Mit diesen 7 Tipps Meetings effizient gestalten

Ein Meeting einzuberufen ist schnell gemacht, doch oftmals wird zu viel Zeit für ein zu mageres Ergebnis investiert. Das Resultat sind gelangweilte Sitzungsteilnehmende im Meetingraum und verschwendete Arbeitszeit. Mit diesen Tipps können Sie die Effizienz der Meetings erhöhen, die Teilnehmenden aktivieren und Arbeitszeit gewinnen.

 

1. Notwendigkeit des Meetings

Ein Meeting ist zeitaufwändig und sollte daher erst verwendet werden, wenn andere Kommunikationswege wie E-Mails oder Telefonate nicht passend sind, bzw. nicht ausreichen. Deshalb sollten Sie sich fragen, ob das Meeting wirklich notwendig ist, bevor Sie es aufsetzen. Gilt es Details zu besprechen, ist ein Meeting nicht immer angebracht. Geht es jedoch darum, Basis-Entscheide für ein Projekt zu treffen, oder Aufgaben und Standpunkte abzugleichen, wird ein Meeting nutzbringend.

2. Effizienter durch Steh-Meeting

Obwohl es nur eine kleine Änderung ist, wirkt sich das Steh-Meeting drastisch auf die Sitzungszeit (oder in diesem Fall auf die „Stehzeit“) aus. Meetings, die im Stehen abgehalten werden, dauern in der Regel kürzer und die Diskussionen und Teilnahme ist engagierter. Und wer steht, bleibt wach im Kopf. Man sollte jedoch sicherstellen, dass für Notizen hohe Aktenschränke oder Ähnliches als Unterlage im Meetingraum zur Verfügung stehen.

3. Rahmenbedingungen festlegen – und einhalten

Damit ein Meeting effizient wird, müssen vornweg die Rahmenbedingungen und Regeln festgelegt werden. Dazu gehören die Ziele und die zeitliche Eingrenzung, die lieber realistisch und knapp, als zu grosszügig definiert werden. Wer realistische Ziele für das Meeting definiert, zeigt allen Sitzungsteilnehmenden auf, warum das Meeting notwendig ist und welche Themen behandelt werden (können). Und wenn die Zeit verknappt wird, wird auch die Sprechdauer der einzelnen Teilnehmer kürzer und die Inhalte themenbezogener. So wird (und soll) wirklich nur das besprochen werden, was alle betrifft.
Natürlich lassen sich auch andere Meetingregeln festhalten – beispielsweise als „dynamisches Dokument“ auf einem Flipchart, prominent im Meetingraum platziert. Darauf kann jeder seine Regeln schreiben, die solange als akzeptiert gelten, bis jemand schriftlich widerspricht oder selbst neue Regeln weiterentwickelt. Das sorgt für Abwechslung, fördert die Interaktion und die Aufmerksamkeit.

4. Agenda für das Meeting definieren

Überlegen Sie sich vorneweg, welche Punkte wichtig sind und im Meeting unbedingt besprochen werden müssen, und senden Sie die vorbereitete Agenda vorab an die Teilnehmenden. Unwesentliche Punkte sollten weder den Weg auf die Agenda finden, noch behandelt werden. So werden sich die Teilnehmer bewusst, dass in der begrenzten Zeit nur Platz für Wesentliches ist und unnötige Punkte abgeblockt werden.

5. Wer moderiert das Meeting?

Moderierte Meetings haben den Vorteil, dass der Moderator auf die Agenda zurückverweisen kann, wenn die Teilnehmenden vom Thema abschweifen. Die Moderation sollte von den einzelnen Teilnehmenden abwechslungsweise übernommen werden und nicht immer nur von den Führungskräften. Oftmals verfügen die Teammitglieder über ungeahntes Talent und ausserdem zeigt sich so, wie sich die Person in dieser „Führungsposition“ macht. Wichtig ist, dass der Moderator in seiner Rolle bleibt und sich selbst nicht zu stark in den Vordergrund bringt.

6. Detailbesprechungen vermeiden

In Meetings neigen wir dazu, alles bis auf das letzte Detail auszudiskutieren. Das braucht nicht nur einiges an Zeitressourcen, sondern ist auch meistens der Mühe nicht wert. Falls Sie merken, dass sich das Meeting in eine Detailbesprechung bewegt, hilft die „GEMO“ Methode (Good Enough to Move On). Also sich mit einem guten Zwischenstand der Diskussion zufrieden geben, was hilft, den Blick fürs Wesentliche nicht zu verlieren und unbeteiligte Personen aufzuhalten. Die finalen Detaildiskussionen können nach dem Meeting individuell geführt werden. Angewendet wird die Methode, indem ein Teilnehmer fragt: „GEMO – ist das gut genug, können wir weiter machen?“ – und wenn alle einverstanden sind oder ein letzter Einwand besprochen ist, wendet man sich dem nächsten Thema zu.

7. Meetings abwechslungsreich gestalten

Man sollte sich auch fragen, wie man die Aufmerksamkeit der Sitzungsteilnehmende aufrecht erhält. Einen grossen Unterschied kann der Ort des Meetings machen. Verlagern Sie die Besprechung an den Ort des Geschehens – beispielsweise in die Fertigungshalle, wenn es um neue Prozesse in der Produktion geht. Die Präsentationsformate zu ändern, wäre eine andere Möglichkeit – vielleicht mit Slideshows, kurzen mündlichen Vorträgen oder gar einem kurzen Video. Ebenso schaffen Sie durch rotierende Moderation (siehe Punkt 5) mehr Abwechslung in den Meetings.