Doris Dinkel und die Rettung aus dem Orkan

Doris war verunsichert. Ihr Alleingang von vergangener Woche war ihr noch immer nicht ganz verziehen. Sie merkte, wie ihre Teamkollegen grösstes Augenmerk auf ihre Arbeitsweise legten. Sie hatte sich wohl vorerst den Luxus verspielt, Freiheiten zu haben.

Sonja sass bereits an ihrem Schreibtisch, als Doris zwanzig vor Acht die Finanzabteilung betrat. Sie blickte kurz auf und murmelte einen Morgengruss. Doris grüsste zurück. „Möchtest du auch einen Kaffee?“ fragte sie. Sonja verneinte. Stattdessen fragte sie: „Doris, kann ich dir nachher noch schnell zeigen, wie wir bei uns die Ablage machen?“, „Ja klar“, antwortete Doris. Als sie zurückkam, gingen sie gemeinsam die Ordner durch. Sonja erklärte, wie sie den Überblick über die Rechnungen, Quittungen und Belegen behielt, wobei der Ordner aussah, als hätte ein Orkan darin gefegt. Doris notierte eifrig mit. „So“, sagte Sonja schliesslich, „nun wäre ich froh, wenn du diese Belege vom letzten Monat einordnen könntest.“
Doris machte sich gleich an die Arbeit. Alle Belege waren achtlos ins Ablagefächli geknallt worden. Ein riesiges Chaos aus Retouren, Liefer- und Bestellscheinen, wofür jeden Monat mehrere Arbeitsstunden draufgingen. Doris sortierte auf Hochtouren und war nach drei Stunden endlich fertig.
Als sie an diesem Abend zu Hause war, erzählte sie ihrem Mann Jonas von der Arbeit. „Es war ziemlich mühsam, ich musste stundenlang Belege sortieren und einordnen. Irgendwie frage ich mich, ob man das nicht effektiver machen kann. Und sowieso, das muss doch alles früher oder später noch digitalisiert werden“. Jonas machte ihr Mut: „Und wenn du dir etwas überlegst, um diesen Prozess zu optimieren? Wie habt ihr die Ablage denn früher bei deinem alten Job gemacht?“ Doris überlegte. Ganz vergleichbar waren ihr alter Arbeitsplatz und die Bentex natürlich nicht. Bei der Bentex fällt schon mehr Papierkram an. Trotzdem, warum machte sie nicht einen Verbesserungsvorschlag? Damit könnte sie wohl auch ihren Alleingang wieder wettmachen.
Am nächsten Tag durfte Doris zum Glück wieder mit Talior, dem Buchhaltungsprogramm, arbeiten, statt Belege zu sortieren. Sie war in ihrem Element. Plötzlich hatte sie eine Idee. Konnte man diese Dinge nicht kombinieren? Bei ihrem alten Arbeitgeber hatten sie im Buchhaltungsprogramm gleich alle Dokumente digital im selben Fall erstellt und gespeichert. Bei der Bentex geht das natürlich nicht eins zu eins, denn Papierbelege mussten für eine vorgegebene Zeit aufbewahrt werden. Aber warum digitalisieren wir die Belege nicht laufend und speichern sie im zugehörigen Talior-Fall ab? Und wenn wir das Dokument dann sowieso schon in der Hand haben, können wir es auch gleich ablegen. Der Aufwand wäre gering.
Doris hatte aus ihrem Fehler von vergangener Woche gelernt und wollte keinen Alleingang mehr wagen. Bevor sie ihre Theorie in der Praxis testete, unterbreitete sie Sonja den Vorschlag. Mit ernstem Gesichtsausdruck hörte diese zu. Doris konnte nicht einschätzen, wie ihr Vorschlag ankam. War es anmassend, dass sie als „die Neue“ den alten Hasen erklären wollte, wie das Geschäft funktioniert? Aber plötzlich hellte sich Sonjas Miene auf. Sie grinste breit: „Doris, ich muss sagen, deine Idee klingt genial. Wenn die Belege reinkommen, bedeutet das zwar einen Zeitaufwand von einigen Minuten mehr…“ Doris vollendete den Satz: „…aber dafür sparen wir das doppelte Sortieren und die Digitalisierung haben wir damit auch schon erledigt – und wir haben alle Dokumente beieinander, anstatt einen Teil bei Talior und den Rest sonst irgendwo.“ Sonja nickte. „Du kannst Alina ein ausführliches Mail machen und ihr mitteilen, dass ich das ab dem nächsten Monat probieren möchte.“ Doris schwebte überglücklich zu ihrem Schreibtisch und verfasste die Mail.
Neue Mitarbeitende sind mehr als halbgebackene Brötchen – vor und während der Einarbeitungsphase sind sie externe Experten. Sie kennen ihr Fachgebiet, sie kennen Prozesse von anderen Firmen und – sie sind noch nicht betriebsblind. Unvoreingenommen können sie Abläufe aus einem viel kritischeren und neutraleren Blickwinkel betrachten. Statt ihnen den eigenen Stempel aufdrücken zu wollen, können Firmen profitieren. Nicht jeder zeigt so viel Initiative wie Doris – darum lohnt es sich, „die Neuen“ direkt um Verbesserungsvorschläge zu bitten.