Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie es nicht schaffen, Aufgaben zeitgerecht zu erledigen und ständig neue dazu kommen? Dann hilft es Ihnen, wenn Sie versuchen, Ihre Effizienz und somit Ihre Produktivität zu steigern. Als Startpunkt haben wir dazu diese sechs Tipps für eine bessere Arbeitsplanung zusammengestellt:
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Zeit im Kalender reservieren
Haben Sie viele offene Aufgaben und zu wenig erledigte? Oftmals schiebt man offene Aufgaben vor sich hin und je näher die Deadline rückt, desto grösser wird die Hast. Gegen diesen Stress hilft, wenn Sie sich Zeit für eine Aufgabe reservieren, indem Sie sich einen Termin in Ihrem Kalender setzen. Während diesem Termin arbeiten Sie an nichts anderem ausser dieser definierten Aufgabe. Wenn die gesetzte Zeit am Schluss nicht ganz reicht, ist das nicht so tragisch – planen Sie sich einfach einen neuen Termin ein, an dem Sie den Rest der Aufgabe erledigen.
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Zur richtigen Zeit arbeiten
Jeder hat einen anderen Tagesrhythmus – und an diesem sollte man seine Produktion anpassen. Es gibt Leute, die am Morgen produktiver sind. Für andere liegt der Höhepunkt der Produktivität eher gegen Abend. Wichtig ist, dass Sie sich dessen bewusst sind und für sich den richtigen und effizientesten Zeitpunkt finden, um dann während diesem Zeitfenster priorisierte Aufgaben erledigen.
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Prioritäten setzen
Nicht jede Aufgabe hat die gleiche Wichtigkeit oder erfordert eine unmittelbare Bearbeitung. Es lohnt sich, Aufgaben zu priorisieren, damit deren Wichtigkeit und Dringlichkeit klar wird. Eine bewährte Möglichkeit bietet die Eisenhower Matrix:
Mit dieser Matrix entscheiden Sie unmittelbar, wie wichtig eine Aufgabe ist und wie dringend Sie diese erledigen müssen. Ist die Aufgabe wichtig und dringend, dann sollte der Task sofort erledigt werden. Wenn die sie zwar wichtig, aber nicht dringend ist, können Sie sich einen Termin für die Erledigung setzen. Ist die Aufgabe dringend, aber nicht wichtig, sollte man entweder versuchen, die Aufgabe zu delegieren, oder sie direkt nach der dringenderen und wichtigeren Aufgabe zu erledigen. Wenn der Task weder wichtig noch dringend ist, gibt es auch keinen Grund, sich damit zu beschäftigen – und die Aufgabe kann gelöscht oder ins Archiv verschoben werden.
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Die Hilfe von (Desktop-)Apps nutzen
In der heutigen Zeit gibt es viele Möglichkeiten sich mit ausgewählten Programmen besser zu organisieren – und so die Effizienz und den Workflow zu verbessern. Eines dieser Projektmanagement-Tools, das sich für die eigene Anwendung sehr gut eignet, ist Todoist. Mit dieser App können Sie schnell und einfach Aufgaben erstellen, diese priorisieren und Projekten zuordnen. Das lässt sich am Desktop und per App auf dem Smartphone erledigen, wobei beide miteinander synchronisiert werden. Ein schöner Nebeneffekt dieser To-Do-Liste das gute Gefühl, wenn Sie eine Aufgabe abhaken können – wenn auch nur digital.
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E-Mailing effizienter gestalten
Damit Sie sich nicht die ganze Zeit nur im Email-Postfach aufhalten und fortwährend neue Aufgaben sammeln, sollten Sie ihr Postfach nur zu bestimmten Zeiten checken. So können Sie sich auch auf die offenen Aufgaben fokussieren und diese bearbeiten.
Dabei hilft es, seine E-Mails so schreiben, dass sie dem Empfänger klar sind und keine Rückfragen erfordern. Dazu können Sie Schlüsselbegriffe in die Betreffzeile schreiben, damit der Empfänger die E-Mail direkt einordnen kann. Ebenso nützlich ist es, in jeder Mail die W-Fragen (Wer, Wo, Was, Wann, Warum und Wie) zu beantworten. Dennoch sollte man Romane vermeiden und sich stattdessen auf das Wichtigste konzentrieren.
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Ablenkungen vermeiden
Wir schauen pro Tag 88 Mal auf unser Smartphone, im Durchschnitt alle 18 Minuten. Oftmals checken wir dann unsere Mails oder tummeln uns auf sozialen Medien. Wer sich nun denkt, er sei nur kurz auf Facebook, oder schreibt nur kurz eine Antwortmail, verliert mehr Zeit, als er denkt. Denn durchschnittlich dauert es über 25 Minuten, um sich wieder vollumfänglich auf den ursprünglichen Task zu fokussieren. Damit das nicht passiert, ist es wie wenn man ins Flugzeug einsteigt: Entweder Handy in den Flugmodus stellen oder komplett ausschalten. Dasselbe gilt auch für andere Benachrichtigungen. So bleiben Sie konzentriert und können Sie sich auf die Aufgaben fokussieren. Wichtig ist jedoch – und das gilt für alle Einschränkungen der Kommunikationsmittel – dass die Mitarbeiter, Teamkollegen oder Vorgesetzte wissen, wann Sie erreichbar sind.
