Mitarbeitergespräche sollten nicht nur einmal pro Jahr als Pflichttermin, sondern auch während dem Jahr regelmässig durchgeführt werden – vor allem wenn es ein heikles Thema zu besprechen gibt. Wer damit bis zum Jahresende wartet, kreiert einerseits ein unangenehmes Arbeitsklima und gibt dem Mitarbeitenden andererseits keine Chance, sein Verhalten oder Performance zu verbessern. Wie Sie ein Mitarbeitergespräch führen können, hängt aber noch von anderen Faktoren ab. Mit diesen 10 Tipps geht es in die richtige Richtung.
1. Mitarbeitergespräche als Talent Management Model sollten ungezwungen sein
Achten Sie darauf, dass das Umfeld eines Mitarbeitergesprächs locker gestaltet ist. Schaffen Sie Freiraum, indem Sie dem Mitarbeiter klarmachen, dass das Mitarbeitergespräch keine Konsequenzen hat und auch nicht in die jährliche / halbjährliche Beurteilung einfliesst.
Tipp: Sehen Sie das Mitarbeitergespräch als Chance, einen tieferen Einblick in die Perspektive des Mitarbeiters zu bekommen – und wenden Sie es nicht als mechanisches und gefühlloses Führungsinstrument an. Schauen Sie, dass das Mitarbeitergespräch ein lebendiger Dialog ist und nicht ein Verhör.
2. Themen eingrenzen / Gesprächsart definieren
Im Vorfeld sollten Sie ganz klar kommunizieren, um welche Art Mitarbeitergespräch es sich handelt. Geht es um den Lohn? Soll es ein Feedback-Gespräch werden? Sie sind verantwortlich für das Themensetting – und je nach Thema sollten auch die benötigten Dokumente (z.B. Performance-Auswertung) vorbereitet werden.
Tipp: Involvieren Sie auch den Mitarbeitenden, indem Sie ihn von vornerein fragen, welche Punkte für ihn auf der Agenda stehen und diese mit in die Traktanden des Gesprächs einfliessen lassen. So fühlt er sich ernst genommen und Sie können sich besser vorbereiten.
3. Mitarbeitergespräch vorbereiten
Neben den Themen spielen auch die Umstände eine grosse Rolle. Sie können den Zeitpunkt und den Ort definieren – was grossen Einfluss auf das Gespräch haben kann. Beispielsweise vermittelt ein Gesprächstermin, welcher auf 11 Uhr vormittags angesetzt ist, dass für das Gespräch maximal eine Stunde eingeplant ist, da um zwölf normalerweise Mittagszeit ist (auch wenn das überhaupt nicht Ihre Absicht ist).
Tipp: Planen Sie genügend (wirklich genügend!) Zeit ein. Das zeigt nicht nur die Wertschätzung für den Mitarbeiter, sondern nimmt auch den Zeitdruck. Ebenso können Sie je nach Gespräch einen entspannteren Ort aussuchen, um das Ambiente aufzulockern.
4. Probleme ansprechen
Auch wenn es unangenehm und alles andere als einfach ist – Konflikte oder Probleme müssen angesprochen werden, um sie aus der Welt zu schaffen. Wichter ist oftmals nicht das WAS, sondern das WIE – der Ton macht die Musik. Agieren Sie zu direkt, kann das verletzend wirken. Agieren Sie zu sanft, bleibt die gewünschte Wirkung aus.
Tipp: Oftmals entstehen Konflikte aus Missverständnissen. Versuchen Sie das gegenseitige Verständnis auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, indem Sie die Wahrnehmungen und Gefühle, die Sie vom Mitarbeitenden verstanden haben, wieder zurückgeben. Mit Sätzen wie „Ich empfinde das so,…“ oder „Auf mich macht das folgenden Eindruck:…“ können Sie Probleme klären, ohne dass sich das Gegenüber bei problematischen Punkten sofort verschliesst.
