In den letzten Jahren hat sich die Flexibilität auf allen Ebenen der Arbeitswelt durchgesetzt. Was für die Arbeitszeiten oder den Ort gilt, gilt auch für die Raumgestaltung innerhalb eines Unternehmens. Hier sind zehn Tipps, wie Sie ein angenehmes Flex Office einrichten können.
1. Eine Strategie erstellen
Das klassische Büro, das jedem und jeder Mitarbeitenden zugewiesen wird, ist passé – heute ist Flex Office angesagt! Diese Veränderung, die in Unternehmen immer häufiger vorkommt, lässt sich nicht einfach improvisieren. Es bedarf einer gründlichen Planung, um sicherzustellen, dass der Übergang so reibungslos wie möglich verläuft. Zunächst sollten Sie die Auslastung Ihrer Büros und damit den Grad der Flexibilität der Arbeitszeiten ermitteln. Beträgt diese 50%, wie es in den meisten Unternehmen der Fall ist? Ist sie höher? Zweitens sollten Sie herausfinden, welche Art von Aktivitäten in Ihren Räumlichkeiten stattfinden. Führen Ihre Mitarbeitenden Telefonate? Müssen sie sich zurückziehen? Müssen sie sich konzentrieren? Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren: Identifizieren Sie die verfügbaren Räume und planen Sie Ihr zukünftiges Flex Office.
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Jetzt kostenlos inserieren2. Kollektive und individuelle Arbeitsräume schaffen
Flex Office läuft darauf hinaus, Teamarbeit und damit Grossraumbüros in den Vordergrund zu stellen. Diese gemeinsam genutzten Räume sollten jedoch nicht die Gesamtheit Ihrer Büros einnehmen. Sie sollten auch die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden wahren, indem Sie ihnen verschiedene individuelle Arbeitsbereiche anbieten. Das kann eine Box sein, die einer Telefonzelle ähnelt, oder kleine geschlossene Büros, die es ermöglichen, Telefonate zu führen, ohne die Kolleg*innen zu stören. Im Flex-Office-Modus sollten die Mitarbeitenden je nach Bedarf leicht von einem Ort zum anderen wechseln können.
3. Raum für informelle Besprechungen bieten
Der Teamgeist ist das Herzstück des Flex Office. Es lohnt sich also, Orte einzuplanen, an denen sich die Kolleg*innen für ein informelles Treffen zu einem aktuellen Projekt oder einfach zum Austausch treffen können. Am besten eignen sich dafür modulare Möbel, die je nach Anzahl der Teilnehmenden angepasst werden können. Ein niedriger Tisch, der von einem Dutzend Sitzsäcken umgeben ist und etwas abseits des Open-Space-Arbeitsbereichs steht, kann durchaus geeignet sein. Die Einrichtung sollte leicht, funktional und anpassungsfähig bleiben.
4. Entspannungsbereiche gestalten
Moderne Büros sollten einen Entspannungsbereich enthalten. Dieser kann die Form eines Mittagsschlafsaals, eines Spielbereichs (Tischfussball ist da der Klassiker) oder mehrerer gemütlicher Sessel, die in einem Raum verteilt sind, annehmen. Die Aufgabe dieses Bereichs ist es, den Arbeitnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich zu entspannen, aber auch eine Verbindung zwischen den Kolleg*innen herzustellen. Er sollte daher nicht vernachlässigt, sondern im Gegenteil so angenehm wie möglich gestaltet werden.
5. Clevere Aufbewahrungsmöglichkeiten einplanen
Das ist ein häufig genannter Nachteil von Arbeitnehmenden, die in einem Grossraumbüro arbeiten: Es gibt viele Schreibtische, aber nur wenig Stauraum. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie Spinde oder Schränke aufstellen, in denen die Mitarbeitenden ihre Akten und andere persönliche Gegenstände aufbewahren können. Dadurch soll vermieden werden, dass sie am Ende des Tages ihre gesamten Sachen mit nach Hause nehmen müssen. Sie können jedem und jeder Arbeitnehmenden einen Spind zuweisen, so dass er/sie ihn nach Belieben verwalten kann.
6. Komfort an erste Stelle setzen
Die Ergonomie und die Gesundheit der Mitarbeitenden muss in Ihrem Flex Office im Mittelpunkt stehen. Mit anderen Worten: Ihre Mitarbeiter sollen sich wohlfühlen, wenn sie zur Arbeit in Ihre Räumlichkeiten kommen. Wie können Sie das erreichen? Indem Sie sich für Möbel entscheiden, die sich an die Erwartungen und Bedürfnisse jeder Person anpassen. Daher ist es wichtig, auf Diversität zu setzen. Sie können z. B. Sitzsäcke mit verstellbaren Bürostühlen kombinieren, konventionelle Schreibtische mit erhöhten Schreibtischen, an denen man im Stehen arbeiten kann. Nicht zu vergessen sind Fussstützen oder auch Ständer, um Laptops höher zu stellen. Im Laufe der Monate können Sie beobachten, was für Ihr Team am besten geeignet ist.
7. Modernste Technologie einsetzen
Um Homeoffice (oder gleitende Arbeitszeit) und Präsenz im Büro perfekt miteinander verbinden zu können, müssen die Arbeitnehmenden auf eine leistungsfähige technische Ausstattung zurückgreifen können. Dazu gehören ein zuverlässiges Internetnetz, leistungsstarke Laptops und das übliche Zubehör wie Mäuse und Tastaturen, die auch bei der Präsenzarbeit verwendet werden können. Einige Unternehmen setzen manchmal auch Touchscreens ein, die oft sehr praktisch sind, um eine Besprechung oder Konferenz zu organisieren.
8. Ein Reservierungstool einrichten
Ohne einen zugewiesenen Schreibtisch besteht die Gefahr, dass die Mitarbeitenden früh morgens losstürmen, um ihren Lieblingsplatz zu belegen. Damit Sie sich nicht mit solchen Situationen herumschlagen müssen, gibt es zahlreiche Softwareprogramme zur Raumreservierung, die Sie Ihren Teams zur Verfügung stellen können. Eine der effektivsten ist Moffi, mit der Sie Besprechungsräume oder Büros buchen können, um eine Überbelegung zu vermeiden.
9. Die Akustik nicht vernachlässigen
In einem Flex Office kann es schnell sehr laut werden. Dadurch kann der reibungslose Betrieb aller Mitarbeitenden gestört werden. Für Telefonate und Aufgaben, die ein hohes Mass an Konzentration erfordern, können schallisolierte Akustikkabinen integriert werden. Diese schaffen auch eine gewisse Privatsphäre. Wenn der Lärm wirklich ein Problem darstellt, können Sie auch schallisolierte Wände einbauen, um die Lärmbelastung zu reduzieren.
10. Frisches Grün ins Büro bringen
Pflanzen sehen nicht nur gut aus, sondern entgiften Büros und versorgen sie mit Sauerstoff. Pflanzen haben also durchaus ihren Platz in einem Flex Office. Wenn Ihr Budget es zulässt, können Sie vielleicht sogar eine begrünte Wand einplanen, die den CO2-Gehalt senkt und gleichzeitig für eine angenehme Dekoration sorgt.
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