur durch klar definierte KPIs können die Rekrutierungsprozesse optimiert und Ressourcen zielgerichteter eingesetzt werden. Dabei kann sich die HR-Abteilung basierend auf konkreten Daten als strategischer Partner im Unternehmen positionieren.
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