5. Gleichgewicht finden
Wenn es im Gespräch darum geht, welche Punkte gut und welche schlecht waren, ist es wichtig, ein Gleichgewicht zu finden. Zeigen Sie nicht nur mit dem Finger auf den Mitarbeitenden, sondern halten Sie die Balance mit den guten Punkten – es geht schliesslich nicht darum, den Mitarbeiter zu bashen.
Tipp: Starten Sie mit einem positiven Punkt und bringen erst danach einen negativen Punkt zur Sprache. Das hilft neben der Balance zwischen gut und schlecht auch, dem Mitarbeitenden Wertschätzung entgegenzubringen und ihn empfänglicher für Kritik zu machen.
6. Vorschläge oder Anregungen bieten
Oftmals sind die Mitarbeitenden unsicher, welche Perspektiven oder Optionen sie haben. Greifen Sie diesen Mitarbeitenden unter die Arme und zeigen Sie ihnen, in welche Richtung sie sich entwickeln könnten. Das kann sowohl bei einer Konfliktsituation als auch bei der Mitarbeiterentwicklung durch Weiterbildungen der Fall sein.
Tipp: Bleiben Sie bei Ihren Vorschlägen unverbindlich! Zeigen Sie Optionen oder Gedanken auf, die Sie sich gemacht haben, um die Situation für den Mitarbeitenden angenehmer zu machen.
7. Transparent kommunizieren
„Das ist einfach so“ lässt sich schnell sagen. Zufrieden sind wohl die Wenigsten mit so einer Antwort auf die Frage wie etwa warum man keine Lohnerhöhung erhält. Schaffen Sie deshalb Verständnis und Vertrauen, indem Sie den Weg der Entscheidung aufzeigen. Mit einer transparenten Begründung, werden Mitarbeitende auch Absagen akzeptieren und nicht das Gefühl haben, von oben herab behandelt zu werden.
Tipp: Bleiben Sie sachlich, wenn Sie die Herleitung erklären. So schaffen Sie eine objektive Basis, auf der allenfalls auch eine konstruktive Diskussion aufgebaut werden kann.
8. Nicht nur Hard Facts sondern auch Soft Facts im Talent Management
Häufig spielt die Leistung für die Beurteilung eines Mitarbeiters eine grosse Rolle, in der Regel angegeben in Umsatzzahlen. Natürlich ist es einfach, einen Mitarbeiter an Zahlen zu messen, doch sollten Sie auch die sozialen Werte beurteilen – beispielsweise wie ausgeprägt die Sozialkompetenz oder die Kommunikationsfähigkeit des Mitarbeitenden ist.
Tipp: Um eine umfangreichere Beurteilung der Sozialkompetenzen machen zu können, eignen sich Techniken wie die 360° Beurteilung, in der nicht nur der Mitarbeitende zu seinen Leistungen befragt wird, sondern auch seine Teammitglieder oder Peers.
9. Ergebnisse festhalten
Die Dokumentation des Gesprächs hat zwei entscheidende Vorteile: Erstens vergisst man nicht, was man besprochen hat, und zweitens steigt das gemeinsame Verständnis, wenn beide Gesprächspartner die besprochenen Punkte schwarz auf weiss sehen. Das gilt für definierte Ziele und ebenso für Lösungen von besprochen Konflikten.
Tipp: Schicken Sie die besprochenen Punkte schriftlich an den Mitarbeitenden – so wissen beide auch später noch, was genau besprochen wurde.
10. Notfallplan – bei unerwarteter Wendung
Droht eine Situation zu eskalieren, sollten Sie sich einen Notfallplan vorbereitet haben.
„Keep it cool“ ist in der Regel eine gute Strategie, um eine explosive Situation zu entschärfen – also dass Sie auf aufgebrachte Mitarbeitende ruhig reagieren und versuchen, eine neutrale Gesprächsatmosphäre wiederherzustellen.
Tipp: Je mehr Mitarbeitergespräche Sie während des Jahres führen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass ein Konflikt überhaupt zu einer explosiven Dimension heranwachsen kann.